Materialen en middelen: Opstarten is een militaire operatie

Wat is het geheim van een soepele opstart? En hoe zorg je ervoor dat schoonmakers op een nieuwe locatie goed beslagen ten ijs komen én de afstemming van materialen en middelen in orde is?

Een opstart is bij ons een militaire operatie die acht weken voor de opstartdatum begint en minimaal doorloopt tot en met vier weken na de startdatum, vertelt Gerrit de Roos, werkzaam bij Asito Medical. “Het is van groot belang om daar uitgebreid de tijd voor te nemen en de medewerker centraal te stellen. Daar pluk je later de vruchten van.” Als operationeel manager bij Asito regisseert De Roos vooral de opstart van grote nieuwe contracten en implementeert hij nieuwe concepten bij opdrachtgevers. “Denk aan MST Enschede, VUMC Amsterdam en Isala Klinieken Zwolle. Dergelijke projecten zijn groot in volume en groot in over te nemen medewerkers, soms meer dan honderd.” En dat vraagt om een goede aanpak.

Opstarten bij schoonmaakbedrijf Entrio

Hoe anders is dat bij het Belgische schoonmaakbedrijf Entrio. Het bedrijf is vooral actief bij familiebedrijven en houdt zich niet bezig met grote aanbestedingstrajecten, waarbij grote groepen schoonmaakpersoneel moeten worden overgenomen en getraind. Het gaat veelal om schoonmaakwerk bij MKB-bedrijven. Dat maakt de opstart een stuk minder ingewikkeld, legt directeur Veerle Verfaille uit. “Het levert zeker een aantal voordelen op bij het opstarten op een nieuwe locatie. Veel minder zaken liggen vast. Wij werken in 90 procent van de gevallen met dezelfde ecologische materialen en middelen van Werner & Mertz. We leggen de klant uit waarom we deze producten prettig vinden en wat uit milieu-oogpunt de voordelen zijn. De lijnen zijn heel kort. Klanten geven ons het vertrouwen en de vrijheid om volgens onze eigen methoden en met onze favoriete producten aan de slag te gaan. Dat biedt volop voordelen en het maakt de opstart voor ons niet onnodig ingewikkeld.”

Situatie in kaart brengen

Verfaille gaat zelf vooraf bij elke nieuwe klant een kijkje nemen om alle zaken in kaart te brengen. “Om wat voor ruimtes gaat het? Welke soorten vloeren liggen er? Wat is de bezettingsgraad? Welke machines zijn er eventueel al aanwezig in een pand? Op basis van alle onderdelen die we tegenkomen, maken we de offerte. Daarin nemen we ook direct alle materialen en middelen mee.” Het project wordt voor de opstart overgedragen aan de regioverantwoordelijke. “Aangezien we vooral te maken hebben met kleinere bedrijven, verloopt het opstarten vrijwel altijd probleemloos. Ik kan me voorstellen dat dit proces bij grote panden meer voeten in de aarde heeft. Ons werk is relatief overzichtelijk. Wij ervaren de opstart eigenlijk nooit als een probleem. Soms moet je na een of twee weken wat bijsturen, maar dat gaat vooral om details; bijvoorbeeld op het gebied van de hoeveelheid materialen en middelen of om de planning.”

Nauw contact met opdrachtgever

Bij de keuze voor bepaalde middelen, materialen en machines zoekt ook Asito altijd contact met de opdrachtgever, vertelt De Roos. “Ervaringen bij andere klanten vormen daarvoor de basis, die we graag als vakspecialist delen. Welke schoonmaakmethodieken worden toegepast? Waarom kies je voor bepaalde materialen, bijvoorbeeld microvezel? Hoe werk je ermee? En wat betekent dat voor de logistiek op de werkvloer? Wij vertellen over de voordelen en hoe we dat in de praktijk willen vormgeven.” Volgens De Roos dwingt de markt voortdurend om met innovatieve zaken te komen. “Opdrachtgevers maar zeker ook Asito, willen voldoen aan allerlei milieueisen en -certificaten. Daar lopen we in voorop. Door bewust te kiezen voor bepaalde machines, middelen en materialen springen wij daarop in.”

‘Het is en blijft mensenwerk’

Het voortraject is volgens Julius Lurvink van schoonmaakgroothandel Carel Lurvink de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. “Vooral als het gaat om grote projecten met veel schoonmakers is een goede voorbereiding een must. Het is en blijft mensenwerk. Daarom is het zaak om tijdig om tafel te gaan. Vaak al spoedig nadat duidelijk is geworden dat een aanbesteding gegund is.” Allereerst is een goede inventarisatie van groot belang. “Bij de afstemming van middelen en materialen doorloop je altijd een vast aantal stappen. Het begint met de inventarisatie. Wat zijn de eisen en wensen van de opdrachtgever? Hoe ziet de locatie eruit? Wat moet er allemaal gebeuren? Vervolgens ga je de werkmethodieken op een rijtje zetten en kijken welke middelen en materialen daarbij aansluiten. Samen breng je in kaart wat er allemaal komt kijken bij het schoonmaken van een bepaalde nieuwe locatie.”

