De zorg ontzorgen; dat was de opdracht die OLVG, Westerveld en Alpheios voor hun kiezen kregen. De zorgprofessionals kregen namelijk steeds meer administratieve taken, waardoor ze minder tijd aan de echte zorg konden besteden.
Ondersteuning bij piekmomenten
“We hebben meermaals het net opgehaald bij de verpleegafdelingen. Waar hebben jullie behoefte aan? Wat hebben jullie nodig om jullie werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren?”, vertelt Esther Damen, facilitair manager bij OLVG. Ook kwamen verschillende afdelingen, van de verpleging en interne diensten tot aan schoonmaak en food and beverage, bij elkaar om vast te stellen hoe de gemiddelde werkdag van een zorgmedewerker eruitziet. Wat komen ze allemaal tegen? Waar krijgen ze mee te maken? Waar lopen ze tegen aan?
Damen vertelt: “Daar werden een aantal knelpunten duidelijk. Zo bleek dat op de momenten dat de druk voor de verpleging heel hoog ligt, er van alles tegelijk gebeurt terwijl er eigenlijk maar weinig ondersteuning is.” Tussen vier en zeven uur is bijvoorbeeld een standaardmoment waarop veel patiënten uit het ziekenhuis worden ontslagen. Maar rond die tijd vindt ook de wissel van dag- naar avondploeg van de verpleging plaats. En veel schoonmaakmedewerkers zijn dan al naar huis. “De avondploeg zat daardoor vaak met de gebakken peren”, aldus Damen.
"De ontslagpiek was om twee uur, terwijl het schoonmaakteam om negen uur klaarstond."
“Of neem de longafdeling: daar was de ontslagpiek juist om twee uur, terwijl het schoonmaakteam om negen uur klaarstond”, voegt Eileen Huits, projectleider van OLVG daaraan toe.
Tijdverspilling
“Daarnaast bleek dat er veel tijd verloren ging aan administratie en wachten”, vertelt Huits. “We zagen al snel dat er veel kansen lagen op het gebied van automatisering en slimmer werken. Om op die manier de processen soepeler en vraaggerichter te laten verlopen en de tijdverspilling eruit te halen.”
Tekst gaat hieronder verder
Verschillende processen
De beddenschoonmaak na ontslag van patiënten werd als eerste onder de loep genomen met het project Bed Fit. OLVG heeft twee hoofdlocaties: Oost en West. Dat waren eerder twee aparte ziekenhuizen tot zij in 2015 fuseerden. Toch werkten de twee locaties nog met verschillende processen. Zo ook voor de schoonmaak van bedden. De ene locatie kende een lappendeken aan systemen. De bed- en desinfectieschoonmaak moesten aangevraagd worden via een ander systeem dan het elektrisch patiëntendossier, waarin de informatie over de patiënten verwerkt wordt. De schoonmaak moest de aanvraag vervolgens verwerken in hun eigen systeem. “Hier ging veel tijd verloren voor zowel de zorg- als schoonmaakafdelingen”, aldus Huits.
"De verpleging moest een lijst met kamernummers voor de schoonmaak op de balie neerleggen."
De andere locatie werkte zelfs nog met een briefjessysteem. De verpleging moest een lijst met kamernummers voor de schoonmaak op de balie neerleggen. Maar door drukte werd dat nog weleens vergeten, waardoor de schoonmaakmedewerkers moesten wachten op de zorg totdat ze alle kamers langs waren gegaan op zoek naar bedden die gereinigd moesten worden.
In één systeem
Kortom: dat kon beter. “De verpleging werkt altijd in het elektronisch patiëntendossier (EPD) van Epic”, vertelt Damen. “We dachten: waarom wordt de schoonmaak eigenlijk niet gelinkt aan datzelfde systeem? De EPD-dienst kwam toen met de mogelijkheid om de schoonmaakmodule in het EPD in gebruik te nemen, waardoor je direct op het ontslagritme kan inhaken.”
Sophie Terburg, Locatiemanager OLVG Oost van Westerveld, legt uit: “Onze schoonmaakmedewerkers hebben een smartphone met daarop een speciale app van het EPD. Als een patiënt wordt ontslagen, krijgen de schoonmakers daar automatisch een melding van. Ze kunnen precies zien welk bed, in welke kamer en op welke etage ze moeten schoonmaken.”
Niet van hot naar her
Haar collega Liesbeth van Kampen, Locatiemanager OLVG West vanuit Westerveld, voegt daaraan toe: “Het systeem denkt verder mee en kijkt bijvoorbeeld ook naar logistiek. Als een schoonmaakteam op een bepaalde etage aan het werk is en er komen op diezelfde verdieping bedden vrij, dan zet het systeem die bedden bovenaan de takenlijst. Zodat de medewerkers dat meteen kunnen oppakken en niet eerst naar een andere etage hoeven.”
