De hartenwens van iedere manager, de financiële voorop, is “in control” zijn. In lijn met deze wens brengen ik en collega’s dagelijks inkoopuitgaven in beeld, voeren we bestelsystemen in en kondigen we allerlei regels af om medewerkers bij de voorkeursleverancier te laten inkopen. Af en toe een “nou-is-het-afgelopen!” e-mail van de directie als krachtig signaal dat niemand meer de vrijheid heeft om zelf te gaan zitten “shoppen”.

Misschien valt er iets te leren van de facilitaire wereld, waar bij uitstek veel kennis is over de relatie tussen productiviteit en het welbevinden van medewerkers.
In zijn recente boek “Messy” haalt de auteur Tim Halford een onderzoek aan van twee psychologen Alex Haslam en Craig Knight. Zij onderzochten in 2010 het effect van de kantooromgeving op de productiviteit van mensen.
Misschien kent u het onderzoek, maar voor mij is het een eye-opener.

De hartenwens van iedere manager, de financiële voorop, is “in control” zijn

Lean

Zij gebruikten 4 verschillende settings van een kantoor waarin proefpersonen een opdracht moesten uitvoeren.
In het eerste, een lean kantoor met alleen noodzakelijke meubels en lege wanden hadden de deelnemers moeite om zich te ontspannen. Zij presteerden in deze omgeving het slechtst.

Verrijkt

In het “verrijkte” kantoor met allerlei attributen zoals foto’s en planten voelden mensen zich meer op hun gemak wat duidelijk leidde tot een hogere productiviteit. Het succesvolst was de setting waar de deelnemers van tevoren tijd kregen om het kantoor zelf in te richten. Zij mochten alles een andere plek geven of desnoods attributen weghalen, dus zelf een lean kantoor creëren. De keus was aan hen.

Machteloos

De vierde setting was dezelfde als de derde, met het verschil dat de onderzoeker terugkwam om alle meubels en attributen weer terug te zetten op de oorspronkelijke plek van het verrijkte kantoor. De onderzoekers noemden dit het “machteloze” kantoor, wat een understatement was, want de deelnemers werden furieus. Naderhand gaven zij aan een diepe haat te voelen voor het bedrijf en zelfs de neiging kregen om de onderzoeker in elkaar te slaan.

Het verschil tussen ‘enthousiasme’ en de ‘kont tegen de krib’ is niet zo groot

Delicaat

Het kantoor dat de mensen zelf mochten inrichten was een groot succes. De productiviteit lag 30% hoger dan die in het sobere kantoor en 15% hoger dan in het verrijkte kantoor. Maar deze verschillen vielen in het niet bij het kantoor waar de onderzoekers alles weer op hun plek gingen zetten. Dat was voor de prestaties fataal.

Ik ben tot nu toe nog niet in elkaar geslagen, maar ik heb voldoende ervaring om te weten dat het verschil tussen enthousiasme en de kont tegen de krib een delicaat lijntje is.
Het invoeren en handhaven van voorkeursleveranciers gebeurt nogal eens op de manier van het machteloze kantoor en even zo vaak blijft het gebruik van deze contracten achter bij de verwachting.
Een “nou-is-het-afgelopen!” e-mail is in die gevallen de doodsteek en het laatste wat je als manager moet doen.

Maarten Erasmus is managing partner bij Emeritor.