Inhoudsopgave:
– Schoonmaak aanbesteden. Waarom?
– Als opdrachtgever een schoonmaakaanbesteding in de markt brengen
– Als schoonmaakbedrijf inschrijven op een aanbesteding
– Schoonmaakaanbesteding gewonnen: wat nu?
– Na de schoonmaakaanbesteding: Contractmanagement
Schoonmaak aanbesteden. Waarom?
Laten we bij het begin beginnen. Een (Europese) aanbesteding is een procedure waarbij een opdrachtgever op zoek gaat naar een dienstverlener. Het doel van aanbesteden is duidelijk: de opdrachtgever wil een partij vinden die zo optimaal mogelijk aansluit bij de wensen en gestelde eisen. Zodra de vooraf bepaalde sluitingsdatum verstreken is, selecteert de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht gegund krijgt. Dat kan een schoonmaakbedrijf zijn, maar bijvoorbeeld ook een leverancier van materialen, machines of reinigingsmiddelen. Door middel van een aanbesteding krijgen alle geïnteresseerde partijen een kans om een bepaalde opdracht binnen te halen. Het stimuleert eerlijke concurrentie tussen bedrijven en een open en transparante besluitvorming.
Een aanbesteding bestaat kortweg uit drie fases:
- de aankondigingsfase
- de inschrijvingsfase
- de gunningsfase
Kom goed beslagen ten ijs bij het aanbesteden van schoonmaak
Bij het uitschrijven van een aanbesteding komen heel wat zaken kijken. Ook voor bedrijven die een gooi doen naar de aanbesteding is het verstandig om goed beslagen ten ijs te komen. Veel grote, maar ook kleinere bedrijven, schakelen een facilitair adviesbureau in om te helpen bij het aanbestedingstraject. Zij kunnen het hele proces voor je uitvoeren of een deel ervan.
Als opdrachtgever schoonmaak aanbesteden
Een opdrachtgever die de schoonmaak gaat aanbesteden, loopt tegen een groot aantal zaken aan. Belangrijk is om hier goed over na te denken, en om niet simpelweg een oud schoonmaakcontract uit de la te pakken. Pieter Grootjes, lid van de werkgroep contractmanagement van de codecommissie en commercieel directeur bij Victoria Schoonmaakbedrijf: “In de praktijk pakken opdrachtgevers nog te vaak een contract voor de schoonmaak uit de la. Vaak van vijf jaar geleden. Waarna er een e-mailtje de organisatie in gaat of zij nog punten hebben voor de komende schoonmaakaanbesteding. Daardoor zien we dat die contracten nauwelijks aansluiten op de praktijk en dat er bij een manager van een zorginstelling of een locatiedirecteur van een school iets heel anders leeft dan bij de inkoper. Terwijl je schoonmaakbedrijf echt contact moet maken met de gebruiker van de gebouwen. Want daar lever je als schoonmaakbedrijf uiteindelijk je diensten voor.”
Schoonmaak aanbesteden heeft veel voeten in de aarde
Schoonmaak aanbesteden gaat niet over één nacht ijs, en heeft veel voeten in de aarde. Als opdrachtgever moet je van te voren een aantal dingen duidelijk hebben. Wil je bijvoorbeeld de diensten bij één partij onderbrengen of kies je voor meerdere leveranciers en verdeling over meerdere percelen? Trends in de schoonmaaksector zijn het verbreden van de dienstverlening. Het gaat vaak niet alleen meer om de schoonmaak alleen, maar ook om andere diensten en services. Gaat het je vooral om de kwaliteit van de schoonmaak of spelen persoonlijk contact en flexibiliteit ook een belangrijke rol? Kies je voordagschoonmaak of niet? Ga je werken met inkoop via prestatie-inkoop en prestatiecontracten? Hoe belangrijk is het om rekening te houden met MVO? Wil je bijvoorbeeld dat een bepaald percentage van het werk uitgevoerd wordt door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? En wat wordt de duur van het contract? Al deze zaken komen in het programma van eisen te staan.
