Een schoonmaakbedrijf en een bouwbedrijf; hoe hebben die twee elkaar gevonden? Ton Fleuren, directeur Business Development bij Heijmans, blikt terug. “Ik heb altijd geleerd dat goede ideeën beginnen met verwondering. Dat geldt ook voor Beyond Eyes, met onze verwondering voor schoonmaak. Elke dag weer zag ik de schoonmaakster bij ons op kantoor ruimtes binnengaan waarvan ik wist dat daar sinds de vorige dag helemaal niemand was geweest. Nadat ze even in de prullenbak had gekeken, kwam ze tot diezelfde conclusie en ging door naar de volgende ruimte. En je raadt het al: die was ook niet gebruikt. Ik zag daar de logica niet van in en deelde dat onbegrip met een vriend.”
Hij verbaasde zich over het feit dat de stofzuiger de laatste echte innovatie was.
Best gek
Die vriend kende John van Hoof, voorzitter van de Raad van Bestuur van CSU, en wilde de twee wel aan elkaar voorstellen. Fleuren: “Ik snap helemaal niets van schoonmaak, zei ik tijdens onze kennismaking tegen John. Hij vertelde dat die manier van werken historisch zo gegroeid was. En dat hij zich vooral verbaasde over het feit dat de stofzuiger eigenlijk de laatste echte innovatie in de schoonmaakbranche was. Best gek, concludeerden we samen.”
Hét startsein om te onderzoeken hoe dit proces slimmer zou kunnen. Dat leidde uiteindelijk tot de lancering van BeSense (de voorloper van Beyond Eyes) in 2016. “We hadden speciale sensoren ontwikkeld die het aantal bewegingen in een ruimte registreerden. Daarmee kregen we inzicht in het gebruik van een pand en daar kon dan vervolgens de schoonmaak op aangepast worden”, zegt Fleuren.
Mens moet centraal staan
“Een heel technologisch gedreven idee”, aldus Fleuren. De sensor liet weten of een ruimte wel of niet gebruikt was en op basis daarvan wist de schoonmaakmedewerker of die ruimte wel of niet schoongemaakt diende te worden. “Maar een paar jaar later realiseerden we ons dat we het bij het verkeerde eind hadden. Niet de technologie, maar de mens moet centraal staan. In andere woorden: we wilden meer vanuit de gebruiker nadenken. En in dit geval is de gebruiker iedereen die een gebouw gebruikt om te werken. Dat kan dus een schoonmaakmedewerker zijn, maar ook de kantoormedewerker, facility manager of vastgoeddirecteur. Iedereen in het gebouw moet zijn of haar werk zo optimaal mogelijk kunnen doen.”
Uiteindelijk draait alles om samenwerken, want niemand kan iets alleen.
Esmée Ficheroux, lid van de Raad van Bestuur bij CSU, vult aan: “Die eerste periode van samenwerken was pionieren en experimenteren. Een geweldige tijd! Maar de afhankelijkheid van het gebruik van sensoren zat ons in de weg. Dan moet je op enig moment ook durven zeggen; hoe geweldig de technologie ook is, dit moet anders.”
Ketensamenwerking
Vanuit die gedachte is Beyond Eyes ontstaan. In het kort een verzameling van diensten op één digitaal platform dat ketensamenwerking binnen een pand faciliteert. “Uiteindelijk draait alles om samenwerken, want niemand kan iets alleen. Wij ook niet”, zegt Ficheroux.
“En dat zou je ook niet moeten willen. Traditioneel gezien contracteert men allerlei verschillende leveranciers voor allerlei verschillende diensten. Al die partijen werken binnen hetzelfde pand in hun eigen silo en proberen hun eigen eilandje te optimaliseren. Op die manier wordt het nooit zo optimaal als wanneer al die partijen sámen, vanuit hun eigen dienstverlening, kijken naar wat het beste is voor de klant. Want al die partijen leveren hun diensten voor dezelfde klant en hebben daarmee hetzelfde doel: een tevreden gebruiker.”
Alles in één applicatie
“Beyond Eyes is een slim, digitaal platform waarmee je coalities binnen het pand van de opdrachtgever kunt bouwen”, vat Ficheroux samen. Het is dus een manier om de verschillende diensten in een gebouw met elkaar te verbinden.
