Een payrollbedrijf neemt de werkgeverslasten en het werkgeversrisico op zich en dat scheelt jou tijd. Wat valt er zoal onder de werkgeverslasten? Denk aan het opstellen van een contract, het betalen van de salarissen en het afdragen van loonheffingen. Onder werkgeversrisico valt het risico op ontslag of ziekte van de werknemer.
Gelijke arbeidsvoorwaarden
Als een payrollbedrijf jouw personeelszaken oppakt, moet je als werkgever rekening houden met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (payrollwerknemers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als reguliere werknemers) en de Wet Werk en Zekerheid: voor payrollwerknemers geldt dezelfde ontslagbescherming als voor reguliere werknemers.
Zelf werknemers werven
Een voordeel ten opzichte van een uitzendbureau is dat je payrollwerknemers zelf werft. Werknemers die voor je bedrijf werken via een uitzendbureau zijn geworven door dat bureau, en vallen onder de uitzend-cao. Werknemers die jij via een payrollbedrijf inhuurt, vallen onder de cao van je eigen onderneming. Nog een voordeel is dat je als werkgever niet vast zit aan een payrollwerknemer als je deze niet meer nodig hebt. Een payrollwerknemer huur je voor bepaalde tijd in. Bijvoorbeeld als je te maken hebt met pieken van werk, een zieke werknemer of een tijdelijk project.
Zelf hoogte loon bepalen
Een ander voordeel is dat de werkgever zelf het salaris van de werknemer bepaalt, niet het payrollbedrijf. Je bent payrollwerknemers verplicht dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als je reguliere werknemers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vakantiedagen en een eventuele dertiende maand.
Geen werkgeverslast en werkgeversrisico
Het inschakelen van een payrollbedrijf bespaart tijd. Het payrollbedrijf zorgt onder andere voor de salarisadministratie, loonuitbetaling, arbeidscontracten en pensioenopbouw. Het juridisch werkgeverschap en werkgeversrisico en alle bijbehorende aansprakelijkheden liggen bij het payrollbedrijf. Het bedrijf betaalt loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Controleer wel altijd of dit daadwerkelijk gebeurt, want de Belastingdienst stelt jou hiervoor aansprakelijk.
Nadelen van het inhuren van payrollpersoneel
In vergelijking met een vaste werknemer, kan een payrollwerknemer duurder zijn. Dat komt doordat het payrollbedrijf meestal het salaris van de werknemer en een percentage daarvan rekent. Bereken ter vergelijking eens wat het je zou kosten en opleveren als je je eerste vaste werknemer in loondienst neemt. Een ander nadeel is dat jij niet in aanmerking komt voor overheidssteun als je personeel inhuurt via een payrollbedrijf. Dit kwam tijdens de coronacrisis bijvoorbeeld voor bij horecaondernemers met payrollpersoneel. Zij leden omzetverlies, maar ontvingen geen NOW. Het payrollbedrijf is immers de werkgever en ontving dus ook de overheidssteun.
Aansprakelijkheid bij verschuldigde belastingen
Wanneer een payrollbedrijf jouw personeel niet betaalt, blijf jij aansprakelijk. Je kunt wel een beroep doen op de zogeheten ‘disculpatie regeling’ inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst. Hiermee sluit je deels het risico uit om aansprakelijk te worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die door het payrollbedrijf niet zijn betaald aan de Belastingdienst.