Lees hier ervaringen van opdrachtgevers die een schoonmaakaanbesteding in de markt hebben gezet:
- Schiphol: “Spel van aanbesteden is hartstikke leuk”
- Waterschap Hollandse Delta: “Je kunt niet op dag twee zeggen: het moet perfect zijn”
- UvA: “Een aanbesteding opzetten doe je niet in drie maanden”
- Staedion: Van ruim dertig terug naar vijf schoonmaakdienstverleners
Criteria bij de selectieprocedure
Naast de hierboven genoemde eisen, hanteren opdrachtgevers vaak ook nog andere criteria bij de beoordeling van een inschrijving. Allereerst speelt de grootte en de omzet van het bedrijf een rol. Afhankelijk van de aanbesteding kan het ook van belang zijn om een landelijke dekking te hebben of juist in de buurt te zitten. Een belangrijk aspect voor de aanbesteder is uiteraard de kwaliteit van de schoonmaakorganisatie. Is het een betrouwbare partij met goede referenties, een bewezen management en duidelijke lijnen? Welke werkmethoden worden gebruikt? En hoe zit het met het opleidingsniveau en het ziekteverzuim van het personeel?
Prijs versus kwaliteit bij aanbesteden schoonmaak
Bij het opstellen van een aanbesteding moet er goed worden nagedacht over de prijs-kwaliteitverhouding. Moet de schoonmaak zo goedkoop mogelijk, of mag het ook ietsje meer kosten als je daarmee verzekerd bent van een betere kwaliteit? Hoeveel waarde hecht je aan de prijs en de kwaliteit in de gunningscriteria?
“Bij het aanbesteden van diensten is het belangrijk ervoor te zorgen dat de beloofde kwaliteit blijvend kan worden waargemaakt,” aldus voormalig financieel topman Marcel Niggebrugge. “Ik heb er altijd voor gepleit om bij inkoopbeslissingen niet alleen op het geld te letten, maar juist ook op de menselijke kant van de zaak, de kwaliteit en de inhoud. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt dit principe niet voor niets zo centraal. Dit is van wezenlijk belang voor een verantwoorde en duurzame bedrijfsvoering.”
Meer weten? >>Duurzame kwaliteit bij aanbesteden: “Het gaat om meer dan geld alleen”
Best Value Procurement
Best Value Procurement, ook wel prestatie-inkoop genoemd, is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde (beste value) moet worden verkregen voor de laagste prijs. De gedachte achter BVP is dat de leveranciers in een specifieke markt de professionals zijn. Zij weten daarom het best wat noodzakelijk is om aan de vraag van de klant te voldoen. Hierbij wordt het principe om vanuit de opdrachtgever veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten.
Toch betoogt Jan Halfman, directeur facilitair adviesbureau MasterKey, dat schoonmaakaanbestedingen via BVP niet werken. “Een schoonmaakaanbesteding via BVP kost onnodig veel tijd en is daardoor duur. Dat terwijl uit onze adviespraktijk blijkt dat je als opdrachtgever zelden krijgt wat je beoogt.”
Verder lezen >> Waarom schoonmaakaanbestedingen via BVP niet werken
MVO in schoonmaakaanbestedingen
Zorg dragen voor het personeel en het milieu staat ook wel bekend als maatschappelijk verantwoord ondernemen, of kortweg MVO. Dit onderwerp staat steeds hoger op de agenda, maar desondanks vindt 38 procent van de schoonmaakprofessionals dat er in schoonmaakaanbestedingen te weinig op MVO wordt gelet. Slechts 24 procent geeft aan dat er wél voldoende op gelet wordt. Dit bleek afgelopen jaar uit het jaarlijkse MVO-onderzoek van Service Management. Uit datzelfde onderzoek werd al snel duidelijk dat schoonmaakaanbesteding niet duidelijk, eenduidig en objectief zijn op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Genoeg ruimte voor verbeteringen dus.
Werkzaamheden loskoppelen in een aanbesteding
Nog iets om over na te denken tijdens het opstellen van een schoonmaakaanbesteding, is het wel of niet loskoppelen van specialistische werkzaamheden. Wil je één contract met één overkoepelend schoonmaakbedrijf die verantwoordelijk is voor alles op het gebied van reiniging? Dus inclusief specialistisch vloeronderhoud, glas- en gevelonderhoud en levering van sanitaire supplies? Of ga je liever in zee met verschillende partijen die allemaal gespecialiseerd zijn in hun eigen vakgebied? In dat geval kun je de verschillende werkzaamheden bijvoorbeeld in een apart perceel aanbesteden. Het kost misschien iets meer (papier)werk, maar het kan je zowel geld besparen, als meer tevredenheid opleveren.
