“Waar begint het? Bij de basis”, zegt Verkuijlen resoluut. “De basis moet op orde zijn, anders heeft het helemaal geen zin om te starten met welke vorm van digitalisering dan ook.” Nocore neemt schoonmaakbedrijven die willen digitaliseren, en dat zijn er steeds meer weet Spuij, dan ook bij de hand. “Het is essentieel om eerst de bestaande situatie in kaart te brengen. Wat is er al, en wat wil de klant? Losse modules en daarbij losse boekhouding en een salarispakket? Of toch één integraal systeem, zoals Nocore Facilitair of ItsClean?”
AaRiverside
Nocore Group heeft door de overname van AaRiverside twee software platformen: Nocore Facilitair voor het midden- en de bovenkant van de markt en Nocore ItsClean voor het midden- en de onderkant van de markt, legt Verkuijlen uit. Hij laat daarnaast weten dat Nocore samen met branchevereniging SieV kijkt naar een gezamenlijke oplossing voor de kleinere schoonmaakbedrijven met maar een handjevol medewerkers. “Dat zijn de bedrijven die werken met een eigen boekhouder die alleen al bergen werk heeft aan de verloning. Er zijn zo veel verschillende cao’s, dat maakt dat deze boekhouder vaak niet de volledige in en outs kent van de schoonmaakbranche.”
Financiële-, uur- en loonprocessen automatiseren
Nocore kan de bedrijven hierin ontzorgen. Of beter, de software van Nocore kan zowel de kleinere als de grote schoonmaakbedrijven hierin ondersteunen. “Wij bieden met Nocore Facilitair en ItsClean een volledige softwareoplossing waarmee klanten hun financiële-, uur- en loonprocessen volledig kunnen automatiseren”, legt Verkuijlen uit. De software wordt aangeboden in de cloudomgeving van Microsoft. Verkuijlen: “Hierdoor kunnen wij optimaal onze klanten van dienst zijn en helpen wij hen ook mee met het veiligstellen van de data.”.
“Voor klanten die moeite hebben om het verloningsproces zelf te doen bieden wij een ‘loonbureau’ aan, die de volledige verloning conform de cao voor hen verzorgt. Nocore biedt klanten daarbij een helder prijsbeleid. Huren en/of kopen van de software is verleden tijd, de klant betaalt een vast bedrag per verwerkt uur en hiervoor neemt men het hele pakket van A t/m Z af. Handig, hierdoor weten zij precies waar ze aan toe zijn.”
‘Ransomsoftware die de computer van medewerkers gijzelt, of zelfs het hele systeem platlegt, komt tegenwoordig vaak voor. Het is de ziekte van het internet.’
Facility Apps
Bedrijven digitaliseren aan de ‘achterkant’ hun financiële-, uur- en loonprocessen, maar ook aan de ‘voorkant’ worden werkvloerprocessen gedigitaliseerd en geautomatiseerd. “Slim schoonmaken wordt belangrijker. Innovaties als mensen tellen in de ruimtes, de inzet van sensoren en het tracken van de schoonmaakkar komen vaker terug. Maar ook het digitaliseren van het werkproces is key. Wij ondersteunen dat met onder meer Nocore FacilityApps. Eén van de meest gebruikte apps is de werkbonnenapp. Hierdoor heeft elke medewerker zijn/haar werkbon digitaal en kan deze direct worden afgetekend en met voor en na foto worden teruggestuurd aan kantoor. Zodra deze bon is getekend en geaccordeerd, kan deze direct worden gefactureerd zonder extra handelingen te hoeven verrichten”, aldus Spuij.
Een van de laatste ontwikkelingen is dat Nocore Facility Apps een nieuwe module zal lanceren die het laagfrequent plannen tot kinderspel maakt. Verkuijlen: “Het was nog nooit zo gemakkelijk om voor de rayonleiding zijn of haar planning ‘on the spot’ op de tablet aan te passen. Eén systeem voor het kantoor en één app voor de schoonmaker/rayonleiding, via onzichtbare koppelingen werkbaar gemaakt.” Volgens hem heeft corona heeft de digitalisering binnen schoonmaak in een stroomversnelling gebracht. “Het moet efficiënter en bedrijven willen alles tegenwoordig gewoon goed in kaart hebben. Het ziekteverzuim bijvoorbeeld, maar ook de klant- en medewerkersdossiers, urenregistratie en de projectadministratie (om de margeontwikkeling per project te kunnen monitoren, red.).”
Recruitment is essentieel
In de aanpak stelt Nocore altijd een kernteam samen met onder meer de directie en het management van de verschillende afdelingen binnen het bedrijf. “Human resources zit daar ook altijd bij, omdat we zien dat recruitment van essentieel belang is voor schoonmaakbedrijven. En ook dat proces kunnen we digitaliseren”, verzekert Verkuijlen. Als Nocore met de schoonmaakbedrijven om tafel zit en de mogelijkheden schetst, dan opent dat de ogen, erkent hij. “Dan moeten we ze vaak afremmen. Start bij de basis en bouw van daaruit de oplossingen uit. Dat kan eenvoudig, omdat onze software modulair is opgebouwd en met modules kan worden uitgebreid met aanvullende opties.”
Integraal digitaal platform
In de ideale situatie werkt het schoonmaakbedrijf volgens Spuij met één integraal digitaal platform, waar alle informatie en alle functionaliteiten samenkomen. Van digitale urenverwerking tot aan onboarden van nieuwe medewerkers én slimme Internet of Things-oplossingen. “Maar”, waarschuwt hij, “schoonmaakbedrijven moeten altijd kritisch kijken hoe ze de ‘digitale organisatie’ inrichten. Er moet bijvoorbeeld aandacht zijn voor cybersecurity. Ransomsoftware die de computer van medewerkers gijzelt of zelfs het hele systeem platlegt, komt tegenwoordig vaak voor. Het is de ziekte van het internet, internetcriminelen weten de zwakte van iedere IT-omgeving altijd te vinden.”
Verkuijlen vult aan: “Zeker voor schoonmaakbedrijven is digitale veiligheid belangrijk. Ze werken veel met persoonsgegevens, en daar gelden vanwege de nieuwe AVG- privacywetgeving strenge regels voor. Ze moeten niet alleen veilig worden opgeslagen, er moet ook via een autorisatieproces duidelijk zijn wie er allemaal toegang hebben tot de gegevens. Om dit te kunnen waarborgen is onze organisatie ook ISO-gecertificeerd.”
Procesmatig invullen
Dat laatste betekent dat Nocore hoge eisen stelt aan informatiebeveiliging. “Klanten die bij ons in de cloud werken vertrouwen ons hun data toe. Daarom hebben wij een structuur opgezet voor informatiebeveiliging op basis van de ISO 270001-norm”, aldus Spuij. ISO 27001 is wereldwijd de meest gebruikte norm voor informatiebeveiliging en heeft als doel om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie binnen de organisatie zeker te stellen. Spuij: “ISO 27001 maakt aan onze stakeholders (klanten, leveranciers, belangenverenigingen, brancheorganisatie, enz.) duidelijk dat cyber security hoog op onze agenda staat en dat wij serieus met klantgegevens omgaan. Heel belangrijk.”
Dit artikel is gesponsord door Nocore
