Alles over professionele schoonmaak kantoren voor Facility Management

Een kantoor schoonmaken start met de vraag of je gaat uitbesteden of juist niet? En is een aanbesteding dan voor jouw organisatie aan de orde? Na het afsluiten van een contract houdt het niet op, dan start het contractmanagement pas.

Daarnaast sta je nog voor de keuze tussen resultaat- of inspanningsgerichte schoonmaak. Laat je kantoren schoonmaken buiten kantooruren of maak je beter gebruik van dagschoonmaak, welk effect heeft dat op de schoonbeleving?

Op deze pagina vind je een overzicht van informatie over bovenstaande vraagstukken over schoonmaak, met links naar interessante artikelen.

Cijfers schoonmaakbranche

Nederland telt 15.690 schoonmaakbedrijven, het grootste deel daarvan (12.000) bestaat uit slechts één medewerker. In totaal werken er ongeveer 125.000 schoonmakers in Nederland. 75% van de schoonmakers is vrouw.  

Meer dan een derde van de schoonmaakbedrijven heeft te maken met personeelsschaarste. In het tweede kwartaal van 2019 stonden er 7400 vacatures open in de schoonmaak- en facility branche. (bron: 40 jaar Service Management)  

Uit cijfers van het onderzoek ‘Facility & Workplace Management in 2019’ blijkt dat de omvang van de schoonmaakmarkt €4.496.000.000,- was in 2017.

Effect corona op de omzet en vacatures

Voor de jaren 2020 en 2021 voorspelt ABN Amro een omzetgroei van 3,5% in de schoonmaakbranche. Dit percentage is lager dan voorgaande jaren en dat komt volgens het rapport vooral doordat de vraag naar schoonmaakdiensten afneemt vanuit sectoren die te maken hebben met economische groeivertraging. Ook het tekort aan personeel belemmert groei in de branche. 

Uit cijfers van het UWV blijkt dat schoonmaak een van de grootste krimpsectoren is. Er gingen in 2020 10.700 banen verloren binnen de schoonmaak. Het gaat vooral om een banenkrimp van oproep- en uitzendkrachten (-22 procent), gevolgd door overige tijdelijke contracten (-11 procent). Het aantal vaste banen daalde ook, maar minder sterk (-5 procent). Het totaal aantal vacatures daalde ook sterk. Toch stonden er nog gemiddeld 4650 vacatures. Veruit de meeste vacatures in de schoonmaak zijn er voor schoonmakers in kantoren en bedrijven.

Ook interessant:
>> Dit zijn 3 trends in professionele schoonmaak voor 2020
>> 5 trends in kantoorschoonmaak in 2022: 'Maatwerk is echt de trend van komend jaar'

Cao schoonmaak

Binnen de schoonmaakbranche wordt gewerkt volgens de cao schoonmaak- en glazenwassersbedrijven. De huidige cao loopt van 1 januari 2022 tot 1 juli 2024. Onlangs is er een onderhandelingsakkoord bereikt met betrekking tot de nieuwe cao. De nieuwe cao gaat in per 1 juli 2024 en loopt tot en met 30 juni 2026. Schoonmakend Nederland legt op 23 mei 2024 het onderhandelingsresultaat positief voor aan haar leden. De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid moet de cao nog algemeen bindend verklaren. Zo'n verklaring betekent dat alle bedrijven in de bedrijfstak zich moeten houden aan de afspraken die werkgevers- en werknemersorganisaties eerder met elkaar hebben gemaakt.

Terug naar boven >>

Kantoor schoonmaken: uitbesteden of niet?

Als facilitair verantwoordelijke sta je voor de keuze of je de schoonmaak van het kantoor gaat inbesteden of uitbesteden. Beide hebben diverse voordelen en nadelen. Een voordeel van uitbesteden is bijvoorbeeld dat het primaire proces binnen de organisatie overzichtelijker wordt. Tegelijkertijd ben je bij uitbesteding wel meer afhankelijk van de leverancier. Lees hiermeer voor- en nadelen van inbesteden en uitbesteden. 

