FM in 2025: Drie facility managers over stijgende kosten en consuminderen

Tekst: Elske Muis*

De facilitaire kosten zijn de afgelopen jaren fors gestegen en waren nog nooit zo hoog als nu, blijkt uit de Netherlands Facility Costs Index 2024 van FMN. De grootste stijgers? Energiekosten, gebouwonderhoud en personeel.

Bertil Hulleman, facility manager op het Alfa-College Hardenberg en docent voor de opleiding ‘facilitair leidinggevende’, merkt in het onderwijs een toename in kosten van huisvesting.
'Wij leiden echt iedereen op, van jong tot oud. We moeten goed letten op een optimale roostering, zodat we het pand optimaal kunnen gebruiken. Wie zit er overdag en wat kan ’s avonds? De kosten stijgen en dat vraagt naar een andere manier van lesgeven en een andere manier van het indelen van lokalen en kantoren. Bijvoorbeeld niet alle lokalen zomaar inzetten, maar rooster technisch goed indelen.'

Sander Lapré, facility manager bij FMHaaglanden en bestuurslid bij Facility Management Nederland, ziet in de publieke sector personeelskosten, bouwkosten en kosten voor beveiliging als groeiende last.
'Een belangrijk aandachtspunt is beveiliging, vooral bij overheidsstructuren. Beveiliging op IT-gebied is natuurlijk breed. Dat gaat over datamanagement, databeheersing en het beveiligen van systemen. Maar ook fysieke beveiliging wordt een penibele zaak. Daar zie je een tekort aan mensen en veel aanvragen. Ook de bouwkosten baren zorgen. Vroeger kostte een timmerman bijvoorbeeld twintig euro, nu is dat tarief gelijk aan dat van een consultant. Dat zijn wel zorgen en kostenposten.'

Yvonne Nieland, facility manager bij GGZ Centraal, neemt in de zorgsector een sterke stijging in energie-, voeding- en personeelskosten waar.
'Mijn begroting bedraagt 33 miljoen per jaar, waarvan een derde opgaat aan energie oftewel gas, licht, water en de daarbij horende techniek. Eten en drinken is natuurlijk ook een grote kostenpost, gerelateerd aan de NIBUD-richtlijnen, die in 2023 drie keer is opgehoogd. En de loonkosten van de uitvoering zijn meer dan de Nederlandse Zorgautoriteit indexatie gestegen.'

Mijn begroting bedraagt 33 miljoen per jaar, waarvan een derde opgaat aan energie”

Strategische kostenbeheersing

De stijgende kosten in facilitaire dienstverlening treffen verschillende sectoren, elk met hun eigen uitdagingen. Facility managers zullen nu creatiever moeten zijn in kostenbesparing en efficiëntie. 'Wij zijn nu al volop bezig met de begroting van volgend jaar', vertelt Nieland. 'Welke doelstellingen gaan we volgend jaar realiseren en welke stappen moeten we ondernemen om kosten te besparen?'

Alledrie zijn ze daar druk mee bezig. 'Op het gebied van beveiliging moeten we kritisch kijken', vindt Lapré. 'Hoe kunnen we beter samenwerken met andere partijen? Of wellicht binnen de eigen organisatie mensen opleiden en trainen?'
Hulleman: 'Wij zetten in op een ander soort beveiliging. Minder zichtbaar, maar wel werkend. We moeten proberen oplossingen te zoeken, omdat er minder fysieke beveiliging loopt.'

Catering is ook een punt van aandacht. 'Er moet elke dag gegeten worden. Wij faciliteren dagelijks rond de achthonderd maaltijden op alle locaties', vertelt Nieland. 'Wij proberen daar nu strakke afspraken met leveranciers over te maken. Maar we veranderen ook kleine dingen, zoals de keuze voor B- in plaats van A-merken.'

Ook in het onderwijs speelt dit. 'Ik denk dat we als facilitair managers ondernemerschap moeten laten zien', ziet Hulleman. 'Samenwerken, zoals met leveranciers, is veel belangrijker geworden. Hoe kun je dat zo effectief en efficiënt mogelijk inrichten? Zo doen wij inkopen, maar ook het onderwijs koopt in. Alles wat bij het onderwijs ‘over’ is, wordt verdeeld. Dit maakt dat je inkoop minder wordt. Daar kunnen we dus al een mooie slag maken. Dat is een mooie winst.'

Pijnpunten: personeel, schoonmaak en vierkante meters

Opvallend is dat alle drie de facility managers de krapte op de arbeidsmarkt en stijgende loonkosten als belangrijke zorgpunten noemen.
'De zorg heeft het lastig. Die gaan in de ondersteuning meer mensen inzetten', vertelt Nieland. 'Zij halen bijvoorbeeld goede mensen weg uit de schoonmaak om als zorgondersteuner in te zetten. Werven is overal lastig.'

Bertil Hulleman is nu bezig met een nieuwe aanbesteding voor de schoonmaak. 'We kijken nu goed naar wat we zelf kunnen en wat we willen uitbesteden. We willen een duidelijk onderscheid maken tussen standaardwerkzaamheden en gespecialiseerde schoonmaak.' Gerichter naar schoonmaakroosters kijken, drukt ook de kosten.

'Ik denk dat veel organisaties veel gerichter naar schoonmaak kunnen kijken', stemt Lapré in. 'Welke onderdelen van een pand worden wel frequent gebruikt, welke niet? Personeelskosten stijgen de pan uit. Maar ook het aantal mensen die het willen doen, wordt steeds minder. Dan moet je wel efficiënter gaan werken. Dat kan je doen door goede resultaatafspraken te maken met je leverancier.'

