De ideale werkplek | Trends, best practices en tips voor Facility Management

Werkgevers denken vaak anders over de ideale werkplek dan werknemers. Verschillen tussen de wensenlijstjes van jongere werknemers en die van hun oudere collega’s zijn er ook. Het gevoel dat overheerst is dat je in een prettige werkomgeving kunt doen waar je goed in bent, je productief bent en jezelf ontwikkelt.

Lees meer over de ideale werkplek:

• Het ideale kantoor
• Gezonde werkplek
• Variatie in de werkplek
• Wetenschap en de werkplek
• Ontmoeten op kantoor
• Identiteit van de werkplek
• Werkklimaat
• Bijzondere kantoren
• De slimme werkplek (Smart building)

Toekomst van de werkplek Benieuwd naar de visie van 10 werkplekexperts (afbeelding hiernaast) op de werkplek van de toekomst? Facto bundelde hun ideeën in de whitepaper 'De werkplek in 2030'. (Klik op de afbeelding hiernaast voor de gratis download en lees meer over de ideale werkplek in 2030)

Het ideale kantoor

Momenteel werken veel mensen vanuit huis. Steeds meer onderzoeken wijzen uit dat medewerkers dat willen blijven doen. Ook daar is het belangrijk om een goede werkplek in te richten. Lees er alles over op onze overzichtspagina:
De werkplek thuis: hoe werk je efficiënt vanuit huis >>

Daarnaast is er een hybride systeem ontstaan, waarbij deels thuis en deels op kantoor wordt gewerkt. Wat is de rol van het kantoor? Hoe faciliteer je de hybride werkplek en hoe bepaal je de nieuwe huisvestingsstrategie? Wat zijn de ervaringen tot nu toe van werkgevers en werknemers en hoe zien zij de toekomst?

Gezonde werkplek

In Nederland investeren organisaties vooralsnog mondjesmaat in gezondheid en vitaliteit. Terwijl een brede studie, gepubliceerd in Harvard Business Review, aantoont dat iedere geïnvesteerde euro zich in de regel twee tot drie keer terugverdient. De gezonde werkplek is een samenspel van 4 factoren:

1. Body (fysieke gezondheid)
2. Brain (mentale gezondheid)
3. Behavior (gezond gedrag)
4. Building (gezonde werkplek en -omgeving).

In een experiment wilden twee bewegingswetenschappers van de Universiteit Groningen de hardnekkige zitcultuur doorbreken in het UMC. Uit het onderzoek van TNO, blijkt dat Nederlanders 8,5 uur per dag zitten.

Vitale mensen maken het verschil, is het motto van Colin Cleeren van VitalFacts. Hij helpt organisaties een gezonde werkomgeving te creëren. Hoe hij dat doet lees je hier.

Tip! Lees ook het verslag van de Facto-middag gehouden op 11 november 2019 in gebouw Pharos in Hoofddorp, over de gezonde werkomgeving.

Mentale en lichamelijke gezondheid

Een prettige en productieve werkomgeving staat of valt bij een goed interieur. Het spreekt voor zich dat dat allesbehalve een standaard interieur moet zijn. Het moet immers bestand zijn tegen allerlei vormen van gebruik en geschikt zijn voor diverse gebruikers. En er mag een inspirerende werking van uitgaan. Denk dus aan (dag)licht en aan natuurlijke kleuren, maar wees ook niet bang om af en toe eens een stevig kleuraccent te gebruiken. Creëer een sfeer waar mensen zich prettig in voelen. Dat gevoel hoeft zich niet alleen maar te vertalen in een lekker bureau of een fijne stoel. Het interieur zou mensen de kans moeten bieden om te werken zoals zij dat willen. Waarom bijvoorbeeld geen faciliteiten voor staand werken of vergaderen aan je kantoorinrichting toevoegen? Een 'zit sta werkplek' komt de gezondheid – en dus het algehele welbevinden – alleen maar ten goede.

Meer weten over de gezonde werkplek? Lees dan onze overzichtspagina 'Zo creëer je een gezonde werkplek'

Gezonde werkomgeving Benieuwd naar de visie van 12 werkplekexperts (afbeelding hiernaast) op de gezonde werkomgeving? Facto bundelde hun visie in de whitepaper ’12 experts over de gezonde werkomgeving’. (Klik op de afbeelding hiernaast voor de gratis download)

VGZ: het gezondste kantoor van Nederland
Een organisatie die de gezonde werkomgeving hoog in het vaandel heeft staan is verzekeraar VGZ. In het interview 'Van werkplekken naar plekken die werken' van april 2020 met Facto vertelt Manager Facility & Real Estate Richard Helmus over hoe facility management met de werkomgeving echt waarde kan creëren voor de business.
VGZ had als ambitie het gezondste kantoor van Nederland te worden. In september 2020 is dat ook echt waarheid geworden. Na het doorvoeren van de nodige bouwkundige en technische aanpassingen is het pand gecertificeerd met het WELL Building–certificaat (v2.0) Platinum.

Met deze 10 tips, onderdeel van WELL-certificaat, maak je je kantoor gezonder.

