Succesvol inschrijven op een schoonmaakaanbesteding doe je zo

Hoe zorg je ervoor dat jouw inschrijving op een schoonmaakaanbesteding een zo'n groot mogelijke kans van slagen heeft? Waar moet je op letten? Wat moet je vooral wel doen en wat juist niet? Advies en tips van Roger Daemen, inmiddels oud-directeur van schoonmaakadviesbureau Key-Quality.

Adviesbureau Key-Quality adviseert en ondersteunt dagelijks partijen die een schoonmaakaanbesteding in de markt willen zetten. Daarbij is het adviesbureau niet alleen betrokken bij het opstellen van een goede aanbesteding, maar vaak ook bij het selecteren van een opdrachtnemer: de gunning. Hierdoor heeft het bedrijf alle kennis in huis over wat een inschrijving, of offerte, succesvol maakt. Wat zijn de elementen die de opdrachtgever overtuigen om voor die ene partij te kiezen? En waarom word de andere partij juist niet gekozen?

>> Lees ook: Schoonmaak aanbesteden: alles wat je moet weten

Uitgesloten worden door slordigheidsfoutjes

Om een inschrijving een goede kans van slagen te geven, is het ten eerste is belangrijk om geen fouten te maken. “Wij zien dat nog te vaak gebeuren. Bijvoorbeeld dat schoonmaakbedrijven de gevraagde documenten niet bijvoegen of stukken vergeten te ondertekenen. Het gaat vaak om kleine dingen, maar voor de beeldvorming van de aanbestedende partij is het niet positief. Het staat slordig. Er worden daardoor regelmatig partijen uitgesloten”, vertelt Daemen.

Waar zou die slordigheid aan kunnen liggen? “Volgens mij heeft het vaak met tijdnood te maken. Het valt op dat offertes meestal pas op het allerlaatste moment af zijn, terwijl er weken de tijd voor is. Dan worden er sneller dingen vergeten.” Begin dus op tijd en controleer alles goed om zeker te weten dat alles klopt en compleet is.

Tip: Begin op tijd en controleer alles goed om zeker te weten dat alles klopt en compleet is

De nota van inlichtingen goed doorlezen

Een ander punt van aandacht voor inschrijvende schoonmaakbedrijven is de nota van inlichtingen. In dit document worden alle vragen van geïnteresseerde bedrijven anoniem en in één keer beantwoord. Soms komen er zaken naar voren die in het originele bestek niet klopten, waardoor er nieuwe vervangende documenten worden meegestuurd. “Dan wordt er bijvoorbeeld een nieuwe ruimtestaat verstuurd. Vervolgens zie je dat inschrijvers tóch de oude ruimtestaten gebruiken in hun offerte. Dat is ook weer een stukje slordigheid”, stelt Daemen.

“Vaak wordt de nota van inlichtingen onvoldoende gelezen. Dan lezen bedrijven alleen de antwoorden op de vragen die ze zelf hebben gesteld, maar je moet ook de antwoorden op de vragen van anderen lezen. De nota staat namelijk hiërarchisch boven het bestek. Wat trouwens opvallend is, is dat de vragen voor de nota vaak ook pas op het allerlaatste moment gesteld worden. Als ze bijvoorbeeld om twaalf uur binnen moeten zijn, komen ze allemaal tussen half twaalf en twaalf”, voegt hij daaraan toe.

>> Leestip: Waarom schrijven regionale schoonmaakbedrijven niet in op Europese aanbestedingen?

Vragen over de inhoud

Ook over de inhoud van de vragen in de nota van inlichtingen verbaast Daemen zich nog wel eens: “Er worden bijna altijd vragen gesteld over de algemene voorwaarden, dat zijn meer de randvoorwaarden. Maar over de daadwerkelijke inhoud en de onderdelen waar de schoonmaakbedrijven op beoordeeld worden, worden juist te weinig vragen gesteld. Als er bijvoorbeeld tijdens de contractperiode kwaliteitsbelevingsonderzoeken worden uitgevoerd, dan doen we zo’n zelfde onderzoek ook vooraf. Als een soort nulmeting. Maar zelden of nooit worden er dan vragen gesteld over de inhoud van het kwaliteitsbelevingsonderzoek. Worden de goede vragen gesteld? Zijn dat de vragen die straks ook gesteld worden? Kan ik hierop afgerekend worden? Kan ik als schoonmaakbedrijf wel op alle aspecten invloed uitoefenen? Allemaal vragen die ik zou verwachten, maar die we niet krijgen”, vertelt Daemen.

Tip: Bij twijfel altijd vragen stellen en wees af en toe kritisch

Zijn advies luidt dan ook: “Kijk goed naar de inhoud. Naar de elementen waar je op beoordeeld wordt en stel daar vragen over. Accepteer niet zomaar alles klakkeloos en trek zelf geen conclusies. Bij twijfel altijd vragen stellen en wees af en toe kritisch.”

Beloof geen gouden bergen

Terug naar de inschrijving. Daarbij is het belangrijk dat je geen gouden bergen belooft. “Als je overal mee instemt, dan moet je ook alles leveren. En ga er maar vanuit dat de meeste opdrachtgevers je er ook daadwerkelijk aan houden. Daarom moet je dus goed de risico’s inschatten en bedenken of je wel echt kunt (en wil) waarmaken wat je belooft in de offerte. Soms lezen we de meest fantastische verhalen, maar dan blijkt in de praktijk dat het niet geleverd wordt en dan ontstaan er problemen. Zeg wat je daadwerkelijk gaat doen en doe wat je zegt. Beloof niet meer dan je kunt leveren.”