"Schoonmakers kunnen direct heel gericht naar de juiste kamer, naar het juiste bed gaan."
Ze vertelt dat de schoonmakers dan ook erg blij zijn met het nieuwe systeem. “Ze hoeven niet meer van hot naar her, maar kunnen direct heel gericht naar de juiste kamer, naar het juiste bed.”
Minder menselijke fouten
De koppeling met Epic wordt niet alleen voor beddenschoonmaak gebruikt, maar ook voor desinfecties. Terburg: “Als patiënten met een bepaalde infectie in het ziekenhuis hebben gelegen, zoals MRSA of het coronavirus, dan moet hun hele kamer worden gedesinfecteerd als ze het ziekenhuis verlaten. Elke infectie heeft zijn eigen protocol en die zijn allemaal in het systeem gezet. Als de verpleging invult om welke infectie het gaat, dan krijgt de schoonmaak automatisch de juiste desinfectieopdracht zodra de patiënt is ontslagen.”
“Dat werkt veel veiliger”, zegt Damen. “Want het vermindert menselijke fouten of verkeerde beslissingen. Voorheen kwam een verpleegkundige weleens een vieze kamer tegen en vroeg dan een grote desinfectie aan, terwijl dat natuurlijk niet de bedoeling is. Nu gaat het allemaal automatisch vanuit het EPD. Niemand hoeft er nog over na te denken.”
Van taakgericht naar vraaggestuurd
Een ander voordeel van deze digitaliseringsslag is dat de voorspelbaarheid toeneemt. Huits: “Eerder hadden we weinig zicht op wanneer precies de druktepieken waren. Dat verschilt niet alleen per dag, maar soms ook per uur en per afdeling. Doordat we nu veel data verzamelen, worden de patronen duidelijk en kunnen we hierop sturen. Zo kan het schoonmaakpersoneel beter ingezet worden op de juiste momenten.”
Damen: “Dat past ook bij de ontwikkeling die je momenteel in heel schoonmaakland ziet, waarbij meer vraaggestuurd wordt gewerkt in plaats van taakgericht. Je moet er als schoonmaakteam zijn op het moment dat je nodig bent. Dat heeft grote gevolgen voor de inzet van personeel, want het is best een gepuzzel om dat voor elkaar te krijgen. Doordat we nu inzicht hebben in wanneer de piekmomenten zijn, lukt dat steeds beter.”
Trots en zelfstandig
Project Bed Fit draagt ook bij aan de trots van de schoonmaakmedewerkers. “Voor onze medewerkers is het een groot voordeel dat hun rol nu aantoonbaar is”, vertelt Terburg. “In het verleden maakte een verpleegkundige soms zelf even snel een bed schoon, omdat het teveel rompslomp was om de beddenschoonmaak aan te vragen. De schoonmakers ervaarden dat vaak als kritiek, alsof zij de schoonmaak niet goed of snel genoeg deden. Dat gebeurt nu niet meer. De schoonmakers zijn trots op hun werk en kunnen nu ook laten zien: kijk, dat hebben wij gedaan.”
"De schoonmakers stralen zelfstandigheid uit en lopen rechterop."
“De trots van de schoonmaakmedewerkers groeit”, ziet ook Damen. “Vroeger moesten ze vaak aan iemand van de verpleging vragen welk bed ze moesten schoonmaken of wat ze konden doen. Nu kunnen ze volledig zelfstandig hun werk doen, zonder dat ze hoeven te wachten op instructie. Dat stralen ze ook uit. Ze lopen rechterop. Dat heeft op zijn beurt ook weerslag op hoe de verpleging tegen de schoonmaak aankijkt. Die zíen die zelfstandigheid en dat dwingt nog meer respect af.”
Uitbreiding
Nu wordt het systeem alleen nog gebruikt voor de beddenschoonmaak, desinfecties en cytostaticaschoonmaak, maar als we vragen naar de mogelijkheden voor uitbreiding worden de partners meteen enthousiast. Legionellapreventie, schoonmaak van OK’s, gordijnenreiniging, periodieke schoonmaak of de dagelijkse schoonmaak van verpleegafdelingen… Ze noemen tal van opties.
“Volgens mij kan de zorg nog veel meer ontzorgd worden”, zegt Birgitte Engelen van Alpheios. “Het is een continue zoektocht naar hoe de schoonmaak nog beter op de zorgprocessen kan aansluiten. Zodat we gezamenlijk, als een soort integraal team om de patiënt heen, kunnen zorgen voor de best mogelijke zorg. Want dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait in een ziekenhuis.”