Stappen zetten

Door te kiezen voor bepaalde materialen, middelen en methoden kunnen stappen gezet worden, merkt Lurvink. “Het is vandaag de dag echt een vast onderdeel van het stappenplan om te kijken hoe je zo efficiënt mogelijk met je middelen en materialen kunt werken.” Om dat ook in de praktijk te brengen, krijgen schoonmakers op locatie bij een opstart vaak een uitgebreide instructie en training via de groothandel. “Voor een soepele opstart is het van groot belang dat de schoonmakers weten hoe ze met bepaalde middelen, materialen of machines moeten werken. Je kunt prachtige werkmethodieken op papier hebben staan en de beste middelen, materialen en machines in huis hebben, maar het gaat erom dat de schoonmaker op de vloer weet hoe je ermee moet werken.” Soms zijn schoonmakers gewend om op een andere manier te werken. “Toepassing van de juiste werkmethoden en goede kennis van materialen en middelen kun je trainen. Het loont om daar al in een vroeg stadium tijd in te steken.”

Kennis van de materie

Bij Asito kijken ze iets anders naar dit thema dan de groothandel, vertelt De Roos. “Wij willen onze vakmensen van goed materiaal voorzien zodat ze topwerk kunnen leveren en zicht trots voelen en gemotiveerd zijn. Het milieu en efficiënt en ergonomisch werken, vinden wij heel belangrijk. De medewerkers die worden overgenomen zijn vaak onzeker over van alles. Mensen moeten zich veilig voelen. We stellen harde deadlines intern wanneer deze mensen moeten beschikken over hun nieuwe getekende overeenkomst. Een zorg minder voor velen.”

Voor het contract van start gaat, staan gesprekken en bijeenkomsten met de nieuwe medewerkers op het programma om te zorgen voor een zachte landing. Ook wordt gekeken naar diploma’s en trainingen van de schoonmakers. “Doel is om na de opstart zoveel mogelijk iedereen op de juiste plek te krijgen. Die dus goed aansluit op hun competenties, mogelijkheden en behoeftes. Ook de arbeidsvreugde staat daarbij centraal.”

In de tweede week voor de opstart worden er trainingen gegeven. “We geven uitleg over gemaakte afspraken en leggen uit wat we van elkaar mogen verwachten. We staan uitgebreid stil bij de veiligheid, die altijd op nummer één staat, en bij de methodiek van resultaatgericht schoonmaken. We presenteren de nieuwe werkwagen, de werkwijze. Dit doen we altijd samen met onze leverancier Vileda. Alle vragen mogen gesteld worden en men mag zelf al even met het nieuwe materiaal aan de slag. Tenslotte beginnen we met de indeling van de taken. Ook een belangrijk punt voor velen. Het is niet alleen belangrijk om te vertellen wat we anders willen doen, maar vooral waarom we dat willen.”

Jobcoaches

Op de opstartdag zorgt Asito voor enkele tientallen begeleiders. “Dat zijn ervaren collega’s uit onze regio van andere objecten. Zij helpen de mensen de eerste twee dagen door. Mensen zijn hierover altijd erg enthousiast. De weken daarna zetten we jobcoaches in om mensen die nog hulp nodig hebben intensief te begeleiden. Onze ervaring is dat we na een paar weken de mensen los kunnen laten. Ook in de keuzes van de machines betrekken we onze mensen. Die machines laten we vaak op dag twee na de opstart afleveren door de fabrikant die dan de mensen die ermee gaan werken in de praktijk een dagdeel gaat trainen. In alle rust. Na een paar weken komen ze dan terug voor nazorg.”

Eigen machines

Soms staan er op de locaties waar Entrio aan de slag gaat al machines, vertelt Verfaille. “Dat is meestal geen cadeau voor ons. Verkopers proberen de klant altijd een zo goed mogelijke machine te verkopen, maar we merken in 95 procent van de gevallen dat de machine te zwaar en te groot is voor het werk dat ermee gedaan moet worden. Op een van de locaties is de klassieke schrobzuigmachine verhuisd naar het magazijn van het bedrijf en wordt er op dit moment gewerkt met de I-Mop. Die is heel wendbaar en veel beter geschikt voor de locatie. We werken vooral met dames en voor die groep is de I-Mop echt een uitvinding. Graag houden we vast aan onze eigen werkwijze. Als we dat verhaal goed onderbouwd voorleggen aan de klant, dan levert dat eigenlijk nooit problemen op.”

Spin in het web

Voor een soepele opstart is de groothandel van groot belang. “Wij zijn eigenlijk de spin in het web. Het bestelproces en de levering spelen een prominente rol voor een goed resultaat. Alle schoonmaakproducten moeten immers op tijd op de locatie zijn, anders loopt het proces in de soep”, vertelt Lurvink. “Wij werken met bestellijsten met een aparte inlog voor elk pand. Dat scheelt een hoop tijd en maakt het bestellen eenvoudig. De lijst is namelijk al grotendeels ingevuld en eenvoudig aan te passen. Daardoor weet je exact wat er vorige keren is besteld en kun je snel schakelen.” Nauw contact tussen schoonmaakbedrijf en groothandel is volgens Lurvink een must voor een soepele schoonmaakdienstverlening. “Daardoor kun je zo goed en snel mogelijk inspelen op de situatie op de werkvloer en je producten daarop afstemmen. Het is voor ons uiteraard de logistieke uitdaging om de producten zo snel mogelijk op locatie te hebben. Dan kunnen de schoonmaakbedrijven zich volledig focussen op hun werk…”