De werkplek thuis: hoe werk je efficiënt vanuit huis

Alhoewel thuiswerken in eerste instantie niet snel op gang kwam - in 2012 was het percentage thuiswerkers (dus mensen met een werkplek thuis) 32%, tegen 27% in 2008 - lijkt daar de laatste jaren verandering in te komen. 

In 2017 werkte 37% af en toe of zelfs permanent thuis en in 2019 steeg dit naar 39%. In 2019 faciliteerde 8 op de 10 bedrijven met 10 of meer medewerkers het telewerken. Uit cijfers van Leesman blijkt dat 38% van de Nederlanders helemaal geen ervaring heeft met thuiswerken, tegenover wereldwijd 52%. 

Stroomversnelling

Daarbij komt dat de coronacrisis alles in een stroomversnelling zet. Na ruim een jaar thuiswerken lijkt een fulltime terugkeer naar kantoor er niet in te zitten. Zo geeft een kwart van de thuiswerkers zelfs aan een ander baan te zoeken bij een fulltime terugkeer naar kantoor. Uit onderzoek van vakbond FNV blijkt dat fulltime thuiswerken populairder is dan fulltime naar kantoor. Maar het grootste deel van de respondenten (70 procent) kiest voor een combinatie van thuis en op kantoor werken. Daarmee lijkt de toekomst hybride te worden.

Dat onderschrijft ook een onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, waaraan ruim 1.100 bedrijven met meer dan 100 medewerkers mee hebben gedaan. Daaruit blijkt dat Nederlandse bedrijven ook na de coronacrisis fors inzetten op thuiswerken. Daarnaast willen bedrijven de reizen die hun werknemers blijven maken verduurzamen.

Maar wat weten we eigenlijk over thuiswerken en hoe richt je de werkplek thuis het beste in?

Op deze pagina lees je alles over de werkplek thuis, welke voor- en nadelen thuiswerken met zich mee brengt en wat de praktische gevolgen (kunnen) zijn voor werkgevers en werknemers. 

Thuiswerkbeleid

Alles begint natuurlijk met een thuiswerkbeleid. VodafoneZiggo was in Nederland de eerste organisatie dat een hybride werkbeleid ontwikkelde voor de lange termijn. Ook na corona krijgen alle kantoormedewerkers de mogelijkheid om de helft van de tijd thuis te werken. Uit onze serie over de toekomst van het kantoor blijkt dat veel grote organisaties overgaan op hybride werken. Zo stelt Sandra Detmers, directeur Facilities bij de Rabobank: "“Wat de coronacrisis ons geleerd heeft? Dat we nog meer het werk om het leven van medewerkers heen kunnen organiseren. Daar zien we nu een doorbraak in. Bijna alles kan thuis. Dan draait de bank gewoon door. Dat bewijst deze crisis.”

>> Tip! Meer weten over het opstellen van een thuiswerkbeleid? Zie Thuiswerkbeleid: dit zijn de aandachtspunten

Alles over de werkplek thuis:

• Wat heb je nodig voor de werkplek thuis?
• Gezond en ergonomisch thuiswerken
• Blijf vanuit huis in contact met collega’s
• Voor- en nadelen van thuiswerken
• Nieuwe manier van leidinggeven
• Juridische aspecten rondom de werkplek thuis
• De (online) beveiliging van de werkplek thuis
• Facility professionals over thuiswerken

Wat heb je nodig voor de werkplek thuis?

Uiteraard heb je de juiste apparatuur nodig om thuis te werken. Dit kan verschillen per functie. In de meeste gevallen zijn een laptop, een los toetsenbord en losse muis de basisbenodigdheden. Maar om een echte goede werkplek thuis in te richten is het ook aan te raden om bijvoorbeeld een goede bureaustoel en een laptopstandaard aan te schaffen.
In dit artikel vind je een overzicht van benodigdheden voor jouw werkplek in huis>>

Uit recent onderzoek blijkt dat veel organisaties (nog) geen afspraken hebben gemaakt over de inrichting van de werkplek thuis. Bij de meerderheid van de werkenden is er niets afgesproken met werkgevers over de inrichting van de thuiswerkplek (67%) of over werktijden tijdens het thuiswerken (60%). Dit staat in schril contrast met zaken als het gebruik van computersoftware (59%), personal computers (51%) en telefoongebruik (47%) of die vaak bedrijfsbreed zijn vastgelegd.

