Tijdrovende klus én weinig kans
De strijd tussen schoonmaakbedrijven om Europese openbare schoonmaakaanbestedingen te winnen is groot. Het inschrijven is een tijdrovende klus en de kans dat je dan ook daadwerkelijk wint, is niet gigantisch. Frustrerend. Helemaal wanneer de aanbestedende partij, de opdrachtgever, er niet alles aan lijkt te doen om ieder schoonmaakbedrijf een eerlijke kans te geven. Of wanneer concurrerende schoonmaakbedrijven zo scherp inschrijven, dat jij geen schijn van kans meer maakt.
Adviesbureaus beschermen schoonmaakbedrijven
Eerlijk is eerlijk, er is de afgelopen jaren veel verbeterd op het gebied van schoonmaakaanbestedingen. Zo vecht de Code Verantwoordelijk Marktgedrag tegen aanbestedingen gericht op alleen de prijs en ook schoonmaakadviesbureaus lijken hun les geleerd te hebben. Ze zetten aanbestedingen op zo’n manier op, dat een te lage prijs een schoonmaakbedrijf kostbare punten kost. Hoognodig, volgens Willem Jansen Verplanke, directeur van Nederrijn. “De concurrentie op prijs wordt steeds minder. Vaak gaan Europese aanbestedingen via een schoonmaakadviesbureau. Die zijn in de loop der jaren een stuk wijzer geworden en laten de prijs meestal niet meer helemaal vrij aan de inschrijvers. Zij stellen dan een richtprijs vast. Als je als schoonmaakbedrijf inschrijft op dat bedrag, verdien je alle punten. Maar als je voor minder inschrijft, verlies je punten. Dat is eigenlijk ook de enige manier om schoonmaakbedrijven tegen elkaar te beschermen. Want als je die prijs volledig vrijgeeft, dan zijn wij niet in staat om met die verantwoordelijkheid om te gaan. Dan worden we vaak toch te goedkoop. De grotere adviesbureaus beschermen ons dus tegen onszelf, en dat is ook nodig.”
> LEES OOK:Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten
Prijsaanbestedingen meer uitzondering dan regel
Ook Thijs van Kan, manager marketing en support bij Beercoo, is te spreken over de tussenkomst van schoonmaakadviesbureaus. “Gelukkig zijn de prijsaanbestedingen, waar prijs het belangrijkste criterium is, tegenwoordig meer uitzondering dan regel. Dat komt ook doordat de grotere schoonmaakadviesbureaus zorgen voor goede aanbestedingen, waarbij niet alles eenzijdig is dichtgetimmerd. Het is trouwens echt niet alleen de schuld van de opdrachtgevers dat er nog wel eens te lage prijzen uitrollen, dat is ook mede dankzij de inschrijvers natuurlijk. Als wij zien dat bij een aanbesteding het criterium prijs zo is geformuleerd dat het gevaar van hele lage prijzen op de loer ligt, dan doen wij niet mee. Wij zijn een middelgroot bedrijf en kunnen simpelweg niet zulke lage prijzen hanteren als hele grote óf hele kleine schoonmaakbedrijven dat kunnen. Bovendien willen dat ook niet om het voor onze medewerkers leuk te houden. ”
Het is echt niet alleen de schuld van de opdrachtgevers dat er nog wel eens te lage prijzen uitrollen, dat is ook mede dankzij de inschrijvers.
Romanschrijvers maken de inschrijvingen
Maar niet alleen op het gebied van prijs is het soms moeilijk concurreren met de schoonmaakgiganten van Nederland. Verplanke: “De top 5-schoonmaakbedrijven hebben hele afdelingen waar meerdere tekstschrijvers en vormgevers zitten. Dat zijn bijna romanschrijvers, gespecialiseerd in het genre fictie, die dan ook nog eens de teksten visueel mooi maken door plaatjes en prachtige tabelletjes in te voegen. Die schrijven de teksten, de offertes, op zo’n manier dat je als lezer helemaal wordt meegenomen. Alsof je een prachtig boek leest. Je wordt helemaal enthousiast van de teksten. Wij, als kleinere organisatie, kunnen ons dat niet veroorloven. Maar het is lastig om met die prachtige teksten te kunnen concurreren, want op het moment dat de klant die verhalen leest, wordt hij zo in vervoering gebracht, dat hij op basis van die tekst zijn keuze maakt. Dat is erg frustrerend.”
De ellende van aanbesteden
Ter illustratie vertelt Verplanke over een scholengroep waar Nederrijn al jaren lang goed schoonmaakwerk leverde. De klant was erg tevreden over de samenwerking en de uitvoering, maar moest verplicht een Europese aanbesteding in de markt zetten. “Ze vonden het jammer dat de aanbesteding de markt weer op moest en hadden dan ook zeer de intentie om met ons verder te gaan. Maar op een gegeven moment gaan vier mensen van de opdrachtgever de binnengekomen offertes lezen. En daar zat zo’n verhaal bij dat door die professionele romanschrijvers geschreven was. Dat verhaal was zo goed, dat men vergat hoeveel jaren wij goede schoonmaak hadden verzorgd. De opdrachtgever koos op dat moment voor die andere partij. Nu zijn we vier maanden verder en toen ik die opdrachtgever laatst sprak, zei hij dat de prestaties va de gekozen partij op de werkvloer tegenvallen en dat ze ons missen. Dat vind ik echt de ellende van aanbesteden.”
> LEES OOK:“Een aanbesteding opzetten doe je niet in drie maanden”
Goede afweging maken: ga ik inschrijven, ja of nee?
