Kantoren horen levendig te zijn willen ze van toegevoegde waarde zijn van organisaties. Slechts 16% van alle kantoordagen is de bezetting op kantoor zodanig dat er een levendige omgeving ontstaat. Concreet betekent dit dat het kantoor maar 40 dagen per jaar echt levendig is. We moeten anders kijken naar de bezetting van kantoren willen deze hun nut voor de organisatie behouden.
Het kantoor is maar 40 dagen per jaar echt levendig”
Kantoor als verbinder, aanjager van samenwerking en cultuurdrager
Waarom maken zoveel organisaties zich zo druk over hoeveel dagen medewerkers op kantoor zijn? Organisaties zijn bang voor verlies van binding met de organisatie, verbinding met de cultuur van de organisatie en samenwerking. Organisaties zien het kantoor als verbinder, aanjager van samenwerking en een belangrijke cultuurdrager.
Een vereiste is dan wel dat er voldoende medewerkers zijn om ook daadwerkelijk verbinding mee aan te gaan. Een te leeg kantoor waar je medewerkers moet zoeken fungeert niet als katalysator van de organisatiecultuur en levert ook geen verbinding op.
Randvoorwaarde voor verbindend kantoor: bezetting tussen 50 en 85%
De randvoorwaarde voor een verbindend kantoor is een bezetting tussen de 50 en 85%. Onder de 50% is er sprake van een stil kantoor en deze wordt zelfs ‘dood’ als die onder de kritische grens van 25% daalt. Boven de 85% wordt een kantoor als druk ervaren.
Op zoek naar de 'sweet spot'
Het gaat er dus om de ‘sweet spot’ te vinden tussen van het maximaliseren van de levendige kantooruren en het minimaliseren van het overbevolkte kantoor.
Onder de 50% is sprake van een stil kantoor en deze wordt zelfs ‘dood’ als die onder de kritische grens van 25% daalt”
Organisaties moeten sturen op levendige kantoren
Veel organisaties worstelen met de vraag of de bezetting van het kantoor te laag is of dat het kantoor te groot is. Het antwoord is waarschijnlijk beide.
Organisaties moeten niet sturen op gemiddelde of piekbezetting. Ze moeten sturen op levendige kantoren die hierdoor daadwerkelijk bijdragen aan datgene waarvoor het kantoor bedoeld is namelijk als goede plek om samen te werken en om samen onderdeel te zijn van de organisatie.
Het kantoor is dood, leve het levendige kantoor!
Door: Harold Coenders, Chief Strategy Officer bij Colliers.
Harold is gespreksleider van de ronde tafel 'Is het kantoor te groot of de bezettingsgraad te laag? (zie sessie 3) tijdens het Facto Congres 2024 op 19 september. Deelnemers: Bart-Jan Lijnkamp (Achmea), Dick Plomp (TNO), Amanda Siebrands ING Nederland) en Luc Smits (LSI Real Estate).
Ook interessant
- Bob van Dixhoorn (manager Huisvesting en FM bij CIZ): ‘Bezetting op regiokantoren is 10 tot 15%’
- Hybride werken bij RDW: ‘Nog geen ingrijpende beslissingen om nieuwe werkomgeving te creëren’
- Essent verbouwt hoofdkantoor (19.600 m2): ‘Met de nieuwe inrichting brengen we de menselijke maat weer terug’
- NS past kantoorinrichting aan: minder arbo-werkplekken, meer samenwerk- en overlegruimtes
