Hoe organiseer je de perfecte thuiswerkoplossing?

Nederland werkt massaal thuis. En blijft dat (deels) doen na het coronatijdperk, zo is de verwachting. Dit betekent dat bedrijven thuiswerkoplossingen moeten aanbieden aan medewerkers. Maar hoe pak je dat aan?

“De eerste gedachte is vaak: hoe kunnen we dat zo voordelig mogelijk doen?”, zeggen Rob Hasselbach en Marijn Nieuwenhuis, directeuren van de AtmR groep waar Thuiswerkplek.nl onderdeel van uit maakt. Maar zij vragen zich hardop af of goedkoop op de langere termijn wel zo voordelig is.

Thuiswerkoplossing vraagt aandacht

“De keuze voor de goedkoopste thuiswerkplek betekent zeker niet de laagste integrale kostprijs, om over duurzaamheid en ergonomie maar te zwijgen” Hasselbach wil er maar mee zeggen dat de thuiswerkoplossing aandacht vraagt.

Het begint volgens hem allemaal met een quick scan. “Bij die quick scan moeten de verschillende afdelingen worden betrokken. Facility management, maar ook Finance, HRM en ICT. Wat is de gezamenlijk visie op thuiswerken en hoe zorg je voor een passend thuiswerkbeleid? Een thuiswerkbeleid dat niet alleen in lijn is met de geldende Arbowetgeving, maar ook een beleid dat medewerkers een optimaal ondersteund in hun activiteiten in een thuiswerkomgeving.”

De onwetendheid

In de gesprekken komt volgens Nieuwenhuis vaak naar voren dat acht van de tien bedrijven zich niet realiseren wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes. "Je kunt als bedrijf alles zelf regelen, het faciliteren van de thuiswerkplek uitbesteden, een budget of  een vergoeding beschikbaar stellen aan medewerkers. Ervaring leert dat de meeste keuzes niet leiden tot naar het gewenste resultaat. Doordat wij ervaring bundelen en delen, kunnen we verkeerde keuzes vooraf wijzigen, waardoor desinvesteringen voorkomen worden. Bij een budget of een vergoeding kunnen de medewerkers zelf de oplossingen zoeken, maar voldoet de aankoop dan aan de organisatiedoelstelling?"

Doordat iedere organisatie een ander beleid heeft en iedere werknemer een andere thuissituatie, vraagt het echt een klantspecifieke aanpak.” In ons concept komen alle facetten aan de orde en bieden we voor iedere thuissituatie een oplossing,” zegt Hasselbach. “Doordat organisaties doorlopend in beweging zijn, nieuwe werknemers treden in dienst en andere gaan uit dienst, is het ook een doorlopend proces dat gefaciliteerd moet worden. Werkplekken moeten dan veelal opgehaald worden, want het laten staan kost de organisatie uiteindelijk echt veel meer geld. Dit kunnen we aantonen middels een rekensheet. Onze ervaring is dat organisaties dit vaak niet in beeld hebben of hiervan een totaal ander beeld hebben. Zo hebben we nog tal van voorbeelden die enorme financiële nadelige gevolgen hebben, waarvoor we onze relaties behoeden. The dos and the don'ts, waarin we van toegevoegde waarde zijn.”

Samenwerken met specialisten loont

Omdat het zo gecompliceerd is, is het volgens Hasselbach verstandig om samen te werken met core-businessspecialisten. Het betreft volgens hem namelijk voor 90 procent dienstverlening in plaats van het leveren van producten.

“De keuzes zijn breed en divers. Zo is iedere medewerker uniek en heeft zijn eigen voorkeuren en specifieke thuissituatie. De één heeft een voorliefde voor thuiswerken, de ander werkt liever fulltime op de zaak. Het is voor werkgevers daarom van belang dat de thuiswerkplekken hergebruikt kunnen worden en dat het meubilair - bij wijzigingen in personeel, beleid of organisatie - kan circuleren. Dit is wel zo duurzaam.”

Core-businessspecialisten kunnen dit volgens de directeuren van thuiswerkplek.nl in de toekomst blijven verzorgen en kunnen bijvoorbeeld een gezamenlijke klantvoorraad aanleggen waaruit iedereen kan putten. Nieuwenhuis: “Bij de één groeit de organisatie en groeit het aantal thuiswerkplekken, terwijl bij het andere bedrijf het thuiswerken misschien wel wordt afgeschaald. Door producten toe te passen die eenvoudig aan te passen zijn en voorraad te delen worden kosten bespaard, waardoor de 'total cost of ownership' enorm afneemt.”

Bovendien is het duurzaam en circulair, weet Hasselbach als hij kijkt naar zijn eigen concept A-B-C TCO Concept Community. “Wij leveren A-kwaliteit producten tegen een B-prijsniveau door de C van circulariteit toe te passen in een total cost of ownership concept. Hergebruik van materialen, herbestemmen van producten en besparen van grondstoffen staat centraal.”

Doorrekenen van keuzes

Een juiste inventarisatie waarin alle elementen worden besproken en volgens een checklist worden afgevinkt, zorgt dat er niks vergeten wordt. “Wij kunnen als specialist bijvoorbeeld het opgestelde thuiswerkbeleid en de keuzes daarbij exploitatietechnisch doorrekenen en de verschillende opties voor het verstrekken van een vergoeding of een budget, het assortiment, het bestelproces, het mutatiebeheer en de service voorleggen en indien gewenst financieringsmogelijkheden aanbieden.”

Maar daar blijft het niet bij. “Aansluitend kunnen wij de gehele logistieke realisatie, het mutatiebeheer én de service na levering van de werkplekken volledig verzorgen met onze dochteronderneming Derksen Verhuizingen”, aldus Hasselbach. Dat laatste is een minstens zo belangrijk aspect van de thuiswerkoplossing. Deze business is 180 graden anders dan het vak van projectinrichting.

Klantspecifieke oplossing

“Het moet allemaal worden geregeld en dat kan het beste via een online klantspecifieke portal waarop medewerkers bestellingen plaatsen, veranderingen doorgeven en terecht kunnen voor vragen. Hierin ontzorgen wij de klant volledig, volgens de vastgestelde SLA’s en KPI’s die wij met het bedrijf vooraf hebben afgestemd.”

Het zorgt er volgens Nieuwenhuis voor dat het bedrijf de regiefunctie behoudt, zonder om te hoeven kijken naar de complexe operatie van de thuiswerkoplossing. “Daar wordt iedereen blij van. Ook de medewerker, want die krijgt via het portal zijn of haar perfect thuiswerkoplossing. ”

Dit artikel is gesponsord door AtmR groep.