LEES OOK: Schoonmaak aanbesteden: alles wat je moet weten
1. Doe recht aan belangen van alle partijen
Als opdrachtgevende partij is het belangrijk een marktconforme uitvraag te doen die recht doet aan de belangen van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Om te kunnen weten welke belangen dat zijn moet de inkoper goed weten wat er speelt in de branche.
2. Stel de kwaliteit voorop
De prijs moet in relatie staan tot de gevraagde kwaliteit die zoveel mogelijk wordt vastgelegd in functionele eisen en wensen. Onderdeel hiervan is de overgang van inspanningsgerichte schoonmaak naar resultaatgerichte schoonmaak. Bij een resultaatgericht contract wordt het schoonmaakbedrijf afgerekend op het schoonmaakresultaat en dus niet op de aantallen uitgevoerde handelingen. Hierbij wordt het gunningscriterium ‘de economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI) gebruikt. Stel hierbij de criteria dusdanig op dat de factor prijs niet doorslaggevend wordt.
LEES OOK: Hoe stap je over van een inspanningsgericht naar een resultaatgericht dagschoonmaak contract?
3. Zorg voor goede communicatie
Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten in diverse fasen van het inkoopproces goed en open met elkaar communiceren. Marktconsultaties, of persoonlijke contacten met marktpartijen moeten zij zeker voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure, niet uit de weg gaan. Integendeel, kennis van de markt is een voorwaarde om goed te kunnen inkopen. Niet alleen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer moet de communicatie goed verlopen. Minstens zo belangrijk is de communicatie van de inkopers met de interne klanten en de facilitair manager.
4. Maak heldere en controleerbare afspraken
Contractafspraken moeten helder en ook controleerbaar zijn. Gooi een contract dus niet in de la als deze eenmaal is ondertekend! De opdrachtgever moet systematisch controleren of de afspraken ook worden nagekomen. Regelmatig overleg met de interne klant en met de opdrachtnemer over de contractafspraken is daarbij nodig. Het is hierbij belangrijk dat de werknemers van de opdrachtgever op de hoogte zijn van het schoonmaakprogramma. Dit is vooral van belang als het contract wijzigt, door contractwisselingen veel minder uren beschikbaar komen of als er van inspanningsgericht naar resultaat gericht wordt overgegaan.
LEES OOK: Hoe kan het contractmanagement van schoonmaak beter? 6 lessen uit de praktijk
Bron: Handreiking Goed Inkopen: Een Schone Zaak door Pianoo en OSB
