Zo simpel kan het zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om water in schoonmaakmiddelen dat getransporteerd moet worden of om verpakkingsmaterialen. Brackmann wees allereerst op de handige website www.mvicriteria.nl van de Rijksoverheid over maatschappelijk verantwoord inkopen. Daar is PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden de helpdesk voor. “Als je op trefwoord of CPV-code zoekt, krijg je een praktisch programma voor jouw branche op basis waarvan je kunt uitvragen.”
CPV
De Common Procurement Vocabulary (CPV) is een gemeenschappelijke woordenlijst van de EU. Ruud van Swieten, Commercieel Directeur van schoonmaakbedrijf CSU, zegt grappend over de MVI-tool: “Er zit nog net geen winkelwagentje rechtsboven om af te rekenen. Het is een handige tool voor kleinere facilitaire organisaties. Zij worden op gedachten gebracht. Maar aanbestedingsspecialisten, schoonmaakadviseurs en de grote partijen in de facilitaire wereld zullen al verder zijn.” Brackmann: “Verwacht ook geen compleet programma van eisen.”
Een wereld te winnen in duurzaamheid
In een poll kregen de twee vooral het antwoord dat er nog een wereld te winnen is in duurzaamheid en circulariteit in de schoonmaak. “Daar ben ik het wel mee eens”, constateerde Brackmann. Ze ging vervolgens in op de vraag hoe je die elementen tijdens een aanbesteding uitvraagt. “Stel je eisen als opdrachtgever, denk dan goed na over hoe de markt eruitziet. Moet je een milieumanagementcertificaat of een andersoortig certificaat opvragen of alleen de documenten waaraan je kunt zien dat een bedrijf er een goed proces voor heeft. Als je in een markt opereert en je wilt een klein schoonmaakbedrijf contracteren, dan is het wellicht helemaal niet zo logisch dat ze er een ISO-certificaat voor hebben of er een audit voor doen. Daarbij wil je dat eisen naar de praktijk toe worden vertaald en niet blijven hangen. Daarnaast zul je controle tijdens de uitvoering van het contract willen. Dat is nu typisch een onderdeel van contractmanagement.”
Watervrije oplossingen
“Wat staat er bovenaan het lijstje dat je niet nodig hebt”, stelde Brackmann beeldend. “Het spreekwoordelijke plastic rondom bananen. Of in de schoonmaak: kun je wellicht werken met navulflacons of doseersystemen?” Van Swieten: “Of denk aan de watervrije oplossingen die er zijn.” Hij constateerde dat het percentage chemie dat nog wordt gebruikt in de schoonmaak marginaal is. “We werken al met sprayflacons met ozonwater. Ouderwets soppen gebeurt bijna nergens meer. Alleen bij het aanpakken van harde vloeren met schrobzuigmachines werken we nog met chemie, maar dat voeren we separaat af.”
Winst in transport verminderen
De grootste winst is volgens hem dan ook te halen bij het verminderen van transport en de daarmee gemoeide CO2. “In het stadsgebied zal dat door het openbaar vervoer en de fiets nog wel meevallen, maar we zitten ook op leisureparken in de bossen en minder drukbevolkte gebieden.” Daar zou transport geëlektrificeerd kunnen worden, beschouwde Brackmann. Zij kwam met een voorbeeld uit de bouw. “In plaats van iedereen zijn eigen klusbus, gingen bij een aannemersbedrijf de werknemers met het openbaar vervoer en de fiets. En stuurde het aannemersbedrijf een bus langs de klussen met het benodigde gereedschap. Dat vind ik creativiteit en omdenken.”
Ouderwets soppen gebeurt bijna nergens meer.
Terugdringen kilometers
Brackmann constateerde dat er voor het terugdringen van kilometers data nodig is. “Als je dat uitvraagt, moet je dus eerst weten wat het nulpunt is. Dat moet je dan ook gaan volgen in de tijd.” Ze benadrukte dat het terugdringen van CO2 wat anders is dan de footprint. Dat laatste heeft namelijk te maken met de grootte van de impact die de ‘levensstijl’ van jouw bedrijf leefstijl heeft op de aarde. Dat gaat dus breder dan CO2. Van Swieten: “Als je schoonmaak uitvraagt en daar duurzaamheid in wilt stoppen, let dan wel op dat je zaken vraagt die nut hebben. Als je alleen maar stoffen vloerbekleding in je kantoor hebt, heeft het weinig zin om eisen te stellen aan het schoonmaakbedrijf voor wat betreft het waterverbruik. Maar in de foodindustrie is voor het schoonmaken van de voedselproductie water juist wel weer een belangrijk issue. Net zoals we bij schoon te maken vierkante meters een gevoel hebben voor een offerte, moeten we bij CO2 en de footprint ook meer gevoel krijgen. Een boom neemt, afhankelijk van de omstandigheden, ongeveer 28 kg CO2 op per jaar.” Brackmann: “Het is eigenlijk vocabulaire die je je eigen moet zien te maken. Je moet gevoel van maat zien te krijgen.” Van Swieten: “Daar hebben we ook een CO2-monitor voor ontwikkeld.”
