Door: Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto
Foto’s: Jeroen Adema | de Bey Communicatie & vormgeving
Facto sprak Schlingmann over de voorbereiding van het hele traject, waarin ook de ‘make of buy’-vraag aan bod kwam, de gevolgde aanbestedingsprocedure, de KPI’s die in het schoonmaak contract zijn opgenomen en de verwachtingen ten aanzien van de samenwerking.
Het verhaal begint midden 2019, het moment waarop Scholengroep Pompeblêd, een groep van zeven scholengemeenschappen voor openbaar voortgezet onderwijs in Friesland, van start gaat met de voorbereiding van de aanbesteding schoonmaak. Het bestaande schoonmaak contract loopt op 31 december 2020 af, reden genoeg om een eerste verkenning uit te voeren rondom de vraag: wat willen we vanaf 2021 met de schoonmaak?
Oude schoonmaakcontract gebaseerd op Best Value
Omdat het toenmalige schoonmaakcontract, tot stand gekomen na een Best Value-aanbesteding, niet altijd de kwaliteit had opgeleverd die men ervan had verwacht was de conclusie snel getrokken: een contractverlenging had niet de voorkeur.
‘Als je een nieuw schoonmaakbedrijf inhuurt heb je te maken met de verplichte overname van bestaand personeel. Dat kan belemmerend werken als je een kwaliteitsverbetering wilt realiseren. Daarbij speelt ook dat je in een best value-samenwerking de leverancier echt als expert moet zien, die weet hoe je het beste kunt schoonmaken. Er ligt dus een grote verantwoordelijkheid bij het schoonmaakpersoneel om steeds weer zelf te beoordelen of ze een ruimte moeten schoonmaken of niet, of ze nu wel die vensterbank moeten schoonmaken of niet. Dat leidde bij ons niet altijd tot het gewenste resultaat’, aldus Henk Schlingmann, als hoofd van de inkooporganisatie Pompeblêd nauw bij de aanbesteding betrokken.
Verplichte overname bestaand personeel kan belemmerend werken als je een kwaliteitsverbetering wilt realiseren
Inbesteden of niet?
Het was overigens ook geen uitgemaakte zaak om weer de markt op te gaan en een Europese aanbesteding te organiseren, vervolgt Schlingmann. Uit berichten van overheids- en zorginstellingen was hem gebleken dat er een trend was naar inbesteding. Reden om de ‘make of buy’-vraag nog eens goed onder de loep te nemen.
Hij dook in de materie, zette alle voor- en nadelen van uitbesteding op een rij en rekende alles uiterst zorgvuldig door. Zijn analyse leidde tot een verrassende conclusie: inbesteding van schoonmaak zou voor de scholengemeenschappen naast meer grip op de schoonmaak ook een besparing van minimaal 25% opleveren. Hij schreef een adviesnotitie aan het bestuur en presenteerde zijn bevindingen op een bestuursvergadering.
Naar aanleiding daarvan besloten vier van de zeven scholengemeenschappen, gezien de kans op besparing en meer grip op de kwaliteit van schoonmaak tot inbesteding van de reguliere schoonmaak over te gaan. De drie andere scholengemeenschappen hielden vast aan hun visie dat schoonmaak als niet-kerntaak beter bij een externe dienstverlener kon worden ondergebracht. Zij besloten om aan de nieuwe Europese aanbesteding deel te nemen.
Inkoopteam
Een inkoopteam werd samengesteld met onder meer vertegenwoordigers van inkoop, juridische zaken en materiedeskundigen vanuit de scholen. Na een aantal overleggen kwam het team tot de conclusie dat het van toegevoegde waarde zou zijn om bij het inkooptraject een externe adviespartij te betrekken, liefst een bureau dat veel ervaring had met schoonmaakaanbestedingen en het maken van goede kwaliteit/prijs-afspraken. Na gesprekken met drie organisaties viel de keuze op Masterkey om Pompeblêd bij de aanbesteding te begeleiden.
Drie percelen
In de daaropvolgende weken werden de benodigde aanbestedingsdocumenten gereed gemaakt, werd een bestek van 49 pagina’s opgesteld en werd besloten het werk in drie percelen onder te brengen:
- een voor het regulier schoonmaakonderhoud (voor drie scholengemeenschappen, totaal 57.000 m2);
- een voor de gevelglasbewassing (voor zeven scholengemeenschappen, totaal 31.000 m2 gevelglas); en
- een voor het periodiek vloeronderhoud (voor vijf scholengemeenschappen, totaal 107.000 m2 vloeroppervlak).