Fleuren: “Gebruikers zitten niet te wachten op verschillende applicaties voor verschillende diensten. Zij willen één omgeving waarin ze alles kunnen regelen. Van het reserveren van een werkplek of parkeerplaats tot het aanmelden van bezoekers en het boeken van je lunch. Of het doorgeven van gemorste koffie, zodat de schoonmaakmedewerker daar automatisch een melding van krijgt en het direct kan opruimen.”
Waarom zou je iets toevoegen wat er al is?
Koppelen is key
Connectivity is dan ook erg belangrijk. “We kunnen bijna alles aan het platform koppelen. Ook bestaande sensoren die al in het pand aanwezig zijn. Want waarom zou je iets toevoegen wat er al is? Denk aan slimme handdoek- of zeepdispensers, waardoor schoonmaakmedewerkers een seintje krijgen als ze bijgevuld moeten worden. Of sensoren in de koffiemachine of copier, zodat die op tijd schoongemaakt kan worden. Aangezien schoonmaakmedewerkers overal in het pand komen, kunnen ze op deze manier alles op hun route heel handig meepakken”, vertelt Ficheroux.
“Maar we kunnen bijvoorbeeld ook het reserveringssysteem van een bungalowpark aan het platform koppelen. Zodat we weten welke huisjes op welk moment schoon opgeleverd moeten worden voor de gasten en ook automatisch kunnen afmelden als het werk gereed is.”
Tijd voor andere taken
“Vanuit CSU vinden we het belangrijk om het werk voor de schoonmaakcollega’s leuker en lichter te maken”, zegt Ficheroux. “Door slim te werken, hoef je niet meer alle ruimtes in en de prullenbak te checken om te bepalen of je die ruimte wel of niet moet schoonmaken. Je wordt real-time door je tablet gestuurd naar waar je naartoe moet en kunt vervolgens met een smiley aangeven of de ruimte meer of minder bevuild is dan verwacht.”
Ze voegt daaraan toe: “Dat geeft inzichten die een voorspellende waarde kunnen hebben.” Hoe slimmer we werken, hoe meer tijd voor andere taken kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld op het gebied van hospitality, zoals het welkom heten van bezoekers en hen de goede kant op te wijzen, of het watergeven van de planten. Dat maakt het werk leuker en meer afwisselend.”
Oren en ogen
Daarnaast zijn het platform en de daaraan gekoppelde app interactief. Stel dat een schoonmaakmedewerker een kapotte lamp of losse deurklink tegenkomt, dan maakt hij of zij daar gemakkelijk een foto van die hij of zij zo kan uploaden. Op die manier komt het automatisch terecht bij degene die dat kan maken. Ficheroux: “Vroeger hadden de schoonmaakmedewerkers geen idee bij wie ze met zo’n melding terechtkonden. Dus deden ze er maar niets mee. Nu worden de schoonmaakmedewerkers echt de oren en de ogen van het pand, waardoor hun status verandert. Ze zijn namelijk écht medeverantwoordelijk voor de werkomgeving.”
Data koppelen en analyseren
Al met al verzamelt het schoonmaakbedrijf heel veel data in een pand. En dat kan zorgen voor interessante, nieuwe inzichten. Ficheroux: “Het is handig om te weten wat de bezettingsgraad gister was, maar wat betekent dat dan precies? Wat zegt de bezettingsgraad over het inkopen van de lunch of het tijdig ophalen van afval? Door verschillende data aan elkaar te koppelen en te analyseren, kunnen wij klanten helpen met nieuwe inzichten en daar adviezen over uitbrengen. Stel dat blijkt dat de sanitaire ruimte op de vierde etage regelmatig als vuil worden ervaren. Hoe komt dat dan? Worden die toiletten bovengemiddeld vaak gebruikt? Waarom maken we die ruimte dan net zo vaak schoon als andere toiletgroepen? Kunnen we misschien zorgen voor een betere spreiding van bezoekers?”
Afstemmen op bezetting
Schoonmaak is onder de noemer BE Clean slechts één pijler van Beyond Eyes. Fleuren: “De basis is in feite BE Equipped. Dat gaat puur over het meten en analyseren van je pandgebruik. Hoeveel bezoekers heb je wanneer? Zijn daar bepaalde trends in te ontdekken? Welke vergaderruimtes worden het meest gebruikt en wat voor soort werkplekken zijn het meest geliefd? En natuurlijk ook: hoe kun je hier zodanig op sturen dat iedereen altijd beschikt over de werkplek die voor hem of haar het meest geschikt is?”
