Mariska de Korte, Operations Support Manager Vebego, is het daar roerend mee eens: “Met het deelproject ‘Capaciteit op orde’ hebben we gezocht naar een manier om het aantal ingevulde diensten te verhogen. Speerpunt daarbij is om de wekelijkse wisselende vraag naar flexkracht structureel beter in te vullen.”
Mariska, Marcel en Operationeel Manager Vebego Arie de Neef kwamen eind 2023 met een onorthodox plan. Arie: “We hebben voorgesteld om te werken met twee uitzendpartners in plaats van één en dat in een open en transparante samenwerking. Waarbij de leveranciers niet in concurrentie met elkaar zijn, maar zich juist richten op wederzijds succes.”
Van theorie naar praktijk
De twee dienstverleners met wie Vebego de pilot in Den Haag aangaat zijn Actief Werkt! en JobsXL. Mariska: “Met beide partijen hebben we al een goede ervaring. Toch was het even spannend, want deze manier van samenwerken is voor iedereen nieuw. Wat kun je samen doen om de diensten optimaal in te vullen?” Marcel vult aan: “Uitgangspunt is dat niet wij de werkzaamheden verdelen, maar dat Actief Werkt! en JobsXL onze vraag zelf samen afstemmen om collectief honderd procent te scoren.”
Het is aan Senior manager Inhouse services Sarah van den Berk van Actief Werkt! en directeur JobXL Rita de Kuyper om één en ander te concretiseren. Sarah: “Dat we samen een grotere flexpool tot onze beschikking hebben, is natuurlijk de eerste winst. Tweede winstpunt is dat we in overleg met Mariska nu werken met een nauwkeurigere forecasting vanuit Vebego. In de wekelijkse uitvraag voor de week erop, hebben we voortaan tot vier weken vooruit beter zicht op wat ons op basis van de roosters, het seizoen en historische data te wachten staat.”
Ook dagelijks kortere lijn
Rita: “In aanvulling op scherper plannen, zijn we vervolgens in praktijk pragmatisch. Is er sprake van onverwacht verzuim door ziekte dan zien we in een gedeelde Whatsapp-groep samen de vraag voor flexibele vervanging binnenkomen. We bepalen direct welke kandidaten we hebben en wie de beste match is, waarmee we ook dubbel werk in het benaderen van kandidaten voorkomen. Wie dan uiteindelijk de meeste kandidaten levert, wisselt per week, de ene keer zij, dan weer wij, het is 50-50. We hebben samen hetzelfde doel en er is een goeie wisselwerking. Tegelijk is de samenwerkingsvorm ook ideaal als er sprake is van onverhoopte uitval bij onszelf. Samen met Actief Werkt! lossen we dergelijke uitval snel op. Vebego ondervindt daar geen hinder van.”
Bijvangst
Het resultaat van de pilot mag er zijn, binnen twee maanden wordt de beoogde honderd procent bezetting van de flexschil daadwerkelijk behaald. Zélfs terwijl de vraag ten opzichte van dezelfde maanden in het jaar ervoor is gestegen. Bovendien is er sprake van zeer wenselijke bijvangst. Mariska: “Omdat we niet langer zoveel tijd en energie kwijt zijn aan de focus op kwantiteit, én omdat we nu vaker de keus uit meerdere kandidaten hebben, kunnen we sterker op drijfveren en talent selecteren. Meer tijd draagt ook bij aan een andere ambitie van Beter Slim Schoon om met aandacht, zorg en doorontwikkeling nieuwe collega’s beter te onboarden en binden.”
Maken de leveranciers zich geen zorgen dat hun aandeel in het geheel zo uiteindelijk verkleint? Yvette van der Linden, Accountmanager Actief Werkt! kan daar kort over zijn: “Ons succes staat of valt met het succes van de klant. Gaat het Vebego voor de wind, dan profiteren we daarvan mee. Samen met JobsXl kunnen we de grotere vraag aan én het percentage vervulde vacatures is gestegen. Dit is goed nieuws, ook omdat we er dankzij de efficiëntere organisatievorm minder tijd aan kwijt zijn.”
Win-win
Rita: “Door het verhogen van de klanttevredenheid stijgt verder de relevantie en continuïteit van onze dienstverlening. De pilot in Den Haag breiden we daarom nu uit naar Rotterdam en Leidschendam. En er zijn voorzichtige plannen voor verdere verspreiding, dus wie weet waar we daarna nog naar uitwaaieren. Hoe dat vervolg ook uitpakt, we zijn er klaar voor.”
“We zijn allemaal blij met de samenwerking”, concludeert Mariska. “Juist óók voor de flexcollega’s. Zowel JobsXL als Actief Werkt! kunnen langer vooruitplannen en zo meer zekerheid en duidelijkheid bieden aan deze belangrijke doelgroep. Ook dat sterkt ons vertrouwen dat de aanstaande, altijd drukke, vakantieperiode er zonnig uitziet.”