De concurrentie is dus niet niks en daarom is het van belang om als schoonmaakbedrijf zijnde goed af te wegen of je wel of niet kostbare tijd besteed aan een bepaalde inschrijving. Want het is een tijdrovende klus. Van Kan schat in dat inschrijven op een aanbesteding Beercoo al snel zestig tot tachtig uur kost. “Er zijn meerdere mensen bij zo’n inschrijving betrokken. Naast natuurlijk het maken van meerdere (proef-)calculaties en teksten, is er meestal ook een schouw. Die bezichtiging vooraf is natuurlijk hartstikke goed, want dan kun je van te voren alles goed bekijken en weet je wat er op je af komt. Maar het kost wel hartstikke veel tijd. Onlangs hadden we een schouw bij een basisscholengroep die maar liefst vijf dagen duurde.” Vandaar zijn gouden tip aan collega-schoonmaakbedrijven: “Kijk goed waar je op inschrijft. Als de opdracht niet bij je past, dan moet je het niet doen.”
Als wij ons niet kunnen onderscheiden, niet het verschil kunnen maken, dan besteden we onze tijd er niet aan.
Meerwaarde kunnen bieden aan opdrachtgever
Dat is een les die ze ook bij Nederrijn inmiddels geleerd hebben, vertelt Verplanke: “Wij doen al heel lang mee aan Europese aanbestedingen. Waar we eerst aan enorm veel aanbestedingen mee deden, focussen we nu op kwaliteit in plaats van kwantiteit. We kijken goed of wij meerwaarde kunnen bieden aan de opdrachtgever. Als wij ons niet kunnen onderscheiden, niet het verschil kunnen maken, dan besteden we onze tijd er niet aan. Maar als er kwaliteitsvragen worden gesteld waardoor we kunnen laten zien hoe bijzonder Nederrijn is, dan doen we graag mee.”
Onoriginele gunningscriteria
Hoe staat het er eigenlijk voor met de kwaliteitsvragen en gunningscriteria? Zijn die reëel en haalbaar of soms nog veel te streng? Van Kan: “Naar mijn idee zijn gunningscriteria vaak niet specifiek en origineel. Terwijl je toch zoekt naar een partner om specifieke doelen te halen en specifieke problemen aan te pakken. Als je een goede beschrijving geeft van wat je echt wil, dan is de kans ook groter dat je krijgt wat je wilt. De criteria en vragen mogen daarom wel wat bedrijfsspecifieker. Daag ons uit. Laat ons nadenken.” Daar voegt Van Kan aan toe dat een aantal schoonmaakadviesbureaus dit inmiddels wel steeds vaker hanteert. “Zij stellen soms wel hele specifieke vragen, schotelen je een specifieke casus voor of maken mede gebruik van interviews. De expertise van een schoonmaakadviesbureau werkt meestal ook in het voordeel van ons, het schoonmaakbedrijf.”
Reëel omgaan met aantal inzetbare schoonmakers
Verplanke merkt op dat eisen op het gebied van mvo nog wel eens onhaalbaar zijn. Vooral wat betreft de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. “De ervaring leert dat je voorzichtig moet zijn met het aantal mensen die je kunt plaatsen. Soms wil een opdrachtgever bijvoorbeeld dat je van de totale twintig plaatsen tien daarvan opvult met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat klinkt natuurlijk hartstikke mooi, maar dat lukt niet altijd. Schoonmaak heeft helaas niet de meest sexy reputatie in Nederland. Ook niet bij deze specifieke groep mensen. Ondanks het feit dat wij met een buddy systeem werken, staan ze echt niet in de rij om schoon te maken. Je moet dus reëel omgaan met het aantal mensen dat je kunt plaatsen.”
> LEES OOK:Krappe arbeidsmarkt dé uitdaging voor 2019: Zo kom je wél aan je schoonmaakpersoneel
Zoek de werkelijkheid
Er is dus nog genoeg ruimte voor verbetering. Wat zouden de aanbestedende partijen en schoonmaakadviesbureaus kunnen doen om het voor de schoonmaakbedrijven makkelijker te maken? Volgens Verplanke zou er vaker via interviews ruimte ingebouwd moeten worden om het gesprek aan te gaan én om de prestatie van de huidige partij mee te laten wegen: “Die fictie romans (de offertes, red.) van de concurrenten laten soms teveel ruimte voor zaken die later niet blijken te kloppen. Het zou goed zijn als er tijdens aanbestedingen ruimte is voor bijvoorbeeld interviews of bedrijfsbezoeken. Daardoor kan de opdrachtgever echt goed voelen wat de prestatie is van een schoonmaakbedrijf. Of ga op zoek naar andere middelen om uit de illusie van die roman te komen, zolang de werkelijkheid van het schoonmaakbedrijf maar meer naar voren komt. Til niet te zwaar aan het papier. Want een keuze op basis van alleen die teksten leidt vaak tot enorme teleurstellingen.”
Tijd om samenwerking op te bouwen
Van Kan stelt voorop dat het merendeel van de schoonmaakaanbestedingen tegenwoordig “wel oké” is. De perfecte aanbesteding heeft volgens Van Kan een faire weging van prijs en kwaliteit, waarbij hij het liefste ziet dat de gemiddelde of mediane prijs wordt gehanteerd. Daarnaast zijn er niet teveel kleine lettertjes en wordt er niet tien keer verwezen naar een bijlage. “Ook zijn er adviesbureaus die volledig digitaal werken, bijvoorbeeld via Tendernet. Dat werkt ook prettig. Als een aanbesteding een langere contractduur heeft met een aantal bonusjaren, dan is dat ook fijn. Dan is er genoeg tijd om een goede samenwerking op te bouwen.”
