De CO2-rapportageplicht heeft betrekking op werknemers die ten minste twintig uur per maand bij je werken. Uitzendkrachten en vrijwilligers tellen niet mee. Als je geen auto ter beschikking stelt of een financiële reisvergoeding geeft, voor welk vervoersmiddel dan ook, dan val je buiten de rapportageverplichting.
Kilometers rapporteren
Het gaat om het rapporteren van het totaal aantal gereisde kilometers van de werknemers per jaar. Het soort vervoermiddel, vlieg- en bootreizen zijn uitgezonderd. Ook geef je aan om welk type brandstof het gaat en of het om
woon-werkverkeer gaat of om zakelijke kilometers. Je rapporteert geen persoonsgegevens van werknemers bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Rapporteren doe je zo
Vul de kilometers in via een digitaal formulier op de site van de RVO. Daarvoor heb je wel een eHerkenning-inlog nodig; de DigiD voor ondernemers en overheden. Heb je deze nog niet, dan kun je die aanvragen op de website van eHerkenning. Houd er rekening mee dat de aanvraagperiode één tot vijf werkdagen kan duren. Het is niet nodig om de CO2-uitstoot zelf te berekenen. Na het invullen van het formulier rolt er een CO2-rapportage uit. De rapportage geeft inzicht in de CO2-uitstoot en het bevat praktische tips om verder te verduurzamen. Na het insturen van het formulier controleert de omgevingsdienst of de gegevens kloppen.
Wet gaat naar verwachting in per 1 januari 2024
Het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ gaat naar verwachting in vanaf 1 januari 2024. Het besluit is gekoppeld aan de Omgevingswet. De inwerkingtreding van deze wet wordt steeds uitgesteld, maar de verwachting is dat de wet op 1 januari 2024 ingaat. Vandaar dat de CO2-rapportageverplichting ook naar verwachting op 1 januari 2024 ingaat. Vanaf dan moet er jaarlijks worden gerapporteerd. Ieder jaar moeten voor 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Op 30 juni 2025 moet de eerste rapportage over 2024 zijn ingediend. Het systeem staat nu ook al open, voor als je vrijwillig je gegevens wilt rapporteren.
Systeem inrichten
Het is praktisch om het declaratiesysteem zo aan te passen, dat bij iedere declaratie inzichtelijk is wat het vervoersmiddel was, op welke brandstof de werknemer reed en hoeveel kilometer er is gereden. Let op dat ook de kilometers van (e-)fietsen (inclusief speed-pedelec), motoren en brommers meetellen.
- Als werknemers gebruikmaken van het OV en/of van een deelfiets of -auto, dan heb je een contract afgesloten met de aanbieder daarvan. Zij kunnen jou een overzicht geven van de gemaakte kosten. Het platform van RVO zet dat zelf om in het aantal kilometers.
- Heeft de werknemer een auto van de zaak? Leasebedrijven en wagenparkbeheerders kunnen je dan een jaaroverzicht geven. Voor je eigen wagenpark moet je zelf het vervoersmiddel, brandstoftype en jaarkilometers bijhouden. Ga dit dus bijhouden. Als je toestaat dat er privéritten worden gereden met de leaseauto, dan moet je die privékilometers van het totaal aantal kilometers aftrekken.
- Als werknemers hun zakelijk gereden kilometers kunnen declareren, moet je je systeem zo inrichten dat ook bij die declaratie inzichtelijk is wat het vervoersmiddel was, op welke brandstof hij reed en hoeveel kilometer er is gereden.
- Zorg bij het woon-werkverkeer dat je weet met welk vervoersmiddel (en brandstof) je medewerkers van huis naar het werk reizen, en hoe vaak ze naar het werk zijn gekomen in het jaar. Je kunt dat doen door dat maandelijks te laten invullen in het HR-systeem van het bedrijf, in apps die de woon-werkmobiliteit bijhouden, maar je kunt dat ook steekproefsgewijs doen via een enquête. Let op, als je de mobiliteit uitvraagt via een enquête, dan moet minimaal 95 procent van de werknemers dat invullen.
Handreiking voor werkgevers
De RVO heeft een handreiking voor werkgevers gemaakt. Daarin staan tips hoe je de gegevens kunt verzamelen, een voorbeeld van het digitale formulier dat je moet gaan invullen, hoe de CO2-uitstoot wordt berekend en een voorbeeld van een enquête die je kunt sturen naar je werknemers. Daniël Sternfeld, partner bij PwC en gespecialiseerd in fiscaliteit en HR-data. verwacht dat werkgevers voor de optie zullen kiezen om jaarlijkse schattingen door te geven”. Dat is de optie waarbij je de weekgemiddelden opvraagt bij je medewerkers en dat maal 45 werkweken doet. Dat kan nadelen hebben, waarschuwt hij. “Als er wel CO2-plafonds komen voor branches en werkgevers, dan wil je de uitstoot misschien wel heel precies weten.”
