Door Ron Weijmans*
In onze praktijk zitten we bij een diversiteit aan klanten in verschillende sectoren. Vanaf de tweede week van maart was het bij een aantal klanten bingo. Alleen niet in die zin dat een prijs gewonnen was, maar in die vorm dat men bijna van de één op de andere dag de activiteiten moest staken. Ik hoef u de vele sectoren niet te noemen waar dit het geval was.
U kreeg het drukker?
In de schoonmaakbranche gebeurde er iets anders! Voor veel organisaties nam het werk juist stevig toe op het gebied van extra schoonmaak en de levering van hygiënematerialen. Natuurlijk kan ik niet praten over de gehele schoonmaakbranche, maar bij een aardig aantal schoonmaakbedrijven was dit in ieder geval dat wat gebeurde.
>>Lees ook: Coronavirus levert schoonmaakbedrijven extra omzet op
Wie had dit eind afgelopen jaar nu verwacht? Laat ik voorzichtig zijn, maar ik denk dat we dit met z’n allen nooit hadden kunnen indenken, dat het randje tussen een bloedende en bloeiende economie zo dun zou zijn. Stelt u zich eens voor. U maakt in het najaar 2019 een begroting. Hierop zijn de uurtarieven van uw medewerkers gebaseerd, En, ja, we wachten ook nog even af wat de prijsstijgingen doen in het nieuwe jaar. En dan komen we tot de brief waarin we de klant aangeven wat de prijzen gaan doen voor 2020. Dat is een onderdeel van financieel management, namelijk het bepalen van de kostprijs en het verkooptarief.
Wat gebeurt er in het najaar 2020?
U kunt inschatten welke klanten dan ook gewoon doorgaan en dus van uw diensten gebruik zullen maken. Wat ik wel verneem is dat de aanvragen voor extra/bijzondere werkzaamheden nu opgedroogd zijn. Vaak de leuke margemakers in het najaar.
Tekst gaat verder onder afbeelding
Is financieel management in deze tijden anders?
Met financieel management bedoel ik ‘vooruitkijken’ en ‘er boven op zitten’. Dat is niet zozeer alleen nu, maar is van alle tijden. Je ziet dat in het MKB hier nog wel eens vrij mee wordt omgegaan. Eenmaal per maand of per kwartaal wordt de financiële administratie bijgewerkt, om de aangifte omzetbelasting te kunnen doen. Dat is dan wel financieel, maar geen financieel management.
Ik zet wat stappen in het financieel management in de tijd. Uiteraard begint het met uw visie op de markt, en wat voor een omzetaandeel u daarin wil behouden op wenst te verkrijgen. Dit kwantificeert u in een begroting. En om dit te monitoren heeft u de gerealiseerde (tussentijdse) cijfers nodig, volgens de methode van Plan-Do-Check-Act (PDCA).
De begroting
Heeft u jaarlijks een begroting? Zo ja, dan is het goed om deze nu weer tegen het licht te houden, en bij te stellen op basis van de forecast. Wat denkt u dit jaar nog aan omzet te gaan doen en wat zijn uw kosten? Maak daarbij duidelijk onderscheid in de vaste kosten en de flexibele kosten. Deze begroting wordt exploitatiebegroting genoemd. Naast de exploitatiebegroting adviseer ik om ook een liquiditeitsbegroting op te stellen. Hierin gaat het om het tijdstip van de verwachte ontvangsten en uitgaven, met als resultaat of u uw eigen rekeningen wel op tijd kunt betalen.
Houd hierbij rekening dat uw klanten wel eens wat trager gaan betalen. Als blijkt dat u daardoor ook niet altijd aan de gewenste betalingstermijn kunt voldoen, neem dan contact op met uw leveranciers. Uiteindelijk is dit een gezamenlijk probleem en in gesprek blijven kan irritaties voorkomen en tot constructieve oplossingen komen.
>> Leestip: Wat gaat er voor schoonmaakondernemers in 2021 veranderen? (webinar op 29 september)
Houd ook rekening met het feit dat een belastingdienst nu aangeeft dat men uitstel van betaling geeft, wat we ook merken bij de banken, die betalingstermijnen opschorten. Als u hier gebruik van maakt, let er dan wel op dat het inlopen hiervan uiteindelijk ook moet passen in de ruimte van uw verwachte toekomstige liquiditeiten, oftewel banksaldo.
Tussentijdse informatie
Begroten is belangrijk. Maar de begroting heeft juist nut als u tussentijds de realisatie hiernaast kunt leggen. Wat hadden we verwacht? Wat is uitgekomen? En wat is de oorzaak van het verschil (beter of slechter)? Als u er bovenop kunt zitten en u heeft tijdig en frequent stuurinformatie, kunt u ook (bij)sturen oftewel acties ondernemen.