Daar kun je vervolgens steeds meer zaken aan koppelen. Zoals dus de schoonmaak, maar bijvoorbeeld ook de vitaliteit van het gebouw. Denk aan de temperatuur, het geluidsniveau, fijnstof en het CO2-gehalte. “Ook hierbij gaat het niet alleen om het meten van die niveaus, maar vooral om de interpretatie daarvan”, zegt Fleuren. “Hoe kun je alles zo optimaal mogelijk inrichten, zodat het klimaat altijd aangenaam is? Oók als er opeens veel meer mensen in een bepaalde ruimte zijn, bijvoorbeeld.”
“Waarom zou iedere leverancier op zijn eigen houtje het wiel opnieuw uitvinden?”
Alles is verbonden
De laatste tak is BE Energized. Dat gaat vooral over het energieverbruik van een pand. “Als er niet gewerkt wordt, waarom staat het licht dan aan? En waarom staat de verwarming zo hoog? Ook hier geldt weer: Door informatie met elkaar te koppelen, aan de ene kant over de bezetting en aan de andere kant over het energieverbruik, kun je optimaliseren en uiteindelijk zelfs bezuinigen. En bezuinigen op energie, is ook bezuinigen op de kosten en je helpt het klimaat ermee.”
“Alle diensten in een pand hebben verbinding met elkaar”, concludeert Ficheroux. “Waarom zou iedere leverancier dan op zijn eigen houtje het wiel opnieuw uitvinden, als je ook met zijn allen op een slimme manier naar datzelfde doel kunt werken: een gezonde, veilige en duurzame werk- of leefomgeving voor de klant.”
Nieuwe familieleden
De twee vertellen dat Beyond Eyes op zoek is naar “nieuwe familieleden”, zoals zij dat noemen. “Esmée en ik zijn eigenlijk als de vader en moeder van dit project”, zegt Fleuren grappend. “Wij zijn de constante factor in deze familie die werkt vanuit het gevoel dat we dit echt samen willen doen en dat we elkaar leuk vinden, als bedrijf en als mens. Onze eerste samenwerking hebben we vastgelegd op 1 A4-tje. Dit is nu doorvertaald in een manifest.”
Zaken als vertrouwen, kwetsbaarheid en eerlijk durven zijn als je iets niet weet, zijn belangrijk.
Ficheroux voegt daaraan toe: “Vaak werk je samen met gelegenheidspartners, maar duik je niet echt de diepte in. Wij zochten die intimiteit wel op en kozen ervoor om vanuit verbinding de handen ineen te slaan. Zaken als vertrouwen, kwetsbaarheid en eerlijk durven zijn als je iets niet weet, zijn daarbij belangrijk.”
Fleuren: “Nu zijn we bezig om die familie uit te breiden, om het pallet aan diensten completer te maken. Want om fijn in een pand te kunnen werken, is er meer nodig. Zoals goede en gezonde catering of afvalstoffenmanagement, om wat voorbeelden te geven.”
Techniek is ondersteunend
Afsluitend zegt Fleuren: “Het verschil zit niet in de techniek. Het gaat om die samenwerking en om het proces voor de klant zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Zodat de klant ongestoord zijn werk doen, terwijl wij met zijn allen op de achtergrond al die diensten leveren. Wat we nu nog te vaak doen, is acteren op incidenten. De koffieautomaat staat in storing, dus we gaan onderhoud doen. Er komt een melding over vlekken, dus we gaan schoonmaken. De dispensers zijn leeg, dus we gaan ze vullen. Daar moeten we vanaf. En dat kan ook, want door al die data kunnen we steeds meer voorspellen. Stel je eens voor dat we ooit kunnen zeggen: ‘Ik kom nu alvast de lamp vervangen, want die gaat over vijf minuten stuk.’ Op die manier ben je geen leverancier meer, maar echt een partner die ervoor zorgt dat alles optimaal loopt. En dat daar techniek aan te pas komt, dat geloof ik wel. Dat is puur ondersteunend aan het proces en de mens.”
