Een overzicht van 10 nuttige contractmanagement tips bij facilitaire uitbestedingen.
10 contractmanagement tips
- Stel voor de facilitaire contracten in het algemeen vast welke generieke service levels belangrijk zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klachten, managementinformatie, kosten.
- Bepaal per dienst (catering, beveiliging, groenvoorziening, schoonmaak enz.) vooraf welke afgeleide service levels belangrijk zijn, en hoe belangrijk die zijn.
- Bepaal vooraf wat de consequenties kunnen zijn van het wel of niet halen van de afgesproken service levels (bijvoorbeeld bonusmalusafspraken, boetebeding, contractontbinding).
- Geef de leverancier de kans een en ander goed in te richten. Een optie is om bijvoorbeeld de eerste drie maanden van het contract de kpi’s wel te meten, maar die nog niet mee te laten tellen voor de leveranciersbeoordeling.
- Bedenk vooraf op welke wijze de resultaten gemeten gaan worden: welke managementinformatie is gewenst (meten is weten, maar vraag alleen die informatie op die werkelijk relevant is) en hoe en door wie op welk moment wordt die informatie aangeleverd? Wat ga je ermee doen?
Vraag niet allerlei ingewikkelde, afwijkende formats voor de managementinformatie
- Vraag niet allerlei ingewikkelde, afwijkende formats voor de managementinformatie: maak gebruik van de kennis en ervaring van de leverancier.
- Toets tijdig – tijdens het inkoopproces – of toezeggingen vanuit sales in de daadwerkelijke uitvoering ook reëel en haalbaar zijn. Laat bijvoorbeeld de beoogd rayonmanager aansluiten bij de gesprekken.
- Ga er niet van uit dat iedereen die bij het contract betrokken is in één keer begrijpt wat wordt bedoeld: licht tijdens de implementatie het SLA mondeling toe aan de betrokkenen, zoals de contractverantwoordelijke bij de leverancier.
- Een SLA is een dynamisch document: de contractmanager evalueert periodiek de afspraken en zorgt voor finetuning van de kpi’s.
- Last but not least: contractmanagement doe je SAMEN: het is een proces van zowel opdrachtgever als leverancier.
Lees ook:
In 5 stappen naar effectief contractmanagement
11 taken van de contractmanager
Tip! Presentatie ‘Regiecyclus contract- en leveranciersmanagement bij De Nederlandse Bank op 5-6-2018
Wanneer: 5 juni 2018
Waar: Veenendaal (Hotel Van der Valk)
Wat: Facto Congres 2018 (zie sessie 2)
Presentatie: Regiecyclus contract- en leveranciersmanagement bij De Nederlandse Bank
Door: Jackie Gravesteijn en Boudewijn Löwenthal, DNB
Meer weten: Zie de speciale website.
