EBN werkt aan het bouwen van een duurzaam energiesysteem. Tot 2016 hield EBN zich hoofdzakelijk bezig met het opsporen, winnen en opslaan van olie en gas. Nu is het één van drijvende krachten achter de energietransitie. ‘Wij richten ons op drie kerngebieden; de gastransitie, de warmtetransitie en CO2- opslag- en transportsystemen. Met als doel betrouwbare en betaalbare energie voor Nederland’, zegt Van den Haselkamp.
EBN is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een organisatie met zo’n 220 professionals. De groei heeft ertoe geleid dat er een aparte afdeling Facility Management is opgezet én dat het besluit is genomen om een FMIS toe te voegen. ‘Zo kunnen we de werkwijze optimaliseren en meldingen centraal en digitaal verwerken’, licht Van den Haselkamp toe. Die noodzaak werd versterkt door de coronacrisis. ‘Hybride werken is onderdeel geworden van het kantoorwerk. Daardoor zie je elkaar minder vaak en dat maakt de behoefte aan een digitale omgeving waar je informatie kwijt kunt en vragen kunt stellen nog groter.’
Meer doen met hetzelfde aantal mensen
Zonder FMIS werken is nog altijd mogelijk, maar veel minder efficiënt, weet Van den Haselkamp nu uit ervaring. ‘Voorheen werkten we met post-its, kregen we mailtjes of liep er iemand langs en dat gaat best goed zolang je met dezelfde mensen werkt. Als een collega op vakantie gaat of een andere baan vindt, verlies je meteen veel kennis. Bovendien heeft iedereen zijn eigen manier om dingen op te lossen. Werk je vanuit één digitaal loket, dan gaat dat veel efficiënter en praktischer. Je kunt met hetzelfde aantal mensen meer werk verzetten.’
Eisen: gebruiksvriendelijk en schaalbaar
Om een geschikt FMIS te vinden, zette EBN de (technische) wensen op een rij. ‘We hebben een groepje mensen verzameld uit verschillende disciplines, waar ook iemand van ICT bij was om aan te geven wat wel en niet kan. Denk aan een koppeling met Outlook’, legt Van den Haselkamp uit. ‘Belangrijk was dat het systeem gebruiksvriendelijk werd, zodat elke medewerker ermee uit de voeten kan. Ook als je er maar één keer iets mee doet, moet je het heel intuïtief en zonder training kunnen gebruiken.’
Een andere eis was dat het FMIS schaalbaar is, met het oog op de groei van de organisatie. ‘We willen makkelijk modules of apparaten kunnen toevoegen. Verder vind ik het belangrijk om rapportages te zien, zodat ik kan analyseren wat er precies gebeurt en hoe vaak. Tot slot was mobiele toegankelijkheid voor ons een eis, zodat het FMIS ook met je telefoon goed te gebruiken is.’
Feedback gevraagd en gegeven
EBN moet als overheidsorganisatie de opdracht aanbesteden op Tendernet. Dat is een proces op zich, zegt Van den Haselkamp. ‘We hebben een marktconsultatie gedaan: welke partijen zouden dit voor ons kunnen maken? Vervolgens hebben we een stuk geschreven en aan verschillende partijen voorgelegd om te peilen of wij wel reële eisen en wensen hadden. Met de feedback konden we ons programma van eisen veel scherper neerzetten voordat de aanbesteding van start ging.’
Wij richten ons op drie kerngebieden; de gastransitie, de warmtetransitie en CO2- opslag- en transportsystemen”
Drie partijen schreven in op de aanbesteding en Facilitor kwam als beste uit de bus. Maar Van den Haselkamp had ook oog voor de andere aanbieders: ‘We gaven feedback aan de partijen die het niet zijn geworden en de gelegenheid om een afspraak te maken om erover te praten. Daar kunnen zij van leren en wij ook, want het kan zijn dat we op bepaalde punten niet duidelijk zijn geweest.’
Zo min mogelijk kliks
De keuze viel met name op Facilitor omdat het FMIS een goede balans biedt tussen gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit. ‘Ik kan alles aanpassen als beheerder en een gebruiker kan met zo min mogelijk kliks een melding of reservering doen. Dat vonden wij belangrijk omdat met elke extra klik de kans toeneemt dat iemand het de volgende keer niet meer doet’, geeft Van den Haselkamp aan.
Het systeem is daarnaast flexibel. ‘We kunnen continu aanpassingen doen als de behoefte verandert. Knopjes wijzigen, namen veranderen, modules toevoegen, dat kan allemaal. Heel prettig is dat Facilitor een goede ondersteuning biedt, al vanaf het begin. Er was een plan voor de kick-off en het implementatietraject. Dat gaf ons het vertrouwen dat het soepel zou verlopen.’
Twee omgevingen
Het FMIS aanpassen kan ten koste gaan van de overzichtelijkheid en efficiëntie. Maar dat is bij Facilitor niet het geval. ‘Het fijne is dat er twee omgevingen zijn: de live-omgeving en de testomgeving, die een kopie is waarin je allerlei dingen kunt uitproberen voordat je ze live doorvoert. Je hebt dus altijd zicht op het effect van wat je aanpast.’
EBN heeft in de reserverings- en meldingsmodules van Facilitor technische tekeningen van het pand toegevoegd, waarin ruimtes ingetekend zijn. Van den Haselkamp legt uit: ‘Dat helpt bij een melding als je niet precies weet op welke locatie je zit. Je kunt dan eenvoudig aangeven waar een stoel kapot is of het koffieapparaat niet werkt.’
Betrek iedereen erbij
Tot slot heeft Van den Haselkamp nog wel een tip voor organisaties die overwegen met een FMIS te gaan werken: test uitgebreid en betrek toekomstige gebruikers erbij. ‘We hebben bijvoorbeeld de catering, de receptie en de managementassistenten gevraagd wat ze nodig hadden. Zij maken er het meeste gebruik van, maar omdat zij nu merken dat ze er profijt van hebben, overwegen andere afdelingen om ook hun eigen omgeving binnen Facilitor te creëren. Op dit moment werken we samen met de afdeling Health, Safety & Environment. Die had een eigen tool voor veiligheidsmeldingen, maar voor de gebruikers is het gemakkelijker om één digitale ingang te hebben. Zo maken we het voor ons steeds gebruiksvriendelijker en beter. We werken nog geen jaar met Facilitor, maar het werpt nu al zijn vruchten af.’
Dit artikel is gesponsord door Facilitor.
