Na jaren succesvol ondernemen, besloot de nu 55-jarige Van der Schoot vier jaar geleden dat het roer om moest. Steeds vaker vroeg hij zich af of de wereld wel beter werd van een adviseur die vooral stuurt op meer winst maken. Het antwoord was voor hem een duidelijke ‘nee’ en dus besloot hij terug de schoolbanken in te kruipen. “Ik wilde mijn werkgebied meer naar duurzaamheid verschuiven en besloot een master circulaire economie op te pakken. Voor die master moest ik ook onderzoeken doen bij een bedrijf. Ik kende de toenmalige directeur van Schoonmakend Nederland (Jeroen Veldboer, red.) en heb contact opgenomen. Ik heb uiteindelijk bij Schoonmakend Nederland al mijn opdrachten en onderzoeken kunnen doen.”
Leestip:
Trends in de schoonmaakbranche: Duurzaamheid, flexibiliteit en kosten als drijvende krachtenVerplicht rapporteren
In de vier jaar dat Van der Schoot naast zijn werk de opdrachten voor de master uitvoerde, kon hij niet om het onderwerp duurzaamheidsrapportages heen. “Het was allemaal nog niet bekend hoe dat allemaal zou lopen en wat bedrijven ermee moeten. Europa heeft natuurlijk klimaatdoelen gesteld en als je doelen stelt, dan wil je ook gaan meten en bekijken of je ze behaalt. Vervolgens is het belangrijk dat je die resultaten inzichtelijk maakt met rapportages. Dat heeft de EU vastgelegd in de CSRD-wetgeving.” Die rapportages worden verplicht voor grote bedrijven per 1 januari 2025. Voor die uitrol heeft de EU een tijdlijn gemaakt. Kleine ondernemingen kunnen vrijwillig besluiten te rapporteren op basis van lichtere rapportagerichtlijnen.
Ketenverantwoordelijkheid
“Heel belangrijk in die rapportages is dat je als bedrijf verantwoordelijkheid draagt voor de hele keten,” vervolgt Van der Schoot. “Als je bijvoorbeeld als Primark kleding inkoopt, mag je niet meer zeggen ‘hoe de fabrikant het heeft geproduceerd, dat is niet mijn pakkie an’. Daarmee verleg je de verantwoordelijkheid, terwijl je zeker als grote partij je ogen niet mag sluiten voor zaken als kinderarbeid, arbeidsomstandigheden in lagelonenlanden en vervuilende productiemethoden. Je hebt een ketenverantwoordelijkheid.”
Mkb’er deel van keten
Van der Schoot merkt op dat als je als mkb’er in de keten zit van een groot bedrijf, je dus ook al vanaf begin 2025 te maken gaat krijgen met de rapportageverplichting. “Als je bijvoorbeeld Albert Heijn als opdrachtgever hebt, dan zit je in de keten van Albert Heijn. Zij hebben al een brief rondgestuurd waarin ze aangeven hoe zij vinden dat jij je rapportage moet maken. Dat is ondoenlijk voor mkb-leden, dus ze zullen water bij de wijn moeten doen. Bovendien wordt voor mkb’ers door de EU een eenvoudigere rapportagerichtlijn opgesteld. Maar ik wil maar aangeven dat het wel iets te gemakkelijk is gezegd dat mkb’ers er nog niets mee hoeven.”
Waar ligt je impact?
De CSRD-wetgeving is vertaald naar de ESRS: de European Sustainability Reporting Standards. Van der Schoot legt uit: “Dat is in wezen het belastingformulier met alle regeltjes waaraan je moet voldoen. Nu is duurzaamheid vreselijk breed. Er zijn dan ook bijna dertienhonderd verschillende onderdeeltjes waarover je als groot bedrijf mogelijk moet rapporteren. Dat is erg veel.”
Om de rapportage behapbaar te houden, heeft de Europese Commissie dan ook gezegd dat bedrijven zich moeten focussen op datgene waarop zij veel impact maken. Stap één is dus identificeren, middels een dubbele materialiteitsanalyse (de impact die je als bedrijf maakt en de impact van de omgeving op je bedrijf, red.), waar die impact ligt voor je bedrijf. “Op basis daarvan focus je je op de rapportageonderdelen die daarover gaan. Daarbij moeten grote bedrijven altijd breed rapporteren en aan nogal wat vereisten voldoen. Voor kleinere bedrijven is een lightversie aan rapportageregels opgesteld. Omdat je als mkb’er niet allemaal dure analyses kunt maken.”
Duurzaamheidslabs
Lightversie of niet, beginnen met het opstellen van duurzaamheidsrapportages die voldoen aan alle regels, zal voor veel bedrijven geen sinecure zijn. Zeker voor mkb’ers, denkt Van der Schoot. “Grote bedrijven hebben geld, dus die kunnen mensen en kennis aantrekken voor de rapportages. Het mkb heeft die middelen gewoon niet. Daarbij hebben ze vaak ook de kennis niet in huis. Dat bracht mij op het idee om een aantal mkb-leden van Schoonmakend Nederland bij elkaar te brengen en samen een stappenplan te ontwikkelen om mkb’ers te helpen met het maken van de duurzaamheidsrapportages.”
Voor sommige problemen heeft een ander al oplossingen bedacht. Soms loopt iedereen tegen hetzelfde aan en kan ik daar een oplossing voor bieden.”