>> Lees ook: Roger Daemen: “Key-Quality is de helft van mijn leven geweest”

Verwachtingen over kwaliteit scheppen

Over die fantastische verhalen in offertes, heeft de redactie van Service Management vaker geluiden gehoord. Toen ging het vooral over grote schoonmaakbedrijven die “bijna romanschrijvers, gespecialiseerd in het genre fictie” in dienst hebben, zoals het toen zo mooi werd gezegd (lees hier het hele artikel). “Het klopt dat grote schoonmaakbedrijven vaak vijf tot wel tien tenderspecialisten in dienst hebben. Die mensen zijn de hele dag alleen maar bezig met inschrijven en zijn opgeleid om goede teksten te schrijven”, zegt Daemen daarover.

“Bij de selectie wordt altijd naar een aantal zaken gekeken. In de basis gaat het natuurlijk om de inhoud, maar er blijft altijd een subjectief element aanzitten. Het speelt toch mee als een offerte goed geformuleerd is en een prachtige opmaak heeft. Het schept een verwachting over de kwaliteit die je mag verwachten. Het geeft een heel ander gevoel wanneer een bedrijf stapsgewijs met bulletpoints aangeeft wat ze willen gaan doen.”

Tip: Als een offerte goed geformuleerd is en een prachtige opmaak heeft, dan schept dat een verwachting over de kwaliteit die je mag verwachten

Tevreden referenties

Verder is een goede inschrijving zo concreet mogelijk. Geef harde cijfers, adviseert Daemen. “Zo kan de opdrachtgever controleren of er daadwerkelijk geleverd wordt, wat er wordt aangeboden. Maak het verifieerbaar.” Over verifiëren gesproken: zorg voor goede referenties. Die worden namelijk echt opgebeld. “Als je referenties opgeeft, moet je zorgen dat die mensen wel tevreden zijn over jou. Het is wel eens voorgekomen dat we een referentie van een schoonmaakbedrijf opbelden en dat bleek dat die partij helemaal niet zo tevreden was over de dienstverlening van dat bedrijf.” Je moet dus niet alleen kijken óf je wel referenties hebt, maar ook (of: vooral) of die referenties wel in jouw voordeel zullen werken.

>> Leestip: Schoonmaakaanbesteding gewonnen: wat nu?

Onthoud: Prijs blijft belangrijk

Verder is het belangrijk om altijd het gunningscriteria prijs in je achterhoofd te houden. “Als intermediair proberen wij de kwaliteit altijd zo zwaar mogelijk mee te laten tellen in een aanbesteding. Maar zelfs als de kwaliteit voor tachtig procent meetelt en de prijs voor maar twintig procent, moet je je blijven realiseren dat de opdrachtgever die prijs altijd belangrijk vindt. Het blijft altijd in het achterhoofd zitten.”

Maar dat betekent niet dat er voor onhaalbare lage prijzen ingeschreven moet worden. Daemen: “In deze markt komt de kwaliteit onder druk te staan als de prijs te laag is. Daarom leggen wij vaak een bodemprijs vast in het bestek. Een minimumprijs, waarvan je zeker weet dat de schoonmaak daarvoor goed uitgevoerd kan worden. Inschrijvende partijen mogen dan wel voor minder inschrijven, maar krijgen daar geen extra punten voor.”

Niet met hagel schieten

Als laatste adviseert Daemen om te beperken waar je je op schrijft. “Schiet niet met hagel, maar selecteer de aanbestedingen die voor jou aantrekkelijk zijn. Volgens mij is de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer altijd belangrijk voor het vergaren van een opdracht.” In andere woorden: schrijf je vooral in op aanbestedingen van partijen waar je al een (goede) relatie mee hebt.

En voor MKB-bedrijven geldt dat ze zich het beste kunnen beperken tot opdrachten onder de 500.000 euro of onderhandse aanbestedingen. “Daar maken MKB-bedrijven de meeste kans. Bij opdrachten boven een miljoen zijn ze vrijwel kansloos. Alhoewel de uitzonderingen de regel bevestigen natuurlijk. Maar opdrachtgever en opdrachtnemer moeten bij elkaar passen en het moet realistisch zijn. Een MKB’er die bijvoorbeeld de Universiteit van Amsterdam wil gaan schoonmaken, vind ik niet erg realistisch. De grote schoonmaakbedrijven zijn daar beter op ingericht, hebben een betere managementstructuur en hebben er simpelweg de capaciteit voor.”

Tips voor inschrijven op een schoonmaakaanbesteding:

Maak geen slordige fouten
Begin op tijd (om fouten te voorkomen)
Lees de nota van inlichtingen zorgvuldig door
Stel vragen, met name over de beoordelingspunten
Beloof niet meer dan je kunt leveren
Besteed aandacht aan formulering en opmaak
Maak de offerte concreet met cijfers
Zorg voor positieve referenties
Bedenk dat prijs altijd in het achterhoofd van de opdrachtgever blijft
Schrijf alleen in op aanbestedingen die voor jou interessant zijn
Investeer in een goede relatie met opdrachtgevers