Schouwing
Na publicatie van de documenten op TenderNed in juni 2020 kregen belangstellende partijen de mogelijkheid om zich op te geven voor een schouwing, zodat ze zich een goed beeld konden vormen van de staat van het schoonmaakonderhoud en van de schoon te maken panden.
Zo’n schouw is belangrijk om te organiseren, zegt Schlingmann. ‘Je kunt niet naar alle gebouwen toe, het ging immers om 14 locaties. Daarom hebben we een aantal panden geselecteerd, die representatief zijn voor de overige locaties, en zijn daar met inachtneming van de coronamaatregelen op bezoek geweest.’
We hebben een aantal panden geselecteerd, die representatief zijn voor de overige locaties
‘Kluis’ met inschrijvingen openen
Na twee rondes met een nota van inlichtingen volgde de indiening van de inschrijvingen bij TenderNed. Een dag daarna werd door Schlingmann en een collega volgens een strakke procedure de ‘kluis’ geopend. In totaal waren 26 inschrijvingen binnengekomen: 11 voor het reguliere schoonmaakonderhoud, 8 voor gevelglasbewassing en 7 voor periodiek vloeronderhoud.
Beoordeling op prijs en kwaliteit
Na controle of de inschrijvingen aan de gestelde (juridische) eisen voldeden werd een splitsing in documenten aangebracht. De prijsdocumenten gingen naar Masterkey voor verwerking in een softwarepakket en de kwaliteitsdocumenten naar het inkoopteam.
Vervolgens werd van iedere inschrijving (anoniem), door de individuele leden van het inkoopteam, de kwaliteitsdocumenten beoordeeld. De resultaten van de puntentoekenning werden daarna in een centraal overleg besproken met als eindresultaat de definitieve puntenscore.
Interviews met 4 schoonmaakbedrijven
Op basis van de eerste scoringsresultaten werden vier partijen voor een interview uitgenodigd en gingen leden van het inkoopteam in gesprek met de beoogde objectleider en zijn of haar manager. Na het samenbrengen van alle resultaten op kwalitatief gebied (productieve uren, toezichturen en interviews, 70 procent) en financieel gebied (verrekentarief en additionele kosten, 30 procent) volgde een eindranking en werd per perceel één winnaar toegewezen.
Inspanningsgericht schoonmaakcontract
Voor het reguliere schoonmaakwerk heeft Pompeblêd een inspanningsgericht schoonmaakcontract voor vier jaar afgesloten. Daarbij wordt van de leidinggevende en de schoonmakers wél verwacht dat ze ruimtes vóór schoonmaak beoordelen of schoonmaak echt nodig is, zodat zoveel mogelijk tijd beschikbaar is voor de ruimten die wel schoongemaakt moeten worden.
Schlingmann: ‘Dat gebeurt in overleg met de conciërge, die weet immers goed of bepaalde ruimtes die dag bijvoorbeeld vanwege excursies niet gebruikt zijn, of welke ruimtes juist intensiever gebruikt zijn.’
KPI’s in schoonmaak contract
Belangrijk onderdeel van de samenwerking vormen de KPI’s. Ze moeten ervoor zorgen dat Pompeblêd grip op de schoonmaak krijg en houdt. In totaal zijn vier KPI’s (met per KPI een aantal deel-KPI’s) vastgesteld:
- kwaliteit (technische kwaliteit via VSR-KMS, belevingsmeting per locatie 1x per maand en een jaarlijkse contracttoets);
- communicatie (nakomen afspraken, klachtenafhandeling, managementrapportage);
- personeel (SROI en MTO); en
- financieel (correcte facturatie en contractmutaties).
Ieder jaar wordt de gewogen totaalscore voor de KPI’s berekend. De norm per contractjaar is een 8, de ondergrens is een 6. Een score onder de 6 wordt als wanprestatie aangemerkt en kan leiden tot beëindiging van de samenwerking. Met een gewogen gemiddelde van 8 of meer verdient het schoonmaakbedrijf een jaar contractverlenging. In totaal zijn er maximaal 6 (3 x 2) optiejaren te verdienen. Bij een score tussen de 6 en 8 is het aan Pompeblêd om al dan niet een verlenging van de contractduur aan te bieden.
Verwachtingen van de samenwerking?