Gezond en ergonomisch thuiswerken

Naast praktische benodigdheden zijn gezondheid en ergonomie ook belangrijke aandachtspunten voor jouw werkplek thuis. Hoe zorg je ervoor dat je op een gezonde manier thuis kunt werken? Op de site van Arbo Unie geeft ergonoom Erwin Speklé geeft een aantal tips:

• Kies de juiste positie van je beeldscherm ten opzichte van het raam (voorkom reflectie). 
• Zorg voor goede verlichting boven je werkplek. 
• Kies voor een rustige omgeving.
• Schuif altijd goed aan bij je werkplek. 
• Werk bij voorkeur met een los toetsenbord en losse muis. 
• Zet je scherm op ongeveer een armlengte afstand en zorg ervoor dat je recht op je scherm kijkt. 
• Zorg voor variatie in je werkhouding. 

Ook de Infographicvanvakblad Arboen TNO geeft handige tips om op een gezonde manier thuis te werken. Hun belangrijkste tip? “De beste houding is degene waarin je nooit langer dan een uur in één en dezelfde houding werkt.”

Klik op de afbeelding hieronder om de volledige infographic te openen.

De Werkplekchecker

Werkgevers kunnen werknemers nu op afstand helpen om op de juiste manier thuis te werken. Daarmee worden problemen als arm-, nek-, schouder- of rugklachten voorkomen. Hoe? Met de vernieuwde Werkplekchecker. Die biedt namelijk snel inzicht in de persoonlijke beeldschermwerkplek van medewerkers.

'Thuiswerken is topsport'

Onlangs lanceerde het bedrijfsleven (VNO-NCW, MKB Nederland en stichting NL Onderneemt Maatschappelijk!) het nieuwe platform 'Thuiswerken is topsport'. De website biedt handige informatie over onder andere omgang met stress, beweging en goede voeding. Daarnaast biedt de website online activiteiten, zoals work-outs van Olympisch schaatser Jochem Uytdehaage, yoga-videosessies en mini-rolstoelclinics door Paralympiër Paul Toes.

>> Ook interessant: Onderzoek: 95% van thuiswerkplekken is vies

Terug naar boven >>

Blijf vanuit huis in contact met collega’s

Als je bijvoorbeeld een vaste thuiswerkdag per week hebt is dat waarschijnlijk het perfecte moment om werkzaamheden uit te voeren waarbij je je moet concentreren en niet gestoord wilt worden. Toch is het onderhouden van contact met collega’s voor thuiswerkers belangrijk, zeker als je vaak of voor langere tijd vanuit huis werkt. Lees hier 6 tips om samen te werken vanuit jouw werkplek thuis. 

Ook interessant is onderstaande TED Talk van Matt Mullenweg, CEO van Automattic, over de voordelen van flexwerken. Bij zijn organisatie werken 800 medewerkers in 67 landen op de plek die hun het beste uitkomt. 

Terug naar boven >>

Voor- en nadelen van thuiswerken

In de video hierboven geeft Mullenweg aan dat het grootste nadeel van werken op kantoor is dat je geen controle hebt over jouw werkomgeving. Jouw werkplek thuis kun je inrichten zoals je zelf wilt, je bepaalt zelf het omgevingsgeluid, de omgevingstemperatuur en hebt dus meer autonomie. Echter leidt het fulltime thuiswerken, zoals tijdens de corona-pandemie, wel tot meer eenzaamheid onder kantoormedewerkers, 35% voelt zich steeds eenzamer.