'De ontwikkeling van de arbeidsmarkt is natuurlijk een zorg', noemt Lapré. 'Daar sluit een andere zorg op aan: wat gaan we met al die vierkante meters doen, die we straks te veel hebben of helemaal niet meer nodig zijn?'
Bij Bertil Hulleman staat dit punt ook hoog op het prioriteitenlijstje. 'Ik evalueer nu echt: hoe zitten we in de vierkante meters? Welke opleidingen hebben we allemaal? Waar leiden we voor op? Ook wordt er meer thuisgewerkt. Hebben we dan al die kantoren nodig? En op welke dagen hebben we ze nodig?'
Bij het Alfa-College werken ze nu meer samen met andere scholen en instellingen, voor een slimmere inrichting van het onderwijs. 'We hebben bijvoorbeeld de ‘School in Company’, zo krijgt de horecaopleiding les bij een restaurant in de buurt en de zorgopleiding heeft lessen in het ziekenhuis. Het bedrijfsleven denkt zo mee met het onderwijs.'

Prioriteiten op een rij

De prioriteiten van facility managers verschuiven onder invloed van kosten en druk vanuit de markt. Nieland richt zich nu vooral op het hybride werken. 'Dat doen we door vierkante meters te reduceren. En te kijken hoe we ze beter kunnen benutten.'
Het betekent ook: inzetten op blended care. 'Dat is een combinatie van digitaal en face-to-face contacten. Behandelaars in de zorg krijgen flexplekken. We maken nu een plan hoe we dat gaan implementeren en kijken ook naar technische oplossingen, zoals reserveringssystemen.'

Technische ontwikkelingen benoemt Lapré ook als een van zijn prioriteiten. 'Wij zijn bezig met data en techniek, om te kijken hoe we dienstverlening kunnen vergroten en met name efficiënter maken. We kijken nu naar data gedreven zaken, oplossingen binnen smart buildings zoals informatiezuilen, waardoor je minder facilitaire mensen nodig hebt in het pand. Of voorspellende software, zodat je weet wanneer onderhoud nodig is. Zo kun je, met het oog op de toekomst, gerichter werken.'

'Mijn speerpunten zijn onder andere ‘flexibel inrichten’.  Dat je lokaal A ook naar B kunt inrichten. Of naar een extern pand kunt gaan', aldus Hulleman. 'Maar ook voeding is een punt. Denk aan meegaan met de seizoenen om daarop te besparen. En ook de techniek, welke systemen gaan we inzetten en uitbreiden? Een topdesk bijvoorbeeld, wat doen we ermee en wat doen we niet, en waarom?'

Duurzaamheid in facility management

Duurzaamheid wordt voor elke sector steeds belangrijker, vooral met de opkomst van ESG-criteria (Environmental, Social, Governance). Hoe houd je daar nog rekening mee, als je ook al moet schakelen bij capaciteit en kosten?
Lapré: 'Je moet wel in duurzaamheid investeren. Denk na over zaken zoals energiekosten. Hoe kan je die straks voorkomen op een groter gebied? Hoe kan ik als FM’er ervoor zorgen dat we duurzamer met een pand, met de mensen en de middelen omgaan?'

Op het Alfa-College werken ze ook aan de zogenoemde Global Goals. Die zijn zichtbaar gemaakt in het pand. 'Alles is gebaseerd op: hoe kunnen we het beter, maar vooral samen, doen? Bijvoorbeeld het vervangen van wegwerpbekers voor servies en de komst van de ‘bring your own cup’. We werken ook binnen alle scholen in Hardenberg, Hoogeveen en Groningen samen. Stel op de ene locatie zoeken ze een fiets voor onder het bureau, dan wordt daar onderling naar gekeken. We moeten op de centen letten, dus zo geven we minder uit en zorgen we beter voor het milieu door te hergebruiken.'

GGZ Centraal brengt haar energieverbruik in beeld. Nieland: 'Wij kijken nu waar de piekbelasting zit en of we die kunnen downsizen. Denk aan energiemanagement of zaken zoals het elektrificeren van ons wagenpark. Er komt een energierapport uit, die ons veel meer handvaten kan geven.'

Toekomst voor FM

Hoe blikken de drie managers vooruit op de ontwikkelingen in hun vakgebied?
'We zullen met elkaar moeten consuminderen', noemt Nieland. “Dat betekent in de zorg dat er een verschraling zal zijn in het aanbod en dat we moeten kijken naar wat onze mogelijkheden zijn. De omvang en de aard van de behandelingen zal anders worden.”
Hulleman: 'Ik leer mijn studenten om elke keer opnieuw te kijken naar wat de trends en ontwikkelingen zijn. De inzichten daaruit vertaal je naar de vaste onderdelen in kerntaken en werkprocessen. Zo leer je steeds vernieuwend te kijken naar je vakgebied.'

Lapré: 'De facility manager is de afgelopen jaren van een noodzakelijk kwaad naar een kennispartner toe gegaan. Wij zijn nu de partij met kennis over hoe we omgaan met kantoortuinen, ruimtes, duurzaamheid en het hybride werken. Dat is een goede ontwikkeling.'

De stijgende kosten en de druk op capaciteit vragen om nieuwe oplossingen, blijkt uit de gesprekken met de drie vakgenoten. Zij richten zich op ruimte-optimalisatie, strategische kostenbeheersing en het bevorderen van samenwerking. Alles om de druk te verlichten en en passant te verduurzamen. En daar hebben ze hun handen vol aan.

*Elske Muis is journalist bij Scherp Communicatie.