Coördinator schoonmaak Edwin van Alfen van Woonstede vertelt over de aanleiding om met TranspaClean te gaan werken: “We streven bij Woonstede naar duidelijkheid voor huurders en korte lijnen. Dat geldt ook voor de schoonmaak. Wij hadden behoefte aan een programma dat bewoners laat zien hoe vaak er wordt schoongemaakt, met welke frequentie dat gebeurt en of er eventueel bijzonderheden zijn."
"Daarnaast wilden we dat ze vragen, opmerkingen en complimenten rechtstreeks aan het schoonmaakbedrijf kunnen doorgeven. Zo voorkom je ruis als de meldingen bij ons binnenkomen die we moeten doorgeven aan het schoonmaakbedrijf. Ik kwam een artikel tegen over TranspaClean en dat leek ons een goede oplossing. Vervolgens hebben we een demonstratie gekregen, samen met ons schoonmaakbedrijf Asito.”
Test in vijf complexen
“Zowel Asito als wij waren enthousiast”, vervolgt Van Alfen. “Sommige contractmanagers hadden wel wat aarzelingen om over te stappen op een app, want zij waren erg vertrouwd met papieren dossiers. Maar ook zij hebben meegedaan en waren enthousiast. We besloten het systeem te gaan uitproberen in vijf complexen in Ede-Zuid. Daar hebben we ook de huismeesters bij betrokken en de woonconsulent. Deze is verantwoordelijk voor het verhuur- en sociaal beheer van de woningen. Via onze Huurdersbond deden enkele kritische huurders mee. Inmiddels zijn de proeven afgerond, met als resultaat dat we TranspaClean ook in andere gebouwen gaan introduceren.”
Transparante informatie
TranspaClean is ontwikkeld met de schoonmaakwerkzaamheden als uitgangspunt en dus niet om bestaande en ingesleten procedures te automatiseren. Er is gekeken naar vragen zoals: wat gebeurt er op de werkvloer, welke afspraken zijn gemaakt en wie is betrokken? Die informatie is voor iedereen die een rol speelt beschikbaar, dus voor de opdrachtgever, eventuele buurtbeheerders van woningcorporaties, gebouwgebruikers zoals bewoners of medewerkers in een kantooromgeving en uiteraard de schoonmaker zelf.
De schoonmakers hebben een takenlijst, een overzicht met welke werkzaamheden aan de beurt zijn. Zijn die uitgevoerd, dan komt er een vinkje achter. Achter zo’n aftekening zit een rapport met datum en tijdstip van uitvoering en eventuele bijzonderheden.
Opdrachtgevers krijgen heldere overzichten over wat er is schoongemaakt, het aantal meldingen dat gebouwgebruikers hebben gedaan, tegen welke problemen de schoonmakers aanliepen et cetera. Werken met een app is anders dan veel bedrijven gewend zijn, erkent TranspaClean. Om in de praktijk te kunnen ervaren of het systeem bevalt, biedt het bedrijf een gratis pilot aan waarbij het systeem op maat wordt ingericht.
Foto’s
In de app krijgen bewoners veel informatie over de schoonmaak. Zoals welke activiteiten zijn gepland, hoe vaak ze worden uitgevoerd en wat per onderdeel het gewenste eindbeeld is, zoals een schone entreehal. Bewoners kunnen instellen dat ze een melding krijgen als bijvoorbeeld de ramen zijn gelapt.
Bewoners kunnen instellen dat ze een melding krijgen als bijvoorbeeld de ramen zijn gelapt”
Daarnaast zien ze dat de schoonmaker bepaalde werkzaamheden niet kon uitvoeren, zoals de lift reinigen omdat die in onderhoud was. De schoonmaker legt dat dan vast met een foto. Transparantie staat voorop en voorkomt gedoe: de schoonmaker meldt alle werkzaamheden af. Het tijdstip maakt duidelijk dat vochtige sporen van een lekkende vuilniszak later zijn ontstaan.
Van Alfen weet dat een aantal schoonmakers vooraf wat aarzelingen had: “Ze hadden het idee dat ze in hun werk werden gecontroleerd. Maar inmiddels zien ze vooral de voordelen. Bij het afmelden van werkzaamheden maken ze veel foto’s. Daarmee zijn ze gevrijwaard voor onterechte kritiek.”
Eigen verantwoordelijkheid
“Onze huurders hebben via de app rechtstreeks contact met Asito”, zegt Van Alfen. “Wij kunnen op de achtergrond meekijken om te zien hoe de contacten verlopen en hoe Asito meldingen afhandelt.
Het systeem heeft nuttige bijeffecten. Nu bewoners meer weten over de schoonmaak, gaan ze zelf ook meer verantwoordelijkheid nemen. Zoals zorgen dat de scootmobielruimte op orde is, zodat de schoonmaker er de volgende keer wél terecht kan.”
Toelichting
Van Alfen: “TranspaClean heeft de invoering van het systeem ondersteund en we krijgen bij vragen direct assistentie. Ze hebben ook een video gemaakt waarin bewoners zien hoe de app werkt en wat je er mee kunt doen. Daarnaast heeft onze afdeling Communicatie voor de invoering een poster gemaakt die in de complexen hangt en een brief met uitleg voor de bewoners. Daarin nodigen we ze uit om met TranspaClean te gaan werken. Dat stellen we overigens niet verplicht: wie op de vertrouwde manier via telefoon of e-mail wil melden, kan dat blijven doen. We leggen dan wel uit dat het via de app makkelijker kan.”
Optimaliseren
Vanuit het beheer hebben we nu goed inzicht in wat er gebeurt. Voorheen namen we steekproeven om de kwaliteit van de schoonmaak te controleren, nu weten we aan de hand van de meldingen hoe het er in alle complexen voorstaat. En we krijgen een beter inzicht, bijvoorbeeld over afval dat regelmatig wordt gedumpt. Asito maakt daar in veel gevallen foto’s van, dat maakt de afhandeling extra makkelijk. Intussen breiden we de toepassingen uit. We gaan onze woonconsulenten en huismeesters toegang tot het systeem geven zodat ze informatie krijgen hoe het met de schoonmaak gaat. Ook onze eerstelijns-medewerkers kunnen de app binnenkort inzien. Als iemand met een opmerking over de schoonmaak belt, kunnen ze dan direct kijken of er bijzonderheden zijn.”
Dit artikel is gesponsord door TranspaClean.
