Het softwaresysteem heeft raakvlakken met verschillende disciplines, zoals duurzaamheid, innovatie en efficiëntie. Met behulp van data worden schoonmaakprocessen verbeterd en efficiënter ingericht.
Real-time data verzamelen
De eerste stap is het verzamelen van zoveel mogelijkbeschkbare data. Denk aan externe keuringen, dagelijkse steekproefsgewijs controles en belevingsmetingen. Daarnaast verzamelen ze real-time data van de werkvloer met behulp van QR-codes. De schoonmaakmedewerkers scannen de QR-code van een ruimte en geven aan welke handelingen zij hebben uitgevoerd. Daardoor weten ze welke taken er waar en wanneer worden uitgevoerd. Vervolgens kijkt het programma naar de data die aanwezig is bij Heijmans zelf. Zo maken ze gebruik van de bewegingssensoren in het pand van Heijmans, waardoor het gebouwgebruik inzichtelijk wordt.
Specifieke takenlijst
Al deze data wordt verzameld in het datawarehouse van de dienst, zodat ze analyses en trends inzichtelijk kunnen maken. Bijvoorbeeld hoe vaak een bepaalde ruimte gebruikt is, wanneer er iets (extra) schoongemaakt dient te worden of wanneer toiletpapier of de zeepdispenser bijgevuld dient te worden. Aan de hand van die analyses ontvangen schoonmaakmedewerkers op een tablet of telefoon een specifieke takenlijst. Hierdoor weten zij precies wat ze moeten doen en krijgen ze ook direct de inzicht in wat de meest efficiënte route is om de taken uit te voeren.
Inzicht
Optimize geeft niet alleen voor de schoonmaakmedewerkers weer welke taken zij dienen uit te voeren. Ook voor Heijmans heeft deze nieuwe manier van werken veel voordelen. Zo wordt de beschikbare mankracht optimaal ingedeeld. Waarbij de schoonmaakmedewerker ook tijd overhoudt om andere taken op te pakken. Daarnaast kunnen doelstellingen op gebied van duurzaamheid en efficiëntie vastgelegd en gemeten worden in de tool. Het dashboard geeft voor Heijmans overzicht en inzicht in de uitgevoerde taken en de behaalde optimalisaties. Plus de opdrachtgever kan de data delen in de gehele facilitaire keten om alle diensten te optimaliseren, zelfs verder dan de diensten van alleen ICS.