Ideale werkplek: variatie

Een prettige werkomgeving zorgt ervoor dat de gebruiker enerzijds de mogelijkheid krijgt om te ontmoeten en samen te werken en anderzijds in stilte individueel werk kan uitvoeren. Die behoeften kunnen gedurende de dag verschillen. De werkomgeving moet daarom gevarieerd worden ingericht, zodat iedereen goed zijn of haar plek kan vinden. Keuzevrijheid speelt daarbij een belangrijke rol. Maar de vraag of medewerkers een flexplek willen, of toch hun eigen werkplek.

Dat vraagt behoorlijk wat van de organisatie. Die dient immers over voldoende ruimte te beschikken, daar werkplekken van goede kwaliteit te creëren en ervoor te zorgen dat die werkplekken ook voor iedereen beschikbaar zijn.
Er is in deze optimale werkomgeving dus geen plek voor hiërarchische regels: iedereen moet eigenlijk van elke ruimte gebruik kunnen maken. En dan is het ook nog eens prettig wanneer die diversiteit aan werkplekken zich dichtbij bevindt. Zodat je niet het halve kantoor door hoeft te lopen om even rustig een belletje met een klant te kunnen plegen.

Gloednieuw hoofdkantoor van booking.comin hartje Amsterdam(65.000 m2)
Een ware magneet voor eigen medewerkers, zo noemt Marnix Mali (Director Real Estate & Workspace Services) de nieuwe duurzame thuisbasis van 11 verdiepingen. Het nieuwe hoofdkantoor opende halverwege 2023 zijn deuren. Volgens Mali bevordert de nieuwe thuisbasis de onderlinge verbinding en dynamiek onder de medewerkers. Hoe dit in zijn werking gaat, lees je hier.

Meer lezen over het nieuwe hoofdkantoor?

• Chef's restaurant (1.500 m2) kantoor Booking.com: ieder seizoen inbreng van andere topkok
• CSU verzorgt schoonmaak en meer voor nieuwe kantoor Booking.com

Openheid

Een open werkomgeving is een prettige werkomgeving. Maar openheid betekent meer dan alleen het weghalen van de schotten tussen werkplekken. In een open werkomgeving kun je als werknemer zien en gezien worden. Zo weet je wanneer je je collega even kunt storen. Dit draagt bij tot sneller communiceren en het gemakkelijker opzoeken van elkaar. Tot sociale interactie dus. In een open werkomgeving wordt meer gecommuniceerd, maar wel korter dan in een gesloten ruimte.

Ontmoeten op kantoor staat ook centraal in deze drie artikelen:

• ‘Samen ontmoeten op kantoor wordt nog belangrijker’. Een interview met Bart-Jan Lijnkamp, verantwoordelijk voor het Facilitair Bedrijf van Achmea, over de gevolgen van corona op het werkplekconcept, waarbij de verhouding tussen het aantal bureaus en het aantal fysieke plekken om te ontmoeten en te samenwerken gaat veranderen. Lijnkamp: ‘Momenteel zijn de werkvloeren gevuld met 60 tot 70 procent bureaus. Maar door corona gaan we deze zomer al aan de slag om die verhouding op verschillende plekken te wijzigen.'
• de verbouwing van het kantoor van TOPdesk in Delft. Er werden tal van formele en informele ontmoetings- en vergaderruimtes ingericht. Facto sprak met facility managers Jasmijn Moerman en Rosanna Meeder over de verhuizing, het werkplekconcept, de gemaakte keuzes en de lessons learned.
• Ontmoeten op kantoor, essentieel voor creativiteit van Henny van Egmond van Yolk. Van Egmond laat zien wat Rabobank (bestuurscentrum in Utrecht) en reclamebureau BETC in Parijs hebben gedaan om toevallige ontmoetingen op kantoor te faciliteren.

Naar boven

Optimaal gebruik van de ruimte

Een optimaal gebruik van de beschikbare ruimte wordt bepaald door drie elementen.
Zo is er de flexfactor: de relatie tussen het aantal werkplekken en het aantal te huisvesten medewerkers. Daarnaast is er de bezettingsgraad, die aangeeft hoeveel van de werkplekken daadwerkelijk bezet zijn. En er is de ruimtenorm: het aantal vierkante meters per werkplek. De laatste jaren is deze laatste danig naar beneden bijgesteld.

Het combineren van flexfactor, bezettingsgraad en ruimtenorm is van cruciaal belang bij het optimaal inrichten en vormgeven van een goede, productieve werkomgeving en daarmee dus ook voor de ideale werkplek. Je wilt immers tevreden werknemers houden, die in hun werk ook optimaal (blijven) presenteren.