Thuiswerken blijkt kostentechnisch wel een nadeel voor werknemers met zich mee te brengen. Het Nibud berekende dat thuiswerken een werknemer gemiddeld twee euro per dag kost. Nu er, door de uitbraak van het coronavirus, een stuk meer wordt thuisgewerkt kunnen de kosten op jaarbasis oplopen tot honderden euro's. Lees meer >>

Gelukkiger en productiever
In een onderzoek van Citrix (2019) gaven werknemers – uit alle gezinssituaties, leeftijdsgroepen en functieniveaus – aan dat ze gelukkiger worden van thuiswerken (66%) en dat hethun productiviteit ten goede komt (63%).Twee jaar eerder (2017) gaven respondenten bij een rondvraag van de Telegraaf, ook aan dat thuiswerken een gunstig effect heeft op hun productiviteit. 

In die rondvraag kwamen ook diverse nadelen naar voren, zo is het belangrijk om discipline te hebben als je thuiswerkt. Daarnaast loop je het risico om promotie mis te lopen, je bent voor je manager namelijk minder zichtbaar als je veel of altijd vanuit huis werkt.

Is agile werken vanuit huis mogelijk? Agile teams werken het liefst samen vanuit dezelfde ruimte of locatie. Bij IBM, een bedrijf dat juist voorop liep als het om thuiswerken ging, werd in 2017 al besloten om meer op kantoor te werken vanwege de introductie van agile werken. 

Nieuwe manier van leidinggeven

Een vraag die voor managers speelt is de volgende: hoe geef je leiding aan thuiswerkende medewerkers? Thuiswerken vraagt om een andere manier vanleidinggeven, omdat medewerkers uit het zicht zijn. Uit een onderzoek in de publieke sector bleek dat een goede band tussen de leidinggevende en werknemereen effectieve manier is om de negatieve effecten van thuiswerken te verminderen.

Een aantal andere tips zijn:

• Vertrouw je medewerkers. Vaak betekent het veel voor werkgevers als zij vrij worden gelaten in hun keuze voor de werklocatie.
• Probeer begrip op te brengen voor de beperkingen die onvermijdelijk bij thuiswerken komen kijken.
• Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de juridische regelgeving (zie hieronder).
• Scheer niet iedereen over één kam. Er zijn altijd individuen die misbruik maken van het thuiswerken, maar laat dit niet het vertrouwen in anderen vertroebelen.
• Vermijd veelvuldig controleren en het trekken van overhaaste conclusies.

Kans op promotie kleiner?

Uit diverse onderzoeken blijkt dat thuiswerkers in het nadeel zijn als het om promoties gaat. Door minder persoonlijk contact worden thuiswerkers vergeten als het om promoties gaat. Het spreekwoord 'uit het oog, uit het hart' lijkt hier van toepassing. Voor leidinggevenden is het dan ook belangrijk rekening te houden met alle medewerkers als het om promoties gaat.

Er liggen twee psychologische fenomenen ten grondslag aan de lagere promotie-kansen van thuiswerkers:

• De eerste is het ‘mere-exposure-effect’, oftewel ‘bekend maakt bemind’
• Dit wordt versterkt door de tweede, namelijk het ‘halo-effect’, hierbij associëren we positieve indrukken van iemand met hun werkelijke karakter.

Dit kan leiden tot zogenaamde aanwezigheidsdrang. Het is belangrijk dat managers leren waarom er aanwezigheidsdrang bestaat en welke psychologische fenomenen eraan bijdragen. Experts pleiten ook voor betere, duidelijkere statistieken die teams kunnen gebruiken om de productiviteit te meten. Zo krijgen kantoor- en thuiswerkers gelijke kansen.

Lees hier meer do’s en don’ts van thuiswerken >>

Juridische aspecten rondom de werkplek thuis

Wat zijn de rechten en plichten voor werknemers, maar ook voor werkgevers als het gaat om thuiswerken? De regels rondom gezond en veilig werken zijn vastgelegd in de arbowetgeving. 

