Wie had dat ooit kunnen denken? Wij niet in elk geval. Dat blijkt maar weer als we een editie van Bedrijfshuishouding, de voorloper van Service Management, uit april 1985 openslaan. Dan zien we de kop: ‘Automatisering binnen het schoonmaakbedrijf’. Want er was groot nieuws! Nadat schoonmaakbedrijf Hago in de jaren ’80 was begonnen met de automatisering van de calculatie-afdeling, had het schoonmaakbedrijf ook een heuse digitizer/meettafel geïntroduceerd.
Digitalisering kan zorgen voor een besparing van tot wel 20 procent én maakt het schoonmaakwerk ook nog eens leuker en gemakkelijker
Software voor ruimtecalculatie
“Het principe van dit instrument is gebaseerd op het opmeten van coördinaten op de tekening en het door de software hieruit afleiden van lengtematen en oppervlakken”, zo valt er te lezen in het artikel van 35 jaar geleden. Een plotter printte vervolgens de gemeten ruimte op een A4-tje. Dit kon dan worden gebruikt door degene die de ruimtes opmat om te controleren of hij alle ruimtes had gehad.
En, hoe innovatief, de software gaf zelfs ruimtenummers aan op de prints. De calculator kon er dan vervolgens op zijn beurt mee aan de slag en “het één en ander in de computer verwerken.” Een voorspelling van de auteur: “het ligt in de lijn der verwachting dat in de toekomst de meettafel gekoppeld zal worden aan de computer waarin de calculatie-programmatuur is gestopt.” Daar heeft de schrijver in elk geval wel gelijk in gekregen…
Leestip: Het belang van inmeten en correcte ruimte- en glasstaten
Digitalisering diep doorgedrongen in de schoonmaak
Inmiddels is de digitalisering tot diep in de schoonmaak doorgedrongen. Denk daarbij niet alleen aan apps, sensors of robots, maar bijvoorbeeld ook aan volledig geautomatiseerde schoonmaakprocessen, (loon)administratie en facturatie, of aan digitale urenregistratie, logboeken en objectboeken. Een paar digitale nieuwigheden op een rij.
Einde van administratieve rompslomp
Roy Ploum, directeur van Hago Next en daarvoor bij Vebego verantwoordelijk voor het ontwikkelen van nieuwe (online) communicatie- en businessmodellen, vertelde tegen Service Management over de app @lly waar hij in 2010 al mee aan het testen was: “Toen heb ik het hele huis volgeplakt met QR-codes. In deze mobiele app worden met behulp van QR-codes of NFC-stickers alle schoonmaakwerkzaamheden geregistreerd.”
Hiermee wordt het schoonmaakproces volledig transparant en komt er een einde aan alle administratieve rompslomp. Naast het directe contact met de schoonmaker worden opdrachten of calamiteiten gemakkelijk via de app gecommuniceerd. Na uitgebreide testen, onder andere door schoonmakers op de werkvloer, werd de app doorontwikkeld en groeide uit tot een succes.
Van aanwezigheidsregistratie tot digitale salarisstroken
Maar er zijn vele andere apps en software met toegevoegde waarde voor de branche. Denk hierbij aan het interactieve systeem voor tijd- en aanwezigheidsregistratie van CleanJack. Speciaal ontwikkeld voor schoonmakers en managers van schoonmaakbedrijven, die daardoor op ieder moment precies weten wie waar aan het werk is. Maar hiermee ook opdrachten naar schoonmakers kunnen sturen, planningen kunnen maken en klachten sneller kunnen afhandelen.
Er zijn vele apps en softwaretoepassingen met toegevoegde waarde voor de branche.
Of denk aan FacilityApps, gespecialiseerd in het ontwikkelen van schoonmaakapps voor operationele werkprocessen op locatie. Bijvoorbeeld door sensoren te plaatsen om werkprocessen inzichtelijk te krijgen en door continu te monitoren. Of aan sanitairleveranciers die werken met systemen die data verstreken over inhoud, verbruik en gebruiksfrequentie van handdoeken-, zeep- en toiletpapierdispensers.
