Wat komt er allemaal kijken bij een Europese aanbesteding? En hoe zorg je ervoor dat je alle stappen goed doorloopt? Op uitnodiging van Luchthaven Schiphol, dat binnenkort een grote tender uitschrijft , gaf aanbestedingsexpert Theo van der Linden tips en tricks aan een zaal vol schoonmaakspecialisten.
Schiphol spreekt tot verbeelding in schoonmaakland
Amsterdam Airport Schiphol spreekt tot de verbeelding in schoonmaakland, zoveel is wel duidelijk. Vooruitlopend op een grote aanbesteding die in het vierde kwartaal van 2017 naar buiten wordt gebracht, organiseerde de luchthaven een marktsessie. Maarten van der Scheer, Manager Inkoop bij Schiphol: “We gaan de schoonmaak van alle kantoren en overige gebouwen, behalve de terminal, aanbesteden. Deze bijeenkomst is bedoeld om de markt beter te leren kennen, te horen wat er leeft en om algemene vragen over de luchthaven te beantwoorden.” Het is de eerste keer dat Schiphol op deze manier het contact met de schoonmaakbranche opzoekt.
Aanbesteden schoonmaak niet voor iedereen gesneden koek
“We zijn uiteraard benieuwd of er veel interesse is en welke vragen er leven bij schoonmaakbedrijven.” Daarnaast is de marktsessie ook bedoeld om een deel van de bezoekers op weg te helpen. “We merken dat inschrijven op een grote Europese aanbesteding lang niet voor alle bedrijven gesneden koek is. Dat ze zich misschien af laten schrikken. Deze groep willen we graag op weg helpen en wegwijs maken in deze wereld”, vertelt Frank Jonkman, Inkoper Facilities bij Schiphol. Schoonmaak kantoren en gebouwen “Naast vliegveld-gerelateerde gebouwen, hebben we op Schiphol een groot aantal kantoren en overige gebouwen die opnieuw worden aanbesteed. We willen alvast een voorproefje geven op die tender”, legt Jonkman uit. De aanbesteding heeft betrekking op al het commerciële vastgoed en om de gebouwen waar de facilitaire diensten van Schiphol zetelen.
Een voorproefje op de aanbesteding van zo’n 100.000 vierkante meter
Het gaat in totaal om zo’n dertig objecten, vertelt Jonkman aan de zaal. Schiphol Real Estate omvat ongeveer 65.000 vierkante meter en twintig objecten. Kantoren die hieronder vallen zijn onder meer WTC Schiphol Airport, The Base en Avioport. Ook de schoonmaak van de objecten waar de eigen bedrijfsonderdelen gehuisvest zijn, 35.000 vierkante meter in totaal, wordt aanbesteed. De exacte grootte van de percelen en precieze invulling volgen later. In Q4 van dit jaar verschijnt de aanbesteding op TenderNed. In het tweede kwartaal van 2018 staat de afronding en gunning gepland. Het contract gaat dan ook in. De schoonmaakdienstverlener zal samen gaan werken met Fortrus (Schiphol Real Estate) en met Kien (Facilitaire Diensten). “We geven nu alvast een voorproefje op de aanbesteding. Wat we vooral willen is dat we zoveel mogelijk partijen bereiken en de hele markt weet dat er een tender aankomt. We zijn op zoek naar de beste dienstverlener en de beste dienstverlening. Door middel van deze bijeenkomst kunnen we er extra ruchtbaarheid aan geven.”
Aanbesteden is geen overheidsdingetje
De grote schoonmaakpartijen weten hun weg in aanbestedingsland wel te vinden, maar kleinere bedrijven lopen geregeld tegen barrières aan als ze aan de slag gaan met (Europese) aanbestedingen. Aanbestedingsspecialist Theo van der Linden houdt zich al twintig jaar bezig met aanbestedingen en kent het klappen van de zweep. “Vroeger wisten mensen niet wat ik deed. Nu worden ze boos als ik vertel wat ik doet. Aanbestedingen zijn lang niet voor iedereen een hobby”, begint hij grappend. “Aanbesteden is geen overheidsdingetje. Dat wordt nog wel eens gedacht. Vroeger werd altijd ingekocht op de laagste prijs. Daar wilden we met z’n allen vanaf. Al in de jaren vijftig begon Shell met het toepassen van een andere methode, waarbij ook andere zaken naast de prijs mee gingen spelen. Het ging niet meer om de goedkoopste aanbieder, maar om de partij die de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit aanbood.”