Overigens, uit cijfers van het onderzoek ‘Facility & Workplace Management in 2019 blijkt dat organisaties in 9 van de 10 gevallen er voor kiezen de schoonmaak van hun kantoren uit te besteden aan een professioneel schoonmaakbedrijf (uitbestedingspercentage schoonmaak: 91% in 2017).

Op Facto vind je diverse praktijkvoorbeelden waar - als het gaat om een kantoor schoonmaken - de ervaringen met in- en uitbesteden gedeeld worden. Als het gaat om het inbesteden van schoonmaak is de case van het ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten interessant. Dat ziekenhuis besloot om per 1 januari 2020 de schoonmaak in te besteden. Zij namen de 70 schoonmaakmedewerkers die via CSU in het ziekenhuis werkten over. Ook Gelre Ziekenhuizennam in 2019 de beslissing om alle schoonmaakmedewerkers van CSU die in de avonduren schoonmaken over te nemen.

Aanbesteden van schoonmaak

Wanneer een overheidsinstantie in zee wil met een schoonmaakbedrijf moet zij eerst een aanbestedingsprocedure doorlopen. De overheid moet zich daarbij aan bepaalde regels houden. Door deze regels kopen overheden integer in. Ondernemers krijgen door de regels een eerlijke kans om een overheidsopdracht te winnen. De regels staan in de Aanbestedingswet 2012.

Als de prijs van de opdracht gelijk aan of hoger is dan de Europese drempelwaarde, moet de overheidsorganisatie een Europese aanbestedingsprocedure volgen. Wanneer de waarde van de opdracht niet boven de Europese drempel uitkomt moet de overheidsorganisatie kiezen uit een van de nationale aanbestedingsprocedures (enkelvoudige onderhandse procedure, meervoudige onderhandse procedure, nationale openbare procedure of een nationale niet-openbare procedure). Hier kom je meer te weten over deze procedures.

Interessante artikelen over het aanbesteden van schoonmaak zijn:

• Aanbesteding schoonmaak Scholengroep Pompeblêd: grip krijgen én houden
• Aanbesteding schoonmaak waterschap Hollandse Delta: ‘Je kunt niet op dag twee zeggen: het moet perfect zijn’
• Aanbesteden van schoonmaak is niet moeilijk, krijgen wat je beoogt wel
• Sociaal aanbesteden schoonmaak: de praktijk bij Universiteit Utrecht en HAS Hogeschool
• Ondernemers en inkopers formuleren 23 punten voor beter aanbesteden
• Waar of niet waar? 5 mythes over aanbesteden op een rij
• Schoonmaakaanbesteding HvA/UvA: ‘Een jaar ben je echt wel bezig’
• Aanbesteding schoonmaak SCOH: zo kom je van 30 naar 3 leveranciers

Terug naar boven >>

Contractmanagement schoonmaak kantoren

Het goed managen van schoonmaakcontracten en de leveranciers kan een organisatie geld en kwaliteit opleveren. Maar hoe kan je het contractmanagement rondom schoonmaak verbeteren? Dit artikel van Service Management bevat de nodige praktijklessen. Zo is het belangrijk dat de opdrachtgever duidelijke doelstellingen vaststelt en die door vertaald naar de bijdrage die schoonmaak daaraan kan leveren. Ook de manier waarop de opdrachtgever het contract aangaat is bepalend voor het contractmanagement, ga voor een partnerschap in plaats van een klant-leverancier relatie.

Bij het managen van schoonmaakcontracten ontkom je er vaak niet aan om als opdrachtgever en schoonmaakbedrijf een aantal KPI's af te spreken. Lees hier een overzicht van 10 KPI's die in de praktijk worden gebruikt om de schoonmaakprestaties beter te monitoren.

Zie ook de Handreiking verbeterpunten contractmanagement schoonmaak, een uitgave van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag Schoonmaak- en Glazenwassersbranche.

Tijdens de coronacrisis werden drie trends zichtbaar binnen schoonmaakcontracten, namelijk:

• Flexibiliteit
• De sociale factor
• Multi-tenant panden

Lees hier meer over deze trends >>

De contractmanager

Welke taken en verantwoordelijkheden heeft een contractmanager precies? Een contractmanager ontwikkelt en onderhoudt leveranciersrelaties, bewaakt de contractperformance en begeleidt uitbestedingstrajecten. Lees hier nog 11 taken van een contractmanager >>  

Meer informatie over contractmanagement:

• 10 tips voor het inrichten van contractmanagement
• In 5 stappen naar effectief contractmanagement
• Contract- en leveranciersmanagement: hot or not?