Klinkt allemaal kostbaar! Maar dat is het echt niet. Wellicht dat u iets meer gebruikmaakt van uw financieel adviseur. Maar in beginsel komt die tussentijdse informatie gewoon uit uw financiële administratie. Voor een prima te overzien bedrag per maand, beschikt u over financiële software, waarmee u kunt factureren, de facturen van uw leveranciers automatisch in kunt lezen als ook de bankmutaties. Daardoor heeft u het gehele jaar dus ook direct zicht op uw debiteuren en crediteuren. Velen van u zullen zeggen, dat hebben we allemaal al. Prima. Voor de ondernemers die dit nog niet hebben, pak dit zo snel mogelijk op, nu is de tijd. U krijgt hier op termijn ook heel veel plezier van en rust! Maar goed, moeten we eerst dit jaar door.
>> Lees ook: Digitaal ondernemen: “Een vloggende schoonmaakster zie ik wel voor me”
Debiteurenbeheer
U heeft een goede relatie met uw klanten, en dat wilt u zo houden. Wees dan toch voorzichtig om de betalingstermijnen te laten vieren. Uiteindelijk bent u geen bank. En als u dan toch sommige klanten tegemoet wil komen, maak dan hele duidelijke afspraken, waar u wederom ‘boven op moet zitten’.
Training
Is cash king?Dat is toch zo’n gevleugelde uitdrukking. Toch merk ik in mijn eigen praktijk dat de ondernemer die het (ook) leuk vindt om met de cijfers bezig te zijn, scherper omgaan met hun huishoudboekje. Sommige ondernemers hebben dat van nature. Andere minder of helemaal niet. Dan is een korte financiële training een uitkomst, omdat u de kennis hiervan een ondernemersleven lang in de kennisrugzak meeneemt.
Wees toch voorzichtig om de betalingstermijnen te laten vieren
Vergeet ook niet de huidige maatregelen
Ons kabinet is vrij snel aan de slag gegaan om ondernemend Nederland geldelijk bij te staan. Wellicht zijn de meeste mogelijkheden u al bekend. Te denken valt aan de tegemoetkoming in de loonkosten, bij terugval van de omzet. We zien dat het noodmaatregelenpakket steeds wat wordt uitgebreid. Ik noem dan ook nog de coronareserve. Dit is een fiscale reserve die het mogelijk maakt om bij de bepaling van de winst over 2019 rekening te houden met verliezen die bedrijven in 2020 verwachten te lijden. De coronareserve geldt alleen voor bedrijven die onder de vennootschapsbelasting vallen. Deze coronareserve mag niet hoger zijn dan de winst van 2019. Hier sta ik wel even bij stil. Dit is namelijk nog een vrij nieuwe maatregel.
>> Lees ook: Zo ziet NOW 3 er uit
Wanneer weet u nu wat duidelijker wat het jaar 2020 echt gaat doen? Om dit te weten kunt in dit geval niets anders doen dan het opmaken van uw jaarrekening 2019 uitstellen. Is dat toegestaan? In bijzondere omstandigheden is dat mogelijk tot 1 november 2020. Ook moet u dan ook uitstel aanvragen voor het indienden van de aangifte vennootschapsbelasting 2019. Uw adviseur kunt u hierbij prima behulpzaam zijn. Voor het totaalpakket aan maatregelen, google op de zoekwoorden noodmaatregelen corona.
Een model gebruiken wat u veel inzicht kan geven
Als in de loop van het jaar blijkt dat er toch bezuinigd moet worden is het altijd handig om een model te gebruiken wat u veel inzicht kunt geven. Voor ons is dat het Dupont-model. In dit model kunt u ‘aan de knoppen draaien’ en zien wat voor effect dat heeft op uw winst en uw rendement. Wellicht goed om deze exercitie de eerste keer met uw adviseur te doen.
Nog even op een rij waar aan gedacht kan worden:
• Zorg voor betrouwbare tussentijdse informatie met betrekking tot de gerealiseerde cijfers. Voorkeur hierbij is een frequentie van een maand
• Actuele begroting, die een goed vergelijk biedt met de tussentijdse informatie. En dan zowel een exploitatie- als liquiditeitsbegroting
• Scherp debiteurenbeheer
• Voorlopige aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting 2020 herzien
• Voorlopige aanslag vennootschapsbelasting 2019 herzien in relatie met vormen coronareserve.
• Gebruikmaken van het Dupont-model
Drs. Ron Weijmans BSc AA MBA is consultant en directeur bij Advisum inControl management en de Nederlandse Opleidingsacademie. Weijmans heeft eerder voor Service Management geschreven: Overnames in de schoonmaak: Interessant of niet doen?