Processen volledig transparant, georganiseerd en gautomatiseerd
Maar daarmee zijn we er nog lang niet. Zo brengt AaRiverside onder de naam ItsClean software op de schoonmaakmarkt voor zowel de organisatorische, bedrijfsmatige als administratieve processen in een schoonmaakbedrijf. Daarmee kan het schoonmaakbedrijf zien wie waar hoeveel uren heeft gemaakt, die uren goed- of afkeuren en op basis daarvan de salarisstrookjes op de portal zetten die medewerkers kunnen downloaden. Nocore maakt software om commerciële, operationele en financiële processen te automatiseren en softwareleverancier Leviy biedt een app die het volledige schoonmaakproces voor projecten organiseert.
Sensoren zorgen voor passende schoonmaak
Het werd al eventjes kort aangestipt bij het benoemen van FacilityApps: sensors, of sensoring. Een goede toepassing van digitalisering voor slimmer en efficiënter gebouwbeheer. Een mooie best practice uit de praktijk op dit gebied is BeSense, een samenwerking tussen schoonmaakbedrijf CSU en Heijmans.
Zo plaatsten Heijmans en CSU ongeveer 500 sensoren in het hoofdkantoor van Aegon, waarmee inzicht wordt verkregen in bezetting, benutting, CO2, temperatuur, geluid, lichtintensiteit en luchtvochtigheid op werkplekken. Aan de hand van deze informatie lopen CSU’s schoonmaakmedewerkers met een tablet hun schoonmaakroute en verrichten waar nodig werkzaamheden. De schoonmaakwerkzaamheden worden dus passend afgestemd op de data verkregen via de sensoren.
Aan alleen data heb je niks
Op basis van de data geleverd uit sensoren, kan het schoonmaakbedrijf acties in gang zetten. Dat zijn zogenoemde ‘als-dan-regels’. Die vertellen dat een bepaalde actie moet worden ondernomen als gevolg van een bepaalde waarde. Een voorbeeld: als je ziet dat het gaat regenen (de waarde), dan moet er een grotere droogloopmat voor de entree worden gelegd (de actie). Of als het CO2-gehalte te hoog is, moet er een raam opengezet worden. Of als een toilet enorm drukbezocht is, moet het extra schoongemaakt en nagelopen worden.
Leestip: Wel of niet schoonmaken: De winst van sensoren bij Aegon
Sensoren leveren dus nuttige data op, maar daarbij is het wel belangrijk dat het schoonmaakbedrijf of de facilitair manager die data goed analyseert en interpreteert. Zodat je uiteindelijk ook écht iets met die gegevens kunt. Zodat dat omgezet kan worden naar goede en efficiënte acties. Want aan data alleen heb je niks.
Data-gedreven schoonmaak kent veel voordelen
Schoonmaken op basis van data, zoals hierboven beschreven, wordt ook wel (heel creatief) data-gedreven schoonmaak genoemd. Maar wat levert dat nu eigenlijk precies op? Volgens de experts achter BeSense, zorgt het er ten eerste voor dat schoonmakers efficiënter te werk kunnen gaan. Ze hoeven hun dag niet langer in te delen op basis van gevoel of routine, maar kunnen data over gebouwgebruik als leidraad nemen. Ze hoeven niet eerst te checken of ruimtes een schoonmaakronde nodig hebben, maar kunnen die kennis simpelweg uit de data halen. Geen onnodige werkzaamheden meer dus.
Data-gedreven schoonmaak kan de tevredenheid en beleving van gebouwgebruikers verbeteren
Ten tweede kan data-gedreven schoonmaak de tevredenheid en beleving van gebouwgebruikers verbeteren. Schoonmakers weten immers precies waar zij nodig zijn en waar niet. Zo kunnen ze er dus heel goed voor zorgen dat gebouwgebruikers nooit meer misgrijpen (naar bijvoorbeeld toiletpapier of zeep) en dat gebruikte ruimtes direct weer schoongemaakt worden. En als laatste kan er een stuk gerichter gestuurd worden op het optimaliseren van schoonmaak. Wanneer wordt het druk en moet de schoonmaakintensiteit omhoog? En waar blijft er tijd over om andere zaken op te pakken?
