Maar eerst: wat zijn onderhandse aanbestedingen? Dat zijn niet openbare inkoopprocedures die de overheid moet volgen. Er is daarbij een onderscheid tussen een enkelvoudige en een meervoudige onderhandse aanbesteding. Bij een enkelvoudige aanbesteding vraagt de overheidsinstantie slechts één bedrijf een offerte in te sturen. Bij een meervoudige aanbesteding wordt die vraag gesteld aan doorgaans drie tot vijf ondernemers.
Hoe wordt je uitgenodigd?
Hoe zorg je ervoor dat jij bij die selectie voor een onderhandse aanbesteding zit? Oftewel, hoe zorg jij dat jij in beeld bent bij ambtenaren van de overheid, zodat zij denken aan jou wanneer zij gaan aanbesteden? Inkoopadviseur Chris Verkade van de gemeente Apeldoorn geeft vijf tips.
1. Verdiep je in de overheid
Als je in aanmerking wilt komen voor de levering van diensten bij de overheid, moet je als bedrijf natuurlijk wel aansluiten bij de plannen. Kijk dus in je omgeving wat er in de beleidsplannen staat en kijk of je hierop kunt inspelen. Is de gemeente bijvoorbeeld van plan om een zero-emissiezone in te stellen? Maak je wagenpark dan honderd procent elektrisch. Zo ben je voorbereid en laat je zien dat jouw beleid op belangrijke punten aansluit bij het beleid van de overheidsorganisatie.
2. Verkoop jezelf
De meest directe manier om jezelf zichtbaar te maken, is door simpelweg contact op te nemen met de afdeling inkoop van de overheidsorganisatie waar je wel aan de slag zou willen. Vertel wie je bent en wat je voor hen kunt betekenen. Ook is dit dé manier om in het bedrijvenregister te komen. Dit is een lijst die sommige overheidsinstellingen hanteren waarop geïnteresseerde bedrijven bij elkaar staan met een beschrijving van hun producten en diensten. Vraag of je hierin kunt worden opgenomen, zodat ze weten dat ze je kunnen benaderen als er een opdracht is.
3. Zorg voor een duidelijke website
En inkopper, maar wel een belangrijke. Veel inkoopafdelingen zullen een overzicht bijhouden welke bedrijven in aanmerking komen voor een opdracht, maar ze zoeken daarnaast ook via het internet naar geschikte partijen. Zorg er dus voor dat je website aantrekkelijk en duidelijk is; noem de dienst die je levert, plaats goede referenties en noem de gemeente, regio en de naam van het regionaal samenwerkingsverband van het gebied waarin je actief bent.
4. Bezoek beurzen en bijeenkomsten
Ga naar bijeenkomsten en ontmoet daar overheden die voor jou interessant zijn. Hier deel je kennis en laat je jezelf zien. Veel overheden organiseren ook marktdagen, waarbij opdrachtgevers en ondernemers kennis en ervaringen uitwisselen over een bepaald onderwerp.
5. Deel informatie
Actief je informatie delen is ook een mooie manier om de bekendheid van je bedrijf te vergroten. Let hiervoor op of overheden in je omgeving vragen om marktconsultaties. Deze gaan vaak vooraf aan aanbestedingen en zijn een manier voor een organisatie om vooraf informatie op te halen uit de markt. Openbare marktconsultaties vind je terug op tenderned.nl. Hier kun je meldingen instellen, zodat je direct een seintje krijgt als er een consultatie in jouw vakgebied openstaat.
Ten slotte laat Verkade weten dat je je niet te snel moet laten afschrikken door grote opdrachten. Ook als een opdracht te groot is voor jouw bedrijf alleen, betekent dat niet dat je direct kunt stoppen. Kijk welke samenwerkingsverbanden je aan kunt gaan met andere bedrijven in de regio en schrijf je samen in op de aanbesteding.
Bron: KvK