Maar op Arbo-online kan je lezen je dat ‘thuiswerken’ niet als zodanig in deze wetgevingis opgenomen. In het Arbobesluit wordt wel gesproken over 'plaatsonafhankelijke arbeid’.Plaatsonafhankelijke arbeid op andere plaatsen dan ‘in een woning’ valt onder een lichter arboregime. De werkgever hoeft dan niet te voldoen aan de eisen omtrent de inrichting van arbeidsplaatsen. Toch moet de werkgever bij thuiswerk wel controleren of de werkplek thuis aan de voorschriften voldoet. 

Terug naar boven >>

Wat zijn de rechten van thuiswerkersen hoe blijft een thuiswerker productief?

1. Zorgdragen voor spullen: De werkgever moet ervoor zorgen dat zijn werknemers fatsoenlijk thuis kunnen werken. 
2. Als thuiswerken niet mogelijk is moeten werkgever en werknemer samen zoeken naar een andere oplossing.
3. Geen verplichte vakantie: Alleen als werkgever en werknemer het erover eens zijn, kunnen vakantiedagen worden opgenomen. 
4. Er is geen wettelijke basis om werknemers die thuis werken meer salaris te geven.
5. Scholing: als de hoeveelheid thuiswerk beperkt is, kunnen werkgever en werknemer in tijden van verplichtthuiswerken ook eens kijken naar scholing.

Fiscale aspecten rondom de werkplek thuis

Zoals hierboven aangegeven is er geen wettelijke basis om meer salaris te betalen aan thuiswerkers. Wel zijn er bepaalde vergoedingen die werkgevers kunnen betalen aan thuiswerkende werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een belastingvrije vergoeding om een goede werkplek in te richten. Maar het gaat verder, denk ook aan het gebruik van de privé-telefoon en internetaansluiting door de werknemer. Meer weten? Zie Thuiswerkvergoeding en belastingdienst: hoe zit het ook alweer?

Ook interessant: 

- Rechter: Corona-thuiswerkrichtlijn is geen 'recht op thuiswerken' >>
- Thuiswerken en Covid-19: onbelaste reiskostenvergoeding verandert in 2021

De (online) beveiliging van de werkplek thuis

Hoe goed is jouw verbinding beveiligd als je thuiswerkt? Uit een jaarlijks onderzoek van cyberbeveiligingsbedrijf NortonLifeLock blijkt dat ruim een op de vier Nederlanders in 2019 slachtoffer was van cybercriminaliteit.

Digitale communicatie is vaak beveiligd met X.509 certificaten om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Werkgevers worden aangeraden goed op de hoogte te zijn van deze certificaten en wanneer deze verlopen. 

Terug naar boven >>

Facility professionals over thuiswerken

Tijdens de coronacrisis werken ook facility professionals massaal vanuit huis. In onderstaande artikelen kun je lezen dat zij zorgen voor afwisseling in de werkplek. Daarnaast houden zij zoveel mogelijk een vast ritme aan, qua starttijd, lunch en afsluiten van de werkzaamheden. Lees in onderstaande artikelen de ervaringen van facility professionals.

>Arjan Elst over thuiswerken: "Digitale samenwerking brengt veel, maar vervangt niet alles"
>VIDEO | Gideon van der Burg: "Ik zie mijn collega’s eigenlijk meer dan normaal"
>Frank van der Leest: "Nu ik thuiswerk ben ik soms ook leider van Team Chaos"
>Nannette Unger: "Thuiswerken is vanzelfsprekender geworden" (In de Spotlight)
> KPN-topman: "De ideale mix ligt op 50 of 60 procent thuiswerken"

Ook interessant:

> Thuis werkt! (blog Henny van Egmond)
> Corona en Provincie Noord-Brabant: over thuiswerken, live-uitzendingen en lichtprojecties
> Thuiswerken door corona, hier moet je op letten