Daarnaast krijg ik regelmatig de vraag van opdrachtgevers die ik ondersteun bij het inschrijven, of ik de door hen ingevulde UEA wil controleren. En ook dan zie je dat deze niet goed is ingevuld. Maar deze ondernemers zijn in ieder geval zo verstandig dat ze de UEA laten controleren.
Het belang van de UEA wordt door veel inschrijvers heftig onderschat
Foutje leidt tot uitsluiting
Naar mijn idee wordt het belang van de UEA door veel inschrijvers heftig onderschat. Men realiseert zich niet dat het verkeerd invullen van dit formulier leidt tot uitsluiting. En dat dan alle tijd en moeite (en kosten) die besteed zijn aan een goede inschrijving voor niets zijn geweest. Dat een gang naar de rechter om over de uitsluiting te procederen, weinig zin heeft.
Recent zag ik een afwijzingsbrief van een aanbestedende dienst die dat ook in de afwijzingsbrief aangaf: 'wij zouden u in de gelegenheid kunnen stellen om het ontbrekende antwoord in de UEA alsnog te laten invullen. Echter, dit is naar onze mening, en dat zegt ook de jurisprudentie, een aanvulling op uw inschrijving. En dat is niet is toegestaan.'
Regel is regel
Nu kun je je afvragen of het aanvinken van een NEE in een UEA een aanvulling is. Naar mijn idee niet omdat er niets wordt gewijzigd aan de prijs of aan de kwaliteitsdocumenten. Maar dat terzijde.
Inschrijvers, wees ervan bewust: regel is regel. Een fout in de UEA leidt tot uitsluiting. Andere formulieren of verklaringen mag je soms (afhankelijk van de aanbestedende dienst) aanvullen, opnieuw indienen of opheldering over geven. Maar zo niet de UEA.
Tips voor bij het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument:
- Neem de tijd om de UEA rustig in te vullen. De aanwijzingen staan erbij, het is ook een kwestie van goed lezen.
- Hanteer bij het invullen van de UEA het vierogenprincipe. Laat het altijd door een ander controleren.
- Check op het uittreksel van de Kamer van Koophandel wie tekenbevoegd is en de UEA moet tekenen.
- Als je gemachtigd bent om te tekenen, voeg de machtiging dan toe bij de inschrijving.
- Is het niet duidelijk of je een onderaannemer bij deel IIC of deel IID moet opgeven, stel het dan als vraag in de inlichtingenronde aan de aanbestedende dienst.
Octavia Siertsema is aanbestedingsspecialist en ondersteunt ondernemers bij het inschrijven op aanbestedingen. Ze heeft het praktische Handboek Inschrijven op Aanbestedingen geschreven en is tweewekelijks te horen in de podcast Alles Over Aanbesteden.