Met de komst van hybride werken als gevolg van corona is met name de bezetting een belangrijk punt. Verschillende organisaties verwachten dat het aantal vierkante meters kantoorruimte omlaag gaat. Hoe zorg je ervoor dat een (kleiner) hybride kantoor niet veel te druk wordt op bepaalde dagen? Dus dat de werkplekbezetting goed verspreid wordt door de hele week. Een werkplekreserveringsapp kan de oplossing zijn. Lees er meer over in onze serie over werkplekreservering:

• Werkplekreservering #1: overzicht systemen A t/m H
• Werkplekreservering #2: overzicht systemen I t/m Z
• Werkplekreservering #3: de systeemkeuze van FMO
• Werkplekreservering #4: DWA gebruikt Microsoft en dat gaat prima
• Werkplekreservering #5: VMN niet op zoek naar smart building-concept

Naar boven

Identiteit

Het wordt als prettig ervaren wanneer de identiteit van het team of de afdeling terugkomt in de (aankleding van) de werkplek. Door het alsmaar wisselen van werkplek is er doorgaans weinig ruimte om persoonlijke berichten of andere items die met het werk te maken te hebben te delen. Het creëren van een bord of een wand op een centrale plek kan hier een bijdrage aan leveren en de identiteit alleen nog maar verder versterken. Wie trots is op het werk wat hij of zij doet, of het team waarvan men deel uitmaakt, zal alleen nog maar productiever worden. Wie positief is over zijn of haar werkomgeving, draagt dat bovendien ook gemakkelijker uit naar anderen.

Een mooi voorbeeld van een organisatie die de bedrijfscultuur en identiteit van het bedrijf naar de werkomgeving vertaalt, is Netflix. Frans van Eersel, director of Workplace EMEA, vertelt erover in een interview met Facto.

Een goede inrichting leidt mensen ook naar kantoor toe, iets wat een uitdaging is in de tijd van hybride werken. Een inrichting die inspeelt op de flexibiliteit die medewerkers anno nu vragen. 'Maak van het kantoor een destination', zeggen David Kulen en Wisse Stenchlak van Powerplant.

Ideale werkplek: ook het werkklimaat is belangrijk

Het lijkt misschien een open deur, maar de temperatuur en de luchtkwaliteit zijn van groot belang voor de ideale werkplek. Probeer maar eens achter je laptop te werken wanneer je vingers koud zijn. Best lastig. Aan de andere kant leidt een te warme werkplek ook weer tot klachten. Je wordt er slaperig van en dat komt de productiviteit niet ten goede. De ideale temperatuur in een kantoorpand ligt op 21 graden.

De luchtkwaliteit sluit hier eigenlijk naadloos op aan. Het schort nogal eens aan de kwaliteit van de lucht op kantoor. Wanneer de lucht te droog is, bijvoorbeeld doordat er veel gestookt wordt, kan het neerzetten of ophangen van luchtbevochtigers helpen. Het geluid van luchtventilatoren heeft bovendien een nadelig effect op de fysieke en mentale gezondheid van mensen.

Ventileren is eveneens een optie en ook het plaatsen van planten in werkruimtes verhoogt de luchtkwaliteit. Met een goed binnenmilieu gaat de productiviteit omhoog. Wat extra groen zorgt daarnaast voor sfeer, waarin het altijd en overal prettig werken is.

Naar boven

Agile werken & werkplekinrichting:

• Kantoorinrichting struikelblok bij uitrollen agile werken
• Agile werken, wat vraagt dat van de werkomgeving?

Smart Buildings

Facility management speelt steeds vaker een belangrijke rol bij het tot stand brengen van een smart building. Logisch, want Facility Management en gebouwtechnologie hebben veel raakvlakken. Denk bijvoorbeeld aan slimme gebouwinstallaties om het energieverbruik te managen, handige apps om een vrije werkplek te vinden, sensoren in prullenbakken en vergaderruimtes, en persoonlijk instelbare werkplekken. Inzicht, controle en comfort zijn de kerndoelen van smart building-technologie.

Meer weten over smart buildings? Bezoek dan deFacto-informatiepagina over smart buildings.

Of lees bijvoorbeeld de volgende artikelen over smart buildings:

• Help! Ik kan geen vrije werkplek vinden.. (over het gebruik van beacons bij de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk)
• EDGE Olympic in Amsterdam, boordevol technologie
• Head of Workplace bij Miro over geen smart in zijn building
• VodafoneZiggo verbetert schoonbeleving op basis van data
• Optimale user experience in kantoor Microsoft Schiphol
• Smart of Intelligent gebouw? 

Kosten van de werkplek:

• Kantoorkosten in Nederland stijgen naar 9.469 euro per fte (+1%)
• Kosten werkplek per jaar: dit zijn de bedragen voor 8 Nederlandse steden
• Kantoorkosten stijgen naar 490 euro per vierkante meter

Ook interessant:

• Facility Manager Kati Barklund (Microsoft Zweden) over de moderne werkplek
• Een werkomgeving die werkt! (blog Jaap Kloos)
• Healthy workplace: testomgeving voor gezonde kantooromgeving
• Een nieuw werkplekconcept? Succesvol veranderen doe je zo!
• Naar een mensgerichte werkplek (blog Ellen van der Veen)
• Nieuwe kantoorinrichting star-shl: goede balans tussen dynamiek en rust
• De toekomst van de werkplek in 2040
• 7 simpele veranderingen voor een productieve werkomgeving
• Investeren in de werkomgeving: wat levert dat nu echt op? 

Naar boven