Resultaat- of inspanningsgericht schoonmaakcontract?

Bij het uitbesteden van schoonmaak worden in het algemeen twee contractvormen gebruikt: 

1. resultaatgericht schoonmaakcontract
2. inspanningsgericht schoonmaakcontract  

In het eerste geval wordt het schoonmaakbedrijf beoordeeld op het behaalde resultaat, in het tweede geval op de inspanning die wordt geleverd. Bij resultaatgericht schoonmaken gaat het met name om de kwaliteit en beleving van de schoonmaak. Daarbij staat niet het op de ‘automatische piloot’ aflopen van het schoonmaakprogramma met vaste taken en frequenties centraal.

Van de schoonmaker wordt gevraagd per ruimte te kijken en te beoordelen of deze op dat moment schoongemaakt moet worden cq of deze voldoet aan het gewenste kwaliteitsniveau. Dat stelt andere eisen aan de schoonmaakmedewerkers. Zij moeten zelfstandig kunnen werken en de juiste afwegingen kunnen maken over wat vuil is en wat niet.Belangrijk is wel dat opdrachtgever en schoonmaakbedrijf vooraf een gewenst kwaliteitsniveau met elkaar afspreken. 

Prestatiemeting schoonmaak

Voor het meten van de technische schoonmaakkwaliteit is de norm NEN 2075 van belang. Deze norm beschrijft een meetsysteem, dat volgens objectieve criteria de kwaliteit van de schoonmaakdienstverlening kan vaststellen. Dit instrument kan worden gebruikt om de uitgevoerde kwaliteit te vergelijken met de voorgeschreven kwaliteit. 

VSR heeft, in samenwerking met TNO, een kwaliteitsmeetsysteem voor schoonmaakdienstverlening ontwikkeld. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem (VSR-KMS) is vastgelegd in de NEN 2075. VSR-KMS wordt gezien als de standaard in Nederland en wordt gedragen door de branche. 

Terug naar boven >>

Schoonbeleving

Naast de technische kwaliteit van schoonmaak in kantoren is schoonbeleving ook een belangrijk onderdeel van de kwaliteit. Maar de vraag is echter: hoe krijg je inzicht in de schoonbeleving van eindgebruikers? Doe je dat met behulp van schoonmaakkwaliteitsmetingen nadat schoonmakers het kantoor schoonmaken? Met een algemeen klanttevredenheidsonderzoek? Of op een andere manier? Martijn Vos geeft in dit artikelantwoord op deze vragen. Tevens introduceert hij een nieuw meetinstrument, de cleanliness perceptionsscale (CPS).

Eerder schreef Martijn Vos, die vlak voor de zomer 2022 op het onderwerp schoonbeleving promoveerde aan de Universiteit Twente, al dat schoonbeleving van eindgebruikers niet enkel op schoonmaak gebaseerd is. Om de schoonbeleving te verbeteren moet de focus breder zijn. Het gaat vooral om: 

• Ambient conditions: Ontastbare elementen in de serviceomgeving, zoals de schoonmaakkwaliteit en frisse geuren.  
• Space/function: Tastbaardere elementen in de serviceomgeving, denk aan materiaalgebruik.  
• Signs, symbols en artefacts: Uitstraling van de serviceomgeving en het personeel. 

Dagschoonmaak

Is dagschoonmaak, dus een kantoor schoonmaken tijdens normale kantoortijden, een manier om dat wow-effect te creëren? Met schoonmakers die overdag het kantoor schoonmaken, zijn zij zichtbaar en hebben ze de kans het verschil te maken. Daarnaast biedt dagschoonmaak nog een aantal voordelen. Lees hier 4 voordelenvan resultaatgerichte dagschoonmaak.