Dat heeft Van der Schoot vormgegeven in zogenaamde duurzaamheidslabs. Dat zijn creatieve werksessies met verschillende leden om tot praktische resultaten te komen. Van der Schoot: “Het eerste duurzaamheidslab had als doel om een rapportageformat toegespitst op de schoonmaak op te stellen. Zodat niet elk bedrijf afzonderlijk die eerste stap hoeft te zetten. We hebben dit met een aantal schoonmaakbedrijven en een accountant gedaan. Samen hebben we bepaald welke onderwerpen uit de CSRD belangrijk zijn voor schoonmaakbedrijven. Wellicht moeten er voor specifieke specialisaties links of rechts nog een aantal specifieke zaken bij, maar de aandachtsgebieden zullen afdoende zijn voor een hele hoop schoonmaakbedrijven.”
Rapportageformat voor schoonmaakbedrijven
Hoe ziet dat format eruit? Het uitgangspunt bestaat uit zes onderdelen: natuurlijke grondstoffen (zoals water en lucht), gefabriceerde grondstoffen (van bedrijfskleding en middelen tot aan vervoer en gebouwen), personeel, arbeidsrelaties, kennis en financiële waarde.
Van der Schoot weidt uit: “De waarde personeel gaat vooral over de kenmerken van de medewerkers. Denk aan specifieke problematieken, ziekteverzuim, opleidingsniveau, et cetera. Relaties gaat over hoe je met elkaar omgaat en kennis over welke methodes je gebruikt. Dat heeft namelijk invloed op welke middelen je inkoopt, wat dat kost en wat medewerkers daarmee moeten doen. We hebben in het eerste duurzaamheidslab bedacht wat er per onderdeel belangrijk is voor schoonmaakbedrijven. Welke middelen gebruiken we bijvoorbeeld veel? Wat kopen we veel in? In de schoonmaak zit ook veel verplaatsing van mensen, waar dus impact zit op de uitstoot van broeikasgassen. En in de totale kostenmix van schoonmaakbedrijven, bestaat zo’n 70 procent uit personeelskosten. Dan kun je niet zeggen dat de waarde personeel niet belangrijk is in je bedrijf.”
Samen
Met het format uit het eerste duurzaamheidslab is Van der Schoot de hort op gegaan. In de duurzaamheidslabs die volgden, ging hij in vijf dagdelen met groepen ondernemers aan de slag. “Om hen te helpen op een goed gefundeerde manier te bepalen waarover ze moeten rapporteren, toegespitst op hun bedrijf. Als je die analyse van dubbele materialiteit hebt, dan kun je de volgende stap gaan zetten en het echt uitwerken in een rapportage.”
Het kernwoord daarbij is ‘samen’. De bijeenkomsten zijn een uitwisseling van ervaringen en uitdagingen waar ondernemers tegenaan lopen. “Voor sommige problemen heeft een ander al oplossingen bedacht. Soms loopt iedereen tegen hetzelfde aan en kan ik daar een oplossing voor bieden”, vertelt Van der Schoot. “Zo is het superefficiënt om als mkb’ers samen te werken. Ik help ze door dat proces heen. De bedoeling is dat ze na vijf bijeenkomsten naar huis lopen met een duurzaamheidsrapportage. Als ze tussendoor toch net te weinig tijd hebben gehad om eraan te werken, dan is in ieder geval duidelijk waar ze naartoe moeten en kunnen ze het op een later moment zelf weer oppakken.”
Op de agenda
In de duurzaamheidslabs ziet Van der Schoot veel zaken voorbijkomen die bij bijna elk schoonmaakbedrijf op de agenda staan. “Bijna alle bedrijven die hebben meegedaan, zijn bezig met CO2-reductie. Zo staat de verduurzaming van het wagenpark eigenlijk overal op de agenda. Maar bijvoorbeeld ook de verduurzaming van bedrijfskleding en het gebruik van handschoenen en plastic zakken. Ook zie ik veel bewustzijn over personeel, waarbij er tussen schoonmaakbedrijven weer grote verschillen zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld bedrijven voor wie schuldenproblematiek onder medewerkers helemaal niet speelt, terwijl dat bij andere bedrijven wel een groot issue is. Plus de ergonomie voor werknemers. Schoonmaken is een fysieke inspanning, dus het is belangrijk dat alles zo ergonomisch mogelijk in elkaar steekt.”
Kleine stapjes
Volgens Van der Schoot kan het mkb absoluut goed mee met het hele duurzaamheidsplaatje, zeker als ondernemers zich verenigen. Dat ziet hij ook in zijn duurzaamheidslabs. Samen is het gemakkelijker om op een efficiënte en goedkope manier grote stappen te zetten en zo veel impact te maken. Van der Schoot: “Ik vergelijk de duurzaamheidsambitie wel met een dominospel. Je duwt tegen het eerste steentje aan en heel langzaam tikken de blokjes elkaar aan. Op een gegeven moment gaat het lopen en zie je dat er steeds meer energie komt. Houd het daarom ook vooral simpel. Maak de stappen klein.”
Dit is namelijk dé manier om te komen tot de echte gedragsverandering die volgens Van der Schoot essentieel is. Hij sluit af: “Door het proces zelf te doorlopen, ontstaat er inzicht en vervolgens gedragsverandering. Het maken van de duurzaamheidsrapportage moet eigenlijk geen moetje worden. We moeten in de hele bedrijfsvoering het hele jaar lang, ieder dag opnieuw, met zijn allen kleine stapjes zetten. Ook al zijn ze minimaal, als je al die stapjes over een jaar optelt, dan is er wel degelijk iets veranderd.”