Wees reëel in je uitvraag
Een goede uitvraag leidt tot een goede inschrijving, is de stellige overtuiging van de aanbestedingsexpert. “Wees daarin reëel. Je kunt wel opschrijven dat je in periode x naar 60 procent minder waterverbruik wil, maar is dat logisch? Om dat te bepalen kun je het beste beoordelaars aantrekken die deskundig zijn in de schoonmaak en in duurzaamheid. Vaak heb je die kennis als aanbestedende dienst niet zelf in huis.” Let daarbij ook op hoe je wilt omgaan met innovatie, stelde Brackmann. “Als je innovatie wilt bevorderen, dan wil je dat beide, de aanbestedende dienst en het schoonmaakbedrijf, profiteren van de vindingen. Op die manier wordt het voor de inschrijvers interessant om op te pakken. Met een innovatiebepaling in de aanbesteding geef je dat handen en voeten.” Van Swieten: “We stellen vaker bij het aangaan van schoonmaakcontracten een innovatiebudget beschikbaar. Dat besteden we lopende het contract. Vaak verdubbelen klanten dat en zo werkt die innovatiedrift besmettelijk.”
Innovatiebudget
Brackmann zag het innovatiebudget ook terug bij de realisatie van de Tweede Maasvlakte. “Daar zeiden de partijen: we gaan zoiets groots doen dat we aan het begin weten dat we zaken nodig zullen hebben tijdens het traject die we nu nog niet kunnen voorzien. Laten we daar budget voor opnemen in het contract.” Ook ziet ze dat opdrachtgevers zich aanbieden via aanbestedingen om proefkonijn te zijn op het gebied van duurzaamheid. “Daarbij maken ze afspraken over kosten en vergoedingen. Daar zit een wederkerigheid in.” Van Swieten: “Ja, het is in wezen een vorm van samenwerken, met een gezamenlijke doelstelling. Uiteindelijk moet je de innovaties samen creëren.”
Als het contract niet meer past...
Brackmann stelde vast dat sommige schoonmaakcontracten de tand des tijds niet doorstaan. “Als het contract niet meer past, dan kun je elkaar er aan houden, maar dat helpt de ontstane situatie niet. Denk aan omstandigheden zoals een pandemie of aan de oorlog gelieerde excessieve prijsstijgingen.” In het recht is het uitgangspunt contract is contract, aldus de advocaat. “Oftewel: beide partijen houden elkaar aan wat ze overeen zijn gekomen. Tenzij dat onredelijk is: de omstandigheden zijn zo veranderd dat je de ander niet aan zijn verplichtingen mag houden.”
Drie soorten omstandigheden
Er zijn volgens haar drie soort omstandigheden te onderscheiden. Brackmann: “De eerste gaat over onvoorziene omstandigheden. Dat zijn omstandigheden waarover in het contract niets is geregeld. Als dit zo is, mag je de ander niet meer houden aan hoe het contract eruit ziet en moeten contractpartijen in overleg gaan. Dat kan leiden tot ontbinding of wijziging. Als een ander niet mee wil in die conclusie, kun je een rechter vragen er naar te kijken. De tweede gaat over onvoorzienbare omstandigheden. Dat zijn omstandigheden zoals een pandemie die de aanbestedende dienst niet van tevoren voorzien kon. De situatie waarin je van de acht vestigingen als aanbestedende dienst er één sluit, behoort daar niet toe. Dat is niet onvoorzienbaar. Excessieve prijsstijgingen als gevolg van de oorlog in Oekraïne wel. Bij dergelijke prijsstijgingen kun je overigens het contract wijzigen en hoef je niet een nieuw contract te maken. Als het maar gaat om maximaal vijftig procent stijging ten opzichte van de orginele contractwaarde. Je moet dan wel transparant zijn via TenderNed over het feit dat je wilt wijzigen.”
