E-procurement is simpelweg de digitalisering van het purchase-to-payproces dat plaatsvindt tussen jou en je leveranciers. Manutan, het voormalige Overtoom, is niet alleen leverancier van een breed assortiment producten, maar houdt zich ook bezig met het begeleiden van klanten in het digitaliseringsproces. Daar is een aparte afdeling voor opgericht, waar Van Hoegee manager van is. 'Het is ons dagelijks werk.'
Onboarding kernactiviteit
En daarbij staat onboarding centraal. Niet van medewerkers, maar van leveranciers: 'Onze kernactiviteit is het onboarden van ons als leverancier in de inkoopsoftware van onze klanten. Dan gaat het niet alleen om adresgegevens, maar ook om het integreren van alle producten en processen die volgen uit de aankoop bij de leverancier. Wij koppelen onze verkoopsystemen met de inkoopsystemen van de klant, zodat het proces vlekkeloos en volledig digitaal kan verlopen.'
Systemen koppelen is echter een klein onderdeel van wat er op een organisatie afkomt die serieus met supplier onboarding aan de slag wil, zo waarschuwt Van Hoegee, want het kan betekenen dat je je eigen proces compleet anders moet gaan inrichten. 'Je moet met de nieuwe software daadwerkelijk gaan inkopen bij leveranciers, die dus ook aan het systeem moeten worden toegevoegd. Wij zien dat veel bedrijven daarmee worstelen; er zijn organisaties met wel 3.000 leveranciers. Moet je die allemaal in de software toevoegen? Dat is geen doen.'
Leveranciersbestand analyseren
Een uitdaging is dus om je leveranciersportefeuille strategisch te benaderen, zodat je de juiste leveranciers kunt onboarden in je software. Dat is cruciaal om ook echt rendement te halen uit je investering, want hoe meer transacties je in de nieuwe software kunt doen, hoe meer efficiëntiewinst je boekt. Stap één is volgens Van Hoegee dat je in kaart brengt welke leveranciers je allemaal hebt. 'Wie zijn je strategische leveranciers? Welke leveranciers worden vanuit routine gebruikt? Zo krijg je een hoog overzicht op je leveranciersportefeuille. Met name in het deel waar de routineleveranciers zitten, zal het aantal heel hoog zijn. De spend die je daar hebt, ook wel longtailspend genoemd, wil je onderbrengen bij een leverancier die een breed assortiment kan bieden.'
Door je leveranciers zo in te delen kom je erachter welke van hen je wilt onboarden en in welke segmenten je kunt opschonen. Leveranciers bij wie je weinig bestelt, daar wil je vanaf. 'Daarmee wordt je leveranciersportefeuille en supplier-onboardingscope veel kleiner. En bovendien bespaar je daarmee ook kosten in het beheren van je leveranciers', schetst Van Hoegee de eerste winst van zo’n actie.
Consultancyrol
Leveranciers die voor jou van strategisch belang zijn, moeten wél meekunnen in je digitaliseringsslag. Kunnen de geselecteerde leveranciers de aangeschafte technologie ondersteunen? Manutan kan dit in alle 17 Europese landen waarin zij actief is. 'Wij kunnen technologisch alles ondersteunen wat in de markt beschikbaar is. En bovendien wijzen wij een projectmanager toe die tijdens het gehele traject aanspreekpunt is. Dan kun je veel sneller schakelen. Er is bij ons altijd één contactpersoon voor het onboardingsproces.'
Van Hoegees team kijkt niet naar producten, maar naar hoe ze het inkoopproces van de klant zo goed mogelijk kunnen inrichten. 'We vervullen een soort consultancyrol voor bedrijven die er nieuw mee aan de slag gaan. Door samen een geautomatiseerd purchase-to-pay-proces te creëren ontstaat er veel meer een partnerrelatie dan alleen een leveranciersrelatie. Voor ons als leverancier is dat ook belangrijk, want zo kunnen wij ook onze processen automatiseren.'
Snel en goed geholpen
Dat neemt niet weg dat Manutan specialist is op het gebied van de longtail-spend met een breed assortiment. 'We kunnen alles leveren wat je nodig hebt voor je dagelijkse bedrijfsvoering. Die producten zijn niet uniek', erkent Van Hoegee, 'maar met onze mensen en technologie kunnen wij automatiseringsmogelijkheden en optimale klantenservice bieden die juist in die longtail belangrijk zijn. Want eigenlijk wil je zo weinig mogelijk tijd besteden aan producten in de longtail; niet bij aanschaf, maar ook niet als het een keer misgaat en er service nodig is. Je wilt snel en goed geholpen worden en daar zijn wij gewoon goed in.'
Meer controle
Dat nog veel organisaties te maken hebben met een wildgroei aan leveranciers, heeft te maken met inkoopprocessen die vaak nog niet goed zijn ingericht en inkoop die gedaan wordt door mensen die geen idee hebben welke leveranciers er gecontracteerd zijn. 'Een goed proces neerzetten en daar de gecontracteerde leveranciers in aanbrengen is dus belangrijk.' Van Hoegee noemt nog een tweede factor: 'Bedrijven richten zich nog te vaak op de headspend, dus de strategische categorie. De longtail, ook wel C-categorie, krijgt weinig aandacht omdat daar maar een relatief klein deel van je spend zit. Maar door een inefficiënt proces zitten daar veel verborgen kosten. En juist daarom investeren onze klanten in de inkoopsoftware. Het is best een grote uitgave, maar daarmee krijg je wel meer controle over wat er gekocht wordt en waar.'
Zo weet je met een goed ingericht systeem dat alle inkoop ook echt gecontracteerd is. Dat zorgt op drie punten voor winst, legt Van Hoegee uit. 'Je hebt geen maverick buying meer en je contracten worden beter, omdat je uitgaven bij de gecontracteerde partijen toenemen. Bovendien krijg je veel beter zicht op wat je uitgaven precies zijn en hoe ze zijn verdeeld.'
In een oogopslag duurzaamheid controleren
Van Hoegee stipt nog aan dat duurzaamheid ook een belangrijk argument is om je inkoopproces eens grondig aan te pakken en te digitaliseren. 'Het wordt steeds belangrijker om in beeld te krijgen hoe duurzaam je toeleveringsketen is. Er zijn veel platforms waarop je je bestellingen kunt doen, maar daarbij heb je geen inzicht in wie nu eigenlijk de leverancier is van het product en hoe duurzaam die opereert. Manutan zorgt altijd dat de leveranciers met wie wij werken, aan de MVO-eisen voldoen. Wij hebben ons eigen scoremodel PEIS ontwikkeld, vergelijkbaar met het nutriscore-systeem, zodat je meteen ziet hoe hoog het product scoort op 16 verschillende punten op het gebied van duurzaamheid. En daar wordt iedereen beter van.'
Dit artikel is gesponsord door Manutan.