Weten wat de voordelen hiervan zijn? Lees dan eens deze verhalen:
- Mike Hogenkamp: “Koppel vloeronderhoud in aanbestedingen los van schoonmaak”
- Robert Hompes: “Glas en gevel is veel meer dan een getal in een aanbesteding”
Termijn van contracten
Ook moet er worden nagedacht over het contracttermijn. Het kiezen voor korte contracten heeft voordelen. Zo kan je om de 2 of 3 jaar opnieuw bekijken wat de mogelijkheden zijn. Is het wel of niet de moeite om over te schakelen op een andere partij? Maar er kleven ook nadelen aan het switchen van partner, vooral als de lijntjes met het bedrijf dat je inschakelt kort zijn. Is dat bij een nieuwe aanbieder ook het geval? En hoeveel tijd neemt het in beslag voor de inwerkperiode volbracht is?
Digitaal aanbesteden
Voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden is het sinds 1 juli 2017 verplicht om de gehele procedure digitaal te laten verlopen. Deze verplichting geldt voor zowel aanbestedende diensten als speciale sectorbedrijven. Volledig digitaal aanbesteden kan via TenderNed, of een van de andere aanbestedingsplatforms. Volledig digitaal aanbesteden beperkt het risico op procedurele fouten en scheelt tijd en geld.
Weet met wie je in zee gaat
Binnen de schoonmaakbranche bestaan verschillende keurmerken en certificaten. Door ondertekening van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onderschrijven opdrachtgevers, werkgevers, werknemers en intermediairs in de schoonmaak- en glazenwasserbranche de visie en uitgangspunten voor verantwoordelijk marktgedrag. Ze leiden tot een duurzame verankering op hoog niveau van professionaliteit, kwaliteit en omgangsvormen in de branche. Het OSB-Keurmerk brengt de kwaliteit en betrouwbaarheid van schoonmaak- en glazenwasserbedrijven in beeld. Bij dit keurmerk zijn opdrachtgevers ervan verzekerd dat zij brede vakkennis hebben, de administratie op orde hebben, belasting en premies betalen, eerlijk zaken doen en over de juiste verzekeringen beschikken. Bedrijven worden jaarlijks gecontroleerd of zij nog steeds voldoen aan de gestelde eisen. Het keurmerk van Schoonmaken is een Vak (SieV) is ontwikkeld door en voor ondernemers in de schoonmaakbranche met als doel het uitstralen van betrouwbaarheid, betrokkenheid, vertrouwen, professionaliteit- en goed ondernemerschap voor opdrachtgevers, onderaannemers en eigen medewerkers.
Lees meer over het opstellen van een schoonmaakaanbesteding:
- Opgeruimd staat (niet) netjes: heraanbesteding leidt tot ontslag schoonmaakster
- Kwaliteit en sociaal aspect steeds belangrijker bij aanbesteden schoonmaak
- Goed aanbesteden van schoonmaak: “Het is mensenwerk!”
- Schoonmaakaanbestedingen: De goede weg is ingeslagen, maar we zijn er nog niet
Als schoonmaakbedrijf inschrijven op een aanbesteding
Heb je een aanbesteding op het oog, vraag dan de stukken op en beoordeel de criteria. Als je in aanmerking wilt komen voor een aanbestede opdracht, dan moet je hierop inschrijven. Je volgt daarbij nauwkeurig de instructies uit de aanbestedingsstukken. Als de opdracht aan jou gegund wordt, sluit je een contract af met de aanbestedende overheidsorganisatie. Dit kan ook een contractverlenging of raamovereenkomst zijn.
Regionale schoonmaakbedrijven en aanbestedingen
Het is een algemeen beeld in de schoonmaakbranche: het gros van de regionale schoonmaakbedrijven laat Europese aanbestedingen het liefst links liggen. Ook facilitair adviesbureau Seiso zag dit gebeuren bij de schoonmaakopdrachten die zij in de markt zet en vroeg zich af waarom dat zo is. En natuurlijk: hoe ze daar verandering in kunnen brengen. Sanne Kooijman, student Facility Management aan de HAN, ging op onderzoek uit.
De belangrijkste redenen waarom regionale schoonmaakbedrijven vaak niet inschrijven zijn:
- De manier waarop het kwalitatieve aspect beoordeeld en becijferd word
- Er worden heel vaak standaardvragen gesteld in een bestek
- De omvang van de betreffende opdracht
- De gevraagde referenties bij aanbestedingen
- Interne capaciteit en competentie
- De kans van slagen (lees: winnen)
Het artikel met uitleg over deze redenen én de aanbevelingen aan opdrachtgevers en adviesbureaus die daaruit voortvloeien, lees je hier: >> Waarom schrijven regionale schoonmaakbedrijven niet in op Europese aanbestedingen?