In de wetgeving verankerd
Sinds de jaren negentig zijn aanbestedingen ook in Europees verband geregeld en in de wetgeving verankerd. Toch zijn de meeste tenders nationale aangelegenheden. “Helemaal op het gebied van schoonmaak. Het idee achter een aanbesteding is dat het eerlijk gebeurt en dat belastinggeld eerlijk wordt uitgegeven. De opdracht moet transparant zijn, openbaar gepubliceerd worden en iedere partij heeft daarbij recht op dezelfde informatie. Het proces moet bovendien objectief worden beoordeeld, door een team van deskundigen.”
Opdrachtgever vaak geen verstand van schoonmaken
Waar het volgens Van der Linden vooral om draait is om niet te vergeten wie de specialist is. “Een opdrachtgever heeft vaak geen verstand van schoonmaken. Jij bent de expert. Presenteer je ideeën op een duidelijke manier. Denk goed na over wat je opschrijft en hoe je dat doet. Maak gebruik van helder Nederlands en vermijdt bijzinnen. Zinnen langer dan elf woorden zijn al te lang.” Vakjargon is bovendien uit den boze. “Elk vakgebied heeft z’n eigen taal, maar die taal hoort niet thuis in een inschrijving. Zorg ervoor dat werkelijk iedereen, zelfs de grootste leek, weet waar je het over hebt. Vergeet vooral niet te vermelden waarom je iets op een bepaalde manier doet en hoe je je daarmee onderscheidt van de rest. Waarom moet een partij juist bij jou aankloppen?”
Tot laatste moment wachten is slechte tactiek
Geregeld wachten inschrijvers nog wel eens tot het laatste moment met inschrijven. Een slechte tactiek, aldus Van der Linden. “Elektrisch indienen is heel handig, maar pas op! TenderNed heeft nog wel eens kuren. Ik ken de nodige voorbeelden waarbij het uploaden zo lang in beslag nam, dat de inschrijving niet op tijd binnen was. TenderNed ligt er bovendien nog wel eens uit. Neem geen risico en vermijd een last minute-inschrijving. Je zou niet het eerste slachtoffer zijn. En dan is al het werk voor niets geweest.” Van derLinden drukt de gasten op het hart dat ze vooral niet bang moeten zijn voor een Europese aanbesteding. “Het spel van aanbesteden kan hartstikke leuk zijn. Ga uit van je eigen kracht en stel je onderscheidend vermogen centraal. Je moet inschatten wat een goed plan is voor een specifieke aanbesteding. Waar heeft de opdrachtgever behoefte aan en hoe kun jij daarop inspringen? Dat is de kunst en de uitdaging.”
Organisatie tevreden over voorproefje aanbesteding
Dat de komende aanbesteding leeft in de markt, blijkt niet alleen uit de prima opkomst, maar ook uit de antwoorden op de vragen die worden gegeven aan het eind van de sessie. Van de 50 bezoekers vinden 47 de sessie nuttig. 35 overwegen om in te schrijven op de tender die binnenkort wordt gepubliceerd. Kortom, positieve geluiden bij de organisatie. “We zijn tevreden over de opkomst en blij met de serieuze belangstelling. Daarmee is deze marktsessie absoluut geslaagd. We zien alle inschrijvingen en alle goede ideeën natuurlijk te zijner tijd graag tegemoet!”, sluit Van der Scheer af.
Lees ook:
Schiphol nodigt schoonmaakorganisaties uit voor marktsessie
Aanbesteden schoonmaak Schiphol: nieuw model
Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten
