‘Datagestuurde schoonmaak betekent dat we feitelijke informatie gebruiken om onze processen te optimaliseren’, begint Snijders haar uitleg. ‘Traditioneel gezien wordt er voor een opdrachtgever vaak voor elke dag evenveel uur ingepland, terwijl het gebruik van een pand fluctueert. Met data kunnen we daarop inspelen door trends uit het verleden om te zetten in verwachtingen voor de toekomst.
'Als we een hoge vervuiling verwachten, kunnen we meer uren of medewerkers inplannen. En bij een lage vervuiling kunnen we misschien afschalen of juist andere werkzaamheden inplannen die je het liefst op een rustig moment doet, zoals stofzuigen of dieptereiniging van het sanitair. Zo kunnen we anticiperen, in plaats van reageren op wat er gebeurt in een gebouw.’
De juiste capaciteit op het juiste moment
‘Aan de hand van data kunnen we zorgen voor de juiste capaciteit en de juiste werkzaamheden op het juiste moment’, legt de innovatiemanager uit. Ze illustreert dit met een voorbeeld over beddenschoonmaak in een ziekenhuis. Analyse van historische gegevens toonde aan dat de aanvragen voor beddenschoonmaak vrijwel altijd na 9 uur ’s ochtends binnenkwamen – als de arts zijn ronde had gedaan.
'Terwijl de schoonmaakploeg om 8 uur begon. Die shift hebben we daarom een uur opgeschoven, zodat we beter aansluiten op het proces van de klant. Daarnaast bleek uit de data dat de meeste patiënten op vrijdag worden ontslagen. Om hierop in te spelen, hebben we de schoonmaakcapaciteit op die dag uitgebreid.’
Autonomie van medewerkers
Kortom, gebruik data om de capaciteit op orde te krijgen zodat medewerkers genoeg tijd hebben om hun werk te doen. ‘Maar laat ze wel zelf inschatten wat ze moeten schoonmaken’, adviseert Snijders met klem. ‘Gebruik de data niet om medewerkers tot in detail te vertellen wat ze moeten doen, bijvoorbeeld door ze een plattegrond mee te geven waarop staat aangegeven welke ruimte wel of niet schoongemaakt moet worden. Dat kunnen zij zelf ook heel goed inschatten. Medewerkers werken vaak al langere tijd in een pand, waardoor ze precies weten wat er nodig is. Je haalt de autonomie van je medewerkers weg als je ze van hot naar her achter piepjes aan laat rennen. Bovendien werkt dat niet efficiënt.’
Stabiele kwaliteitsbeleving
Een veelvoorkomende misvatting is dat datagestuurd schoonmaken automatisch leidt tot kostenbesparingen. ‘Het doel is niet om minder uren te werken, maar om de uren die we hebben in te zetten op de momenten dat ze het hardst nodig zijn. Met als belangrijkste resultaat een stabielere beleving van kwaliteit’, aldus Snijders.
Als voorbeeld noemt ze een luchthaven waar Asito verantwoordelijk is voor de schoonmaak. Het schoonmaakbedrijf analyseerde data over passagiersaantallen bij de gates en ontdekte dat er ’s ochtends anderhalf keer zoveel reizigers zijn als in de middag. Toch waren beide schoonmaakploegen even lang ingeroosterd. Tegelijkertijd werd duidelijk uit tevredenheidsonderzoeken dat de passagiers de toiletten ’s ochtends minder schoon vonden dan ’s middags.
Snijders: ‘Daarom besloten we om de schoonmaak te laten meebewegen met het aantal passagiers. Concreet betekent dit dat er ’s ochtends meer medewerkers worden ingepland. En dit werpt zijn vruchten af: waar de passagiers in de oude situatie ’s ochtends 7 procent minder tevreden waren dan in de middag, is dat verschil nu afgenomen tot 2 procent’, zegt Snijders. ‘De beleving van de schoonmaakkwaliteit is dus stabieler geworden.’
Lagere werkdruk
Een ander belangrijk voordeel van deze manier van werken, is dat de werkdruk voor schoonmaakmedewerkers afneemt. ‘Op drukke momenten moeten schoonmaakmedewerkers heel hard rennen om al het werk gedaan te krijgen’, zegt de innovatiemanager. ‘Maar doordat we nu beter kunnen inschatten wanneer het extra druk wordt, kunnen we zorgen voor extra capaciteit. Daardoor neemt de werkdruk voor de medewerkers af.’
Ze concludeert: ‘Als we de schoonmaak laten meebewegen met het daadwerkelijke gebruik van een gebouw, profiteren zowel de klant als de medewerkers. Uiteindelijk leidt dat tot een schonere omgeving én een efficiëntere manier van werken.’