Samen inschrijven voor een schoonmaakaanbesteding
Naast de aanbevelingen uit het onderzoek van Seiso, is het ook een optie voor kleinere, regionale of MKB schoonmaakbedrijven om gezamenlijk in te schrijven op een schoonmaakaanbesteding. Dat is ook wat Roy Odekerken van facily LAW heeft gedaan voor een aanbesteding van de Nationale Politie. Met succes.
Hij legt uit hoe dat in zijn werk ging: “We creëerden een nieuwe entiteit, een onderneming zoals je wilt, waarvan de deelnemende mkb-ondernemers aandeelhouder zijn. In die nieuwe entiteit, een special purpose verhicle genaamd, zit ook een bedrijfsbureau om de daadwerkelijke aansturing van de mkb-bedrijven op te pakken. Met daarin een aanspreekpunt voor de opdrachtgever. De mkb-ondernemers kunnen naar rato van hun diensten in de opdracht aandeelhouder zijn, maar andere verdelingen zijn ook denkbaar. Ze kunnen bij een conflict uit de entiteit stappen, maar moeten dan hun aandelen als eerste aanbieden aan de overige aandeelhouders. Dit om problemen te voorkomen als er onenigheid is. Zo’n exit regeling is belangrijk om gedoe te voorkomen, maar in essentie is deze samenwerking natuurlijk gestoeld op onderling vertrouwen tussen de mkb-ondernemers.”
Schoonmaakaanbesteding gewonnen: wat nu?
Het verlossende telefoontje is eindelijk daar. Na veel tijd te hebben gestoken in een goede inschrijving op een aanbesteding, krijg je de schoonmaakopdracht gegund. Gewonnen! Maar wat nu? Want dan begint eigenlijk het echte werk pas… Alex Bor is tendermanager/accountmanager bij het Volendamse Succes Schoonmaak en neemt ons mee in de belangrijke periode die volgt direct na het allereerste gunningsbericht. “Over het algemeen bestaat het implementatieteam uit ongeveer tien man en meestal spreken we van een termijn van acht weken, volgens de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Maar de duur van het termijn is geen gegeven en is afhankelijk van verschillende factoren.”
Alles over het implementatieproces en de opstart lees je hier >> Schoonmaakaanbesteding gewonnen: wat nu?
Overname van personeel bij een aanbesteding
Als je een aanbesteding in de wacht sleept, krijg je zeer waarschijnlijk te maken met overnameverplichtingen. Artikel 38 lid 2 van de CAO bepaalt dat de werkgever die door contractwisseling een object verwerft, aan de werknemers die op het moment van de wisseling op het object werkzaam zijn een arbeidsovereenkomst zal aanbieden. Bij de beantwoording van de vraag op welk moment de aanbiedingsplicht ontstaat, dient de overige inhoud van artikel 38 te worden betrokken. Onder a is bepaald dat het bedrijf dat een object verliest, binnen vijf werkdagen nadat aan het bedrijf bekend is geworden dat het object wordt verloren, een opgave aan het verwervende bedrijf verstrekt van de werknemers als bedoeld in art. 38 lid 2 CAO. Het bedrijf dat een object verwerft moet een arbeidsovereenkomst aanbieden binnen vier weken na ontvangst van de informatie van de verliezende werkgever, maar niet later dan tien werkdagen voor de ingangsdatum van het contract (art. 38 lid 8 onder b CAO). Daaruit volgt dat de verplichting tot aanbieding van een arbeidsovereenkomst ontstaat voordat met de uitvoering van het contract wordt begonnen.
LEESTIP: Is er bij overname uit faillissement wel of geen sprake van een contractwisseling?
Een aantal zaken die geregeld moeten worden tijdens implementatieproces:
- Overname huidig personeel
- Op zoek naar extra personeel, indien nodig
- Opleidingen van personeel op orde
- Materialen en middelen op orde
- Objectboek maken
- Huidige kwaliteit controleren
- Eventueel een nulbeurt uitvoeren
- Opstart >>Materialen en middelen: Opstarten is een militaire operatie
Na de schoonmaak aanbesteden: Contractmanagement
Als het volledige aanbestedingstraject is doorlopen en het nieuwe schoonmaakbedrijf inmiddels is gestart met haar dienstverlening, dan is het belangrijk om de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer goed te onderhouden. Dit zodat beide partijen tevreden blijven tijdens de gehele contractlooptijd. Het zou immers zonde zijn als er vanwege ontevredenheid binnen een paar maanden moet worden heraanbesteed.