LEES OOK: ‘De schoonbeleving is op basis van data enorm verbeterd’
Schoonmaakopleidingen ook steeds meer digitaal
Een speciale tak van sport in de schoonmaak waar de digitalisering inmiddels ook voet aan de grond krijgt, is opleiding. Verschillende grote schoonmaakopleiders werken momenteel al met vormen van online leren of het zogenoemde blended learning, een combinatie van zowel online als offline leermethoden.
Schoonmaakbedrijven innoveren op gebied van opleiding
Maar daar houdt het niet bij op. Zo introduceerde schoonmaakbedrijf Gom afgelopen jaar virtual reality in haar eigen bedrijfsopleidingen. Hiermee kunnen de leerlingen 360 graden rondkijken in bijvoorbeeld een hotelkamer of een operatiekamer. Ze staan er als het ware middenin. Via interactieve info-points zien medewerkers binnen de VR-omgeving aanvullende foto’s met informatie. Hierdoor wordt de opleiding niet alleen realistischer, maar krijgt het ook een ‘fun-element’. Geen droge lesstof meer dus.
Ook schoonmaakbedrijf Asito ziet de toegevoegde waarde van digitalisering voor het opleiden van haar personeel en lanceerde de ‘rolkwalificatie-app’. Deze app is speciaal ontwikkeld om schoonmaakkrachten in zorginstellingen op te leiden en te kwalificeren. Elke medewerker volgt verplicht de rolkwalificatie hygiëne en reinigen, de overige kwalificaties zijn afhankelijk van de werkplek (bijvoorbeeld OK, laboratorium). Is de medewerker opgeleid, dan volgt een toets die wordt afgenomen met behulp van de app. De behaalde rolkwalificaties worden vervolgens automatisch vastgelegd in het personeelsdossier van de medewerker.
Nog genoeg ruimte voor verdere digitalisering
Er zijn inmiddels tal van mooie voorbeelden van digitalisering uit de schoonmaakpraktijk op te noemen. Maar een kanttekening is wel op zijn plaats, want er is nog genoeg ruimte voor verdere digitalisering. Zo heeft bij lange na nog niet elk schoonmaakbedrijf de digitalisering omarmd en kijkt menigeen vooral nog de kat uit de boom.
Dat het nemen van de eerste stap op weg naar digitalisering voor sommige schoonmaakbedrijven én hun werknemers een flinke drempel kan zijn, bleek wel uit de allereerste webinar van Service Management: ‘Hoe geef je digitalisering in de schoonmaak vorm?’ Dirk Tuip, CEO van FacilityApps en Sev Smits Technisch Directeur bij Nocore, adviseerden toen om vooral klein te beginnen. “Ga dingen uitproberen”, raadde Tuip aan. “En vanuit daar kun je kijken welke feedback je krijgt. Maak het eerst klein en breidt het van daar uit.” Smits vulde aan: “Je moet niet de fout maken om alles in een keer te willen doen. Zorg eerst dat het behapbaar is en daarna kun je gaan opschalen. Dan heb je de grootste kans van slagen.” En pas als iets goed werkt, dan kun je verder.
De sprong in het diepe waard
De schoonmaak digitaliseert inmiddels in rap tempo. Van de schoonmakers op de werkvloer naar het management op het hoofkantoor en via de opleidingen: we kunnen er niet meer omheen. Niet zo vreemd, aangezien in de webinar ook nog even werd benoemd dat digitalisering zou kunnen zorgen voor een besparing van tot wel 20 procent. En niet alleen dat, want het maakt het schoonmaakwerk ook nog eens leuker en gemakkelijker. Schoonmaker blij, schoonmaakbedrijf blij én opdrachtgever blij. Dat is wel een sprong in het diepe en een investering waard, toch?