Dagschoonmaak is in de nieuwe cao, die ingaat per 1 juli 2024, een belangrijk thema. Er komt een landelijke campagne voor dagschoonmaak. Alvorens Schoonmakend Nederland ontstaat er meer erkenning en waardering voor de schoonmaker en het schoonmaakwerk als er in het zicht wordt schoongemaakt. Uiteindelijk zorgt dit voor meer duurzaamheid, omdat het het ziekteverzuim verminderd en het werkplezier verhoogd.

Effect van corona op dagschoonmaak in kantoren

Ook de coronacrisis zorgt ervoor dat dagschoonmaak vaker toegepast zal worden. Diane van Dijk, bestuurslid bij FMN, legt uit: “Kantoren worden dan veel meer ontmoetingsplekken en als je je moet concentreren ga je thuis aan de slag. Dat wil niet zeggen dat het kantoor een soort clubhuis wordt. Nee, het gaat om vergaderplekken, ontmoeten en samenwerken. De plaatsen daarvoor worden heel flexibel gebruikt. Je komt er dan dus niet meer met een vast schoonmaakprogramma. Veel ruimtes worden wisselend gebruikt, waardoor er dus tussentijds schoongemaakt moet worden.”

Dat betekent volgens Van Dijk veel meer toepassing van dagschoonmaak. “Aansluitend hebben we dus mondige schoonmaakmedewerkers nodig die vragen over hygiëne en schoonmaak – die ze overigens nu al vaker krijgen – kunnen beantwoorden.”

Tip: Download ook de whitepaper ‘Resultaatgerichte en dagschoonmaak’. Lees wat de voorwaarden voor succes zijn. De informatie in de whitepaper stelt je in staat te beoordelen of resultaatgerichte schoonmaak, inspanningsgerichte schoonmaak en/of dagschoonmaak past bij jouw bedrijf.

Terug naar boven >>

Kantoor schoonmaken: gastvrije schoonmaak

In gastvrije schoonmaak gaat het niet alleen om het kantoor schoonmaken, maar vaak om details. Ook professionele vriendelijkheid en meer eigen verantwoordelijkheid van schoonmakers spelen een rol. Meer weten over gastvrijheid in een facilitaire omgeving? Bezoek dan onze pagina overhospitality. 

Data-driven schoonmaak

Met slimme sensoren die het gebouwgebruik meten, wordt schoonmaken op basis van data mogelijk. Maar wat levert data driven schoonmaak nu eigenlijk op? Dit zijn 3 veranderingen die ontstaan dankzij schoonmaak op basis van data:

1. Slimmere inzet van schoonmakers 
2. Verhoging van tevredenheid en beleving gebouwgebruikers 
3. Gericht sturen op schoonmaak 

Lees hier meer over de voordelen van data-driven schoonmaak >>

NS en ProRail van start met datadriven schoonmaak

Sturen op reinheid, doen wat nodig is, datagericht werken en vakmanschap. Dit zijn de kernelementen van het project ‘Smart Toilets’ dat NS en ProRail zijn gestart, met als uiteindelijk doel meer grip te krijgen op de kwaliteit, hygiëne (Covid-19) en kosten van het schoonmaakproces op de stations.

In een interview met Facto vertellen Wilco van Unen (NS Stations) en Erik Diks (ProRail) over de achtergronden van de pilot en war ze ermee willen bereiken. Erik Diks: ‘Ik denk dat datagestuurd schoonmaken de bijl aan de wortel van traditionele schoonmaakcontracten is’.

Kantoor schoonmaken een duurzaamheid 

Duurzaamheid is belangrijk. Het wordt genoemd als dé belangrijkste trend binnen facility management, blijkt uit het Facility & Workplace Management Marktonderzoek van Twynstra Gudde en FMN. Ook een kantoor schoonmaken kan duurzaam. Bedrijven die zich inzetten voor duurzaamheid kunnen zich onderscheiden met het EU Ecolabel. Daarvoor moet het schoonmaakbedrijf voldoen aan diverse critera. Lees de criteria en meer informatie hier >>

Lees meer over schoonmaak:

>‘Meer plezier betekent betere schoonmaak’ (praktijkcase Hogeschool Arnhem en Nijmegen)
>Schoonmaakprocessen efficiënter maken met Lean (praktijkcase Groene Hart Ziekenhuis)
>Real-time klantfeedback toiletten Schiphol: 550.000 reacties in één maand

Terug naar boven >>