Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk geeft op haar website via een terugblik inkijk in het aanbestedingsproces.
In 2019 startte een projectorganisatie met een uitgebreide marktverkenning om te onderzoeken welke mogelijkheden er allemaal zijn. De projectorganisatie bestond uit een stuurgroep en een projectteam. Het projectteam bestond weer uit drie specialistische kernteams voor respectievelijk Organisatie, Sociale duurzaamheid en Milieuduurzaamheid.
Uitvraag opgesplitst
De uitvraag werd opgesplitst in hardware, supplies en services, daarmee hebben ze de traditionele markt doorbroken en ontstond er meer concurrentie. Reden hiervoor was dat er door overnames slechts twee à drie multinationals in de markt opereren die totaaloplossingen aanbieden. Door het op te splitsen kregen ook bedrijven die geen totaaloplossing bieden een kans om in te schrijven.
De drie aanbestedingen zijn wel zo met elkaar verbonden dat ze samen de totaaloplossing verzorgen. Inmiddels tonen andere aanbestedende diensten ook interesse voor het concept zoals dit projectteam het op de markt zette.
>> Lees ook: Goed aanbesteden van schoonmaak: “Het is mensenwerk!”
De drie aanbestedingen
Er werden drie aanbestedingen uitgezet voor de drie verschillende productgroepen. Binnen deze aanbestedingen was ook veel aandacht voor innovatie, milieu en sociale duurzaamheid, bijvoorbeeld de milieutechnische doorontwikkeling van nieuwe en gebruikte hardware, waarbij het voorkómen van vervanging het uitgangspunt was.
Aanbesteding sanitaire supplies – hardware
De producten in deze aanbesteding worden in principe eenmalig geleverd en bevestigd. Zijn de producten kapot? Dan worden ze gerepareerd of vervangen.
Aanbesteding sanitaire supplies – supplies
Dit zijn producten die frequent geleverd worden. De Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) of de externe schoonmaakdienstverlener vult de hardware producten met deze verbruiksartikelen en zorgt voor een continue bevoorrading op maat.
Aanbesteding sanitaire supplies – Services
In deze aanbesteding gaat het om het wisselen en reinigen van schoonloopmatten en van damesverbandcontainers en het vervangen van vullingen van luchtverfrissers.
Proof of concept
Na een marktconsultatie om de ideeën te toetsen werden de aanbestedingen op 2 december 2019 gepubliceerd. Er kwamen 20 inschrijvingen binnen. Na de bekendmaking van de voorlopige gunning, volgde een Proof of Concept (PoC) procedure: voldoen de aangeboden producten (hardware en supplies) daadwerkelijk aan de gestelde eisen en het aangebodene? Bij deze PoC waren zowel eindgebruikers als schoonmakers en medewerkers van de CMS betrokken. Na alle beoordelingen en controles, volgde de definitieve gunning en ondertekening van de overeenkomsten.
Voor de 3 aanbestedingen zijn de volgende 5 partijen geselecteerd:
- Hardware: Carel Lurvink B.V. en Wemaco GVC
- Supplies: CWS Nederland B.V. en King Nederland B.V.
- Services: CWS Nederland B.V. en Elis Nederland B.V.
