Het grootste schoonmaakcontract van Nederland was net van start, toen het kabinet de eerste lockdown afkondigde in strijd tegen Covid-19. Van het een op het andere moment zaten NS, Hago Rail Services (HRS) en de schoonmakers van treinend Nederland in een crisissituatie. Het aantal reizigers daalde sterk, waardoor NS ‘slechts’ de basisdienstregeling inzette. Hierdoor nam het schoonmaakwerk voor de treinschoonmakers drastisch af. Het had het recept voor een juridisch steekspel kunnen zijn, waarin alle partijen besluiten individueel te strijden voor hun eigen belangen. Zo niet voor NS en Hago Rail Services HRS: zij kozen ervoor om juist in deze uitzonderlijke situatie de handschoen gezamenlijk op te pakken.
Constructief met elkaar aan de slag
Maaike Kranenborg, Hoofd Bureau Landelijke Reiniging NS: “In plaats van elkaar te wijzen op de kleine lettertjes in het contract, gingen we direct constructief met elkaar in gesprek. Hoe zorgen we samen voor een schone treinreis voor de vitale beroepen, waarbij het belang van hygiëne groter is dan ooit. En hoe houden we tegelijkertijd de financiële schade voor beide partijen zo beperkt mogelijk?”
Belangen en boekhouding op tafel
“We legden allebei onze belangen én boekhouding op tafel. Wat bleek? Hoewel sommige belangen met elkaar schuurden, was er één overtuigend gedeeld belang: we willen allebei goed opdrachtgever en goed werkgever zijn én blijven voor onze schoonmaakmedewerkers. Vanuit dit gedeelde belang, ontstond een constructieve samenwerking waarin flexibel meebewegen op de dynamiek van de materieellogistiek en de reizigersaantallen de kritische succesfactor bleek.”
Reduceren van frequentie
Concreet pasten de partners de normtijden (tijd per schoonmaakbeurt per trein) aan en reduceerden ze de frequentie van de modules (wekelijks periodiek onderhoud). Om te borgen dat hierdoor de werkdruk voor de schoonmakers niet zou toenemen, ontwikkelde HRS in samenspraak met NS zogenoemde signaalwaarden: door de koppeling van datavariabelen als materieel, reizigersaantallen, normtijden en productiecijfers, ontstond een voorspellende waarde op basis waarvan de partners de bezetting op- of afschaalden.
Op- en afschalen
De daadwerkelijk bereikte flexibiliteit in het op- of afschalen is voor een groot deel toe te schrijven aan de flexibiliteit van de treinschoonmakers zelf, stellen de twee partijen. HRS introduceerde in goed overleg met de schoonmakers de WOW-diensten (‘wachten-op-werk’), waarbij ze medewerkers één of meerdere dagen niet direct inroosterden. Hierdoor waren ze flexibel inzetbaar bij ziekte of verlof van collega’s, of konden ze aan de slag bij één van de zusterbedrijven in de zorg of groenonderhoud (flexpool Vebego).
Enorme veerkracht
Daarnaast kende HRS extra verlof toe om collega’s voldoende rust te bieden in deze spannende tijden. Met de vakbond maakte HRS bovendien, in aanvulling op de cao, afspraken om flexibel om te gaan met terugtrekken van vakanties en het meenemen van verlofuren naar het volgende jaar.
Evert Aarts, directeur HRS: “Onze collega’s op de werkvloer hebben een enorme veerkracht getoond. Zeker in de eerste weken van de coronacrisis, waarin er nog veel angst en onzekerheid over het virus bestond en onze collega’s terecht huiverig waren om in de ‘frontlinie’ aan de slag te gaan. We zijn er trots op dat we in nauw overleg met onze schoonmakers en de inhoudelijk experts van NS en RIVM onze missie konden volbrengen: het bieden van een schone, veilige en prettige reis voor de reizigers van NS.”
Schade minimaliseren
Kranenborg tot slot: “Door de flexibele houding en open samenwerking ontstond nog meer wederzijds vertrouwen. We slaagden erin de financiële schade voor NS te minimaliseren en tegelijkertijd de continuïteit voor HRS te borgen. Met als resultaat een schone, veilige reis voor de vitale beroepen. Een uitstekend voorbeeld van wat je met transparant partnerschap en flexibiliteit van beide kanten bereikt. Dit is wat ons betreft daarom een echte Best Practice.”
Stemmen voor de Best Practice Award kan via dit online formulier tot en met 4 september.