Het is voor Schlingmann lastig om nu al iets te zeggen over de samenwerking, het contract is immers pas op 1 januari van dit jaar in werking getreden. Wel kan hij twee verwachtingen delen. Ten eerste: dat Pompeblêd totaal ontzorgd gaat worden. En ten tweede dat de schoonmaakleverancier de afspraken in het aanbestedingsdocument en in het Programma van Eisen nakomt en uitvoert. ‘Als dat gebeurt is er geen docent meer die klaagt over een vervuilde werk- en/of leeromgeving. In het slechtste scenario zouden we 2000 docenten hebben met klachten over de schoonmaak, dat wil je natuurlijk voorkomen.’
Schoonmaak tijdens de lockdown niet afgeschaald
De schoonmaak is tijdens de lockdown en de sluiting van de scholen niet afgeschaald, vertelt Schlingmann. ‘Je kunt wel zeggen: we zijn dicht dus de schoonmakers hoeven niet meer te komen. Maar dan zitten ze thuis, krijgt het schoonmaakbedrijf zijn geld niet, dat is niet wenselijk. Het geld bestemd voor de schoonmaak is begroot, dus dan is het ook fair om dat gewoon door te laten lopen, ervan uitgaande dat een lockdown periode maximaal 6 weken zal zijn. Wel is afgesproken dat de schoonmakers zich extra zullen richten op werk dat normaal blijft liggen en waar men anders in de regel niet aan toekomt.’
Wanneer de lockdownperiode langer duurt dan 6 weken zal in overleg met de schoonmaakdienstverlener gekeken worden naar een voor beide partijen passende oplossing.
Van start tot ingang contract: 1,5 jaar
In totaal is Pompeblêd anderhalf jaar met de schoonmaakaanbesteding bezig geweest, een lange periode geeft Schlingmann toe. Hij heeft er wel een verklaring voor. ‘Normaal zijn we zo’n zes maanden bezig met een Europese aanbesteding. Maar in dit geval hebben we er vanaf het moment van het eerste onderzoek tot de ingangsdatum van het contract zo’n 18 maanden over gedaan. Je moet onderzoek doen, veel afstemmen en de tijd nemen om erachter te komen wat je écht wilt.’
Tips
Of Schlingmann nog tips heeft voor collega-inkopers die aan de vooravond staan van een schoonmaakaanbesteding? Na even nadenken noemt hij er drie.
- Ten eerste: inventariseer vooraf goed wat de mogelijkheden zijn om het werk intern zelf te organiseren.
- Ten tweede: beoordeel of je wilt samenwerken met een externe adviespartij, als inkoopafdeling kun je daar veel aan hebben.
- En ten derde: neem de tijd. Voer veel gesprekken met stakeholders en zorg dat je weet wat er op de werkvloer op de locaties leeft en verdiep je in de ontwikkelingen in de schoonmaakbranche.
Ik pleit voor kortere lijnen en meer aansturing vanuit de schoonmaakorganisatie naar de voorman of -vrouw toe
Schoonmaakbedrijf: zorg voor goede aansturing
Voor schoonmaakbedrijven in het algemeen heeft hij ook nog een tip. ‘Je ziet vaak dat de voorman of -vrouw onder aardig wat druk staat als het gaat om de aansturing van het schoonmaakpersoneel. Als je dan als manager van die voorman of –vrouw te veel op afstand staat gaat het niet goed. Dan kan het gebeuren dat je als opdrachtgever het gesprek aangaat, je je zorgen deelt, je gesprekspartner zijn laptop openklapt, inlogt in een systeem en dan zegt: maar ik zie geen meldingen, dus alles gaat goed. Ja, als die voorvrouw of -man of het personeel niets in het systeem zet, zie je geen meldingen. Ik pleit voor kortere lijnen en meer aansturing vanuit de schoonmaakorganisatie naar de voorman of -vrouw toe, dat is alleen maar goed voor de kwaliteit. Investeer in je schoonmaakpersoneel, zorg voor periodieke training/ scholing en laat het niet bij één trainingsdag. Daar is wat mij betreft nog veel te winnen voor het schoonmaakbedrijf zelf en het komt de kwaliteit van de schoonmaak alleen maar ten goede.’
Scholengroep Pompeblêd
>> Aantal scholengemeenschappen: 7 (36 locaties in Friesland)
>> Soort onderwijs: openbaar voortgezet onderwijs
>> Project: Europese aanbesteding schoonmaak
>> Inwerkingtreding contract: 1 januari 2021
>> Inkooporganisatie Pompeblêd: Henk Schlingmann (hoofd